10 bonnes raisons de passer aux cartes d’entreprise

Le saviez-vous ? 72% des dirigeants financiers indiquent que leurs salariés commettent des erreurs lorsqu'ils déclarent leurs dépenses. La raison principale : une mauvaise gestion des notes de frais. En effet, sans outil adéquat, le traitement de ces dernières est un véritable cauchemar, autant pour les collaborateurs que pour les équipes financières et comptables. Justificatifs qui s’accumulent, dépenses excessives, rapprochements difficiles, remboursements retardés… Chaque DAF et RAF est passé par là. Pourtant, les cartes d’entreprise existent !

Alors pour vous aider à sauter le pas, nous vous avons listé 10 bonnes raisons de choisir les cartes d’entreprise, accompagnées d’une plateforme de gestion des dépenses.

1. Les justificatifs papier, c’est has-been

À l’heure de la facturation électronique et de la dématérialisation des tickets de caisse, il paraît presque incongru de réaliser des notes de frais “papier”. Alors oui, pour ceux qui gardent précieusement leurs tickets de cartes bleues pour faire leurs comptes à la fin du mois ou pour les aficionados d’Excel, les notes de frais sont un peu des Madeleines de Proust. Mais si l’on considère le temps passé par l’équipe Finance à récupérer les justificatifs de dépenses pour toute l’entreprise, à les trier, à les saisir dans son logiciel comptable, à vérifier que les frais engagés sont bien inclus dans la politique de dépense, alors les heures s’accumulent, et cela devient un cauchemar. Ce temps accumulé peut se compter en jours ! C’est d’ailleurs le cas d'Essentia Analytics. L’équipe passait auparavant plus de dix jours sur sa clôture comptable. Grâce à Payhawk et l’automatisation de la gestion des notes de frais, elle a réduit ce temps de moitié, et n’y passe plus que 5 jours seulement.

2. Mettre fin aux avances de frais et aux remboursements en retard

Côté collaborateur, la gestion des frais professionnels n’est pas toujours une partie de plaisir non plus. Deux distinctions à faire ici (même si les deux sont un obstacle à la bonne gestion des dépenses, nous le verrons ensuite) : les avances de frais, montant alloué par l’entreprise au salarié pour une dépense précise, qui se différencient des frais engagés par les salariés de leur propre poche.

• Avances de frais : solution pratique en principe, elle s’avère plus difficile à gérer au quotidien, d’abord parce qu’il n’est pas toujours facile de déterminer le montant à allouer pour ladite dépense : dans ce cas, l’entreprise risque de verser trop ou pas assez d’argent. Par ailleurs, cette solution devient vite ingérable dans les entreprises où les collaborateurs sont très mobiles.
• Frais engagés par les salariés et remboursement : cette méthode implique premièrement d’avoir des fonds personnels suffisants pour engager une dépense pour l’entreprise (si les montants sont élevés, chaque collaborateur ne dispose pas forcément des plafonds adéquats), et deuxièmement, de transmettre ensuite ses notes de frais à l’équipe Finance pour ensuite attendre (souvent la fin du mois) pour obtenir un remboursement. Pas idéal, donc.

3. S’affranchir des limites des banques traditionnelles

De nombreuses entreprises ont recours à leurs banques traditionnelles pour les cartes d’entreprise. Par souci de sécurité ou de rationalisation d’outils, elles préfèrent faire confiance à la banque déjà utilisée par l’entreprise.

Mais les solutions proposées par les banques ont bien souvent leurs limites : délais pour obtenir des cartes, pas de plateforme ni d’application pour la gestion des notes de frais, pas de limites sur les cartes d’entreprise… Cela entraîne un manque de flexibilité et un manque d’agilité pour les collaborateurs, mais aussi un manque de contrôle pour l’équipe Finance.
Avec Payhawk, vous pouvez émettre vous-même des cartes professionnelles (physiques ou virtuelles), de manière individuelle ou groupée, y affecter un budget et confiez le tout à vos équipes. N’attendez plus des semaines pour que votre banque vous les envoie : les cartes virtuelles Payhawk sont accessibles en quelques secondes.

4. Des cartes Visa acceptées partout

Pas question de passer aux cartes d’entreprise si c’est pour avoir un “paiement refusé” à chaque passage en caisse. C’est pourquoi Payhawk a choisi d’émettre des cartes Visa. Grâce aux cartes d’entreprise Payhawk, évitez les frais de change et bénéficiez de 0% en taux de change sur 7 devises, et seulement 1.99% sur toutes les autres devises. Déployez vos dépenses par carte à l'international, pour que vos équipes mobiles puissent payer, peu importe où elles se trouvent, et gérez toutes les dépenses en définissant vos propres règles et workflows d’approbation.

Et pour les voyages d’affaires, bénéficiez d'une assurance gratuite pour tous les détenteurs d'une carte Visa issue au sein de l'Espace Économique Européen.

5. Mieux contrôler ses dépenses

Les bénéfices en matière de contrôle des dépenses sont également importants : vous pouvez configurer votre propre politique de dépenses, fixer des limites de dépenses etc.
Émettez des cartes avec un solde à zéro et faites passer les demandes de fonds par l’application. Vous pouvez également approuver automatiquement les demandes ou y associer des workflows d’approbation préconfigurés selon le montant.

