TRANSPORT ET LOGISTIQUE

Une gestion des dépenses sur la bonne voie

D'après notre expérience dans le secteur, tant que vous n'aurez pas mis en place un logiciel de gestion des dépenses, avec ses politiques, ses contrôles et ses rapprochements automatisés, vous serez toujours ralenti par des processus qui ne sont pas optimisés pour votre activité. De plus, vous serez probablement confronté aux problèmes suivants :

• Dépenses non autorisées
• Reçus perdus ou manquants
• Blocages et retards dus à des incidents (qui peuvent souvent être résolus par une demande de fonds supplémentaires)
• Clôtures mensuelles lentes et tardives

Alors n'attendez plus, le meilleur moment : c'est maintenant. Contactez notre équipe commerciale pour découvrir comment Payhawk peut accompagner votre entreprise et vos chauffeurs sur tous leurs trajets !

De nombreuses entreprises de Transport et Logistique sont réticentes à l'idée d'émettre des cartes d'entreprise pour leurs salariés, craignant de mettre en péril les fonds de l'entreprise. Mais avec Payhawk, votre gestion des dépenses reste sous contrôle.

Les cartes Payhawk offrent plusieurs fonctionnalités avancées conçues pour assurer un contrôle financier de manière proactive. En effet, vous pouvez :

• Créer des limites de dépenses personnalisées
• Bloquer ou autoriser les dépenses dans des pays ou des régions, à des jours ou à des heures donnés, et auprès de certains marchands ou catégories de marchands.
• Établir des politiques de dépenses spécifiques à votre entreprise
• Obtenir une visibilité en temps réel des dépenses
• Bloquer automatiquement les cartes si l'employé ne soumet pas ses reçus à temps
• Bloquer les cartes en un clic
• Émettre des cartes à usage unique
• Etc.

Au lieu de représenter un risque, les cartes Payhawk sont une solution idéale pour prévenir les fuites de capitaux, garantir la transparence et améliorer la gestion des dépenses dans les entreprises où les déplacements professionnels et les imprévus font partie du quotidien.

Si vous passez encore du temps à réconcilier manuellement les paiements par cartes et les relevés bancaires, vous êtes probablement confronté à l'un de ces problèmes :

• Des heures d'administration manuelle et de saisie de données
• Le risque d'erreur humaine
• Des processus répétitifs et fastidieux
• Pas de visibilité en temps réel
• Difficulté à identifier les écarts
• Nécessité d'une intervention constante de l'équipe Finance
• Risque accru liés aux retards d'audit
• Complexité à s'adapter aux ambitions de croissance de l'entreprise
• Coûts d'exploitation élevés (en raison du temps passé par le personnel)
• Processus de documentation désorganisé
• Risque de non-conformité réglementaire

Avec Payhawk et ses fonctionnalités de rapprochement automatisé, vous bénéficierez de :

• Un gain de temps important
• Plus de précision et moins d'erreurs
• Comparaison automatique des transactions
• Visibilité des dépenses en temps réel
• Identification automatique des écarts
• Moins d'interventions manuelles
• Un processus d'audit simplifié
• Une solution évolutive en fonction de la croissance de l'entreprise
• Réduction des coûts d'exploitation
• Intégration native avec votre ERP ou votre logiciel comptable et votre SIRH
• Gestion centralisée des cartes et des dépenses de l'entreprise
• Conformité facilitée
• Rapports financiers automatiques et organisés

Certaines entreprises de Transport et Logistique ont choisi de développer leur propre logiciel de gestion des frais, mais ces systèmes présentent généralement de sérieuses limitations. En effet, ils ont tendance à devenir rapidement obsolètes car ils n'ont pas la capacité d'innovation et d'amélioration continue (que peut avoir une fintech comme Payhawk).

Parmi les inconvénients de ces systèmes :

• L'absence d'équipe technique spécialisée : Ces solutions ne disposent pas du support nécessaire pour s'adapter aux changements réglementaires ou pour améliorer rapidement les fonctionnalités.
• Impossibilité d'émettre des cartes : Ces logiciels ne peuvent pas émettre de cartes d'entreprise, ce qui signifie qu'ils ne peuvent pas fixer de contrôles proactifs ou de politiques automatiques pour contrôler et restreindre l'utilisation des fonds. Votre seule option est d'utiliser des cartes bancaires traditionnelles avec peu de limites et de faire le rapprochement manuellement.
• Problèmes d'intégration : Souvent, vous ne pouvez pas connecter vos systèmes internes avec d'autres outils de l'entreprise, tels que le logiciel de comptabilité, votre ERP ou les systèmes de ressources humaines, ce qui génère des inefficacités et du travail en plus pour l'équipe.

Face à cela, des solutions spécialisées, comme Payhawk, garantissent un contrôle des dépenses beaucoup plus efficace, sécurisé et connecté dans toutes vos entités.