Luxair choisit Payhawk pour digitaliser la gestion de ses finances

Tineke Van Maerken, VP Finance de Luxair raconte qu'avant d'utiliser Payhawk, les guides touristiques, répartis dans 40 destinations, traitaient tous les frais manuellement : chacun soumettait son tableau Excel avec des copies de billets scannés chaque mois. L'équipe Finance devait ensuite saisir manuellement toutes les informations dans le système comptable à partir d'un scan papier.

Les enjeux de Luxair

Avant de passer à Payhawk, les salariés de Luxair devaient payer tous leurs frais professionnels à partir de leur compte bancaire personnel. Ensuite, tous les reçus devaient être collés sur une note de frais faite à la main, copiés deux fois, puis envoyés au service des ressources humaines pour être remboursés. Un processus extrêmement chronophage que la compagnie aérienne a voulu améliorer.

Par ailleurs, Luxair ne disposait d'aucune vue d'ensemble des dépenses de l'entreprise. Elle ne pouvait pas voir ce que l'entreprise dépensait par catégorie ou par salarié. Et l'exploration des données était fastidieuse. Le processus d'approbation était également manuel, nécessitant la signature d'un approbateur via un document scanné ou un e-mail.

Luxair souhaitait accélérer sa transformation digitale pour mieux contrôler ses dépenses.

Pourquoi Payhawk ?

Luxair a décidé de passer à Payhawk pour trois raisons : "Premièrement, l'émission facile et rapide de cartes d'entreprise (de débit et de crédit). Vous pouvez émettre une carte directement sur la plateforme, et les titulaires la reçoivent sous trois jours. Deuxièmement, nous avons été séduit par l'application mobile. Enfin, Payhawk permet aux salariés qui n'ont pas de carte d'entreprise (de débit et de crédit) de soumettre leurs notes de frais directement sur l'application", explique Tineke Van Maerken, VP Finance de Luxair. Elle apprécie également le fait de pouvoir gérer de manière centralisée les budgets des guides touristiques grâce aux limites des cartes d'entreprise (de débit et de crédit). Elle est ainsi en mesure de mieux contrôler les dépenses globales de l'entreprise.

"La bonne gouvernance nous permet d'avoir une plus grande traçabilité des dépenses dans l’entreprise", ajoute Tineke Van Maerken. La compagnie aérienne dispose d'informations en temps réel sur les dépenses engagées pour ses guides touristiques et a réussi à digitaliser ses workflows d'approbation. Elle peut désormais créer automatiquement des rapports de dépenses précis en fin de mois.

"En tant qu'administrateur, je peux adapter instantanément les limites de la carte aux besoins de l'entreprise. Chaque titulaire de carte dispose d'une limite mensuelle, mais des dépenses imprévues peuvent également survenir au-delà de cette limite. Il suffit au salarié d'envoyer une demande de fonds supplémentaires via l'application Payhawk, accompagnée d'une explication, et je peux l'approuver instantanément, ce qui donne plus d’autonomie à notre équipe sur le terrain".

Responsabiliser ses collaborateurs

L'un des salariés de Luxair nous parle des bénéfices de Payhawk dans son quotidien : "je me sens totalement responsabilisé et c'est un véritable signe de confiance de la part de mon entreprise. Nous avons reçu une formation sur la manière d'utiliser les cartes (de débit et de crédit) et de télécharger nos reçus et autres notes de frais. Le bonus : j'ai maintenant mon propre budget mensuel".

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