En cas d’activité suspecte ou d’usage abusif par un employé, suspendez la carte concernée en quelques clics. Problème résolu ? Dégelez aussitôt la carte pour reprendre vos activités.
Et si votre entreprise se développe et accueille de nouveaux salariés, gagnez du temps sur la mise en œuvre des cartes d'entreprises grâce aux actions groupées. Vous avez la possibilité de gérer plusieurs cartes et de configurer diverses politiques, en fonction du niveau d’ancienneté du titulaire, par exemple.

Avec Payhawk, votre équipe Finance peut complètement personnaliser la gestion des dépenses et la faire évoluer à mesure de la croissance de l’entreprise.

6. Gagner en agilité

La méthode agile, ça vous parle ? Alors pourquoi ne pas l’appliquer aussi à la gestion de vos dépenses ? Pensez-y : les cartes d’entreprise évitent de n’avoir qu’une seule carte que le manager prête à ses collaborateurs, une solution bien plus pratique pour les déplacements professionnels, les événements d’entreprise, les salons professionnels etc. Pour l’entreprise Kolsquare, solution de management de KOL Marketing, les cartes d’entreprise ont été accueillies avec soulagement par les équipes. Auparavant, les collaborateurs utilisaient directement la carte professionnelle d’Alexis Klahr, le DAF de Kolsquare. Cette méthode était chronophage et peu agile. Désormais, les collaborateurs Kolsquare disposent d’une carte Payhawk par personne. Pour Alexis Klahr, “la transition vers une carte par personne avec Payhawk a été un changement décisif, cela autonomise et responsabilise les équipes.”

7. Autonomiser ses salariés

Pour rebondir sur les propos d’Alexis Klahr, DAF de Kolsquare, il est vrai que les cartes d’entreprise participent à l’autonomie des équipes : grâce à une plateforme simple d’utilisation, les salariés gèrent eux-mêmes leurs dépenses et leurs notes de frais. Plus besoin de demander la permission dès qu’il faut engager une dépense, puisque les cartes sont limitées. Plus besoin non plus d’attendre le remboursement des frais avancés, puisque ce sont les fonds de l’entreprise qui sont directement utilisés. Ce sont autant de petites choses qui responsabilisent les équipes, qui renforcent la confiance qu’elles peuvent avoir en l’entreprise, et qui, en réduisant le temps passé à saisir leurs notes de frais, leur permettent de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

8. Améliorer l’expérience collaborateur grâce à l’appli

L’une des forces de Payhawk réside dans le fait que la plateforme remplit tous les critères des équipes Finance mais qu’elle est aussi intuitive et facile à utiliser pour l’ensemble des collaborateurs. Pouvoir disposer d’outils qui simplifient le quotidien, d’outils modernes qui s’utilisent facilement comme n’importe quelle application que l’on utiliserait à titre personnel, c’est aussi ce qui fait la différence. Car proposer des cartes d’entreprise, ainsi qu’une plateforme digitale pour la gestion des notes de frais, c’est une manière d’améliorer l’expérience collaborateur, de retenir et d’attirer de nouveaux talents, pour qui la gestion des notes de frais pouvait être un point de friction dans d’autres entreprises.

9. Libérer le potentiel des équipes Finance

Dans une étude menée par Harvard Business Review pour le compte de Payhawk, 64 % des personnes interrogées estiment que l’analyse des données financières pour faire des recommandations sur le business model et la stratégie globale de l’entreprise doit être un aspect qui doit mobiliser davantage l’attention des équipes Finance. Aussi, 61 % ont déclaré que l’équipe financière devrait être davantage sollicitée pour déterminer comment les processus, les investissements, le financement et les stratégies d’exploitation peuvent être optimisés pour améliorer les résultats.
Ces résultats démontrent bien la volonté des entreprises à faire évoluer le rôle du DAF et des RAF vers des missions à plus forte valeur ajoutée. Ainsi, tout le temps qui sera dégagé grâce à l’automatisation de la gestion des dépenses (rendue possible notamment grâce aux cartes d’entreprise) permettra aux équipes Finance de se repositionner en tant que véritable partenaire aux côtés des métiers. Payhawk participe à cela, en venant décharger les équipes Finance de ces tâches manuelles et chronophages pour leur permettre de se recentrer sur de vraies décisions stratégiques.

10. S’adapter à la transformation digitale de la Fonction Finance

La rédaction de DAF-Mag est revenue récemment sur les enjeux de transformation digitale pour la Fonction Finance. Parmi les points à retenir : la transformation digitale des DAF vise à améliorer les performances et l'efficacité opérationnelle de la fonction finance, en digitalisant et en automatisant les processus à faible valeur ajoutée telle que la saisie comptable ou le contrôle de gestion. Par ailleurs, cette transformation permettra aux équipes Finance de se mettre au service des autres métiers de l'entreprise en leur transmettant des informations fiables et des reportings pertinents qui les aideront à prendre les bonnes décisions stratégiques. Enfin, la dernière étape de la transformation digitale reviendra à donner à la fonction finance une place clé, au cœur des processus décisionnels et stratégiques de l'entreprise. Autant d’enjeux rendus possibles par une solution de gestion des dépenses comme Payhawk, qui propose des cartes d’entreprise aux collaborateurs.

Conclusion

Vous l’aurez compris, chez Payhawk, nous sommes de fervents défenseurs de l’utilisation des cartes d’entreprise. Et pour cause, nous sommes les premiers à constater les nombreuses améliorations que nous voyons chez nos clients. Alors si cette liste (non-exhaustive) a éveillé votre curiosité, contactez notre équipe commerciale, nous saurons vous convaincre.