Cartes d’entreprise : 5 avantages qui changent la donne

Les cartes d’entreprise, atout incontournable pour votre équipe Finance et vos collaborateurs

Imaginons que votre meilleur commercial, appelons-le Louis, ait récemment conclu de nombreux contrats lors de ses différents déplacements. Problème : à chaque retour, il passe des heures à rassembler et soumettre ses dépenses. Pire encore, les remboursements mettent une éternité à arriver. Cela influe considérablement sur sa productivité et son engagement dans l’entreprise, il envisage même de changer d’entreprise.

Heureusement, son équipe financière a pris les devants en mettant en place une solution de gestion des dépenses qui comprend des cartes d’entreprise et une application accessible sur smartphone.

Problème résolu ! Louis dispose de sa propre carte et n’a plus besoin d’avancer d’argent : il peut réaliser des paiements directement, et n’a plus à se perdre parmi tous ses tickets de caisse ni à attendre des remboursements.

Côté entreprise, l’équipe Finance peut, en quelques clics, définir des règles relatives aux frais professionnels, aux déplacements et assurer facilement la traçabilité de toutes les dépenses engagées au sein de l’entreprise.

L’adoption d’une solution intelligente de gestion des dépenses incluant des cartes d’entreprise offre tout un tas d’avantages pour une gestion financière fluide, des processus plus agiles et des équipes plus sereines.

Les cartes professionnelles (et les logiciels de gestion des dépenses associés) influent sur l’efficacité des flux de transaction plus efficaces, et permettent une plus grande traçabilité ainsi qu’une plus grande sécurité pour les entreprises. L’utilisation des cartes d’entreprise (de débit ou de crédit) contribuent à :

• Rationaliser les processus de remboursement des salariés ;
• Automatiser les processus comptables ;
• Gagner du temps et de l’argent sur les rapprochements habituellement chronophages ;
• Renforcer la sécurité de l’entreprise et contrôler les dépenses.

Les cinq avantages des cartes d’entreprise qui vont ravir votre équipe financière

Chez Payhawk, nous proposons des cartes d’entreprise Visa (de débit ou de crédit) qui révolutionnent la manière dont les entreprises gèrent et contrôlent leurs dépenses.

Voici les cinq avantages de nos cartes d’entreprise :

Une gestion simplifiée des notes de frais

Selon la Global Travel Business Association, environ 20 minutes sont nécessaires à l’élaboration manuelle d’un rapport de dépenses des salariés. Mais avec nos cartes d’entreprise, quelques secondes seulement suffisent.

Les cartes professionnelles permettent de simplifier grandement le processus de gestion des dépenses. Au moment du paiement, les salariés peuvent utiliser leur carte d’entreprise, qui enregistrera automatiquement leurs dépenses professionnelles. Nul besoin de procéder à des rapprochements de factures ou à des saisies de données fastidieuses.

Grâce à notre solution, la gestion des notes de frais est un jeu d’enfant. Lorsqu’un salarié utilise sa carte d’entreprise Visa pour effectuer une transaction, cette dernière est enregistrée automatiquement dans l’application. Il s’agit d’un simple processus en deux étapes :

1. Le salarié scanne la facture à l’aide de notre appareil photo IA qui en extrait toutes les données pertinentes avant de les enregistrer.
2. Nous rapprochons automatiquement les données de dépenses avec le système comptable ou ERP de l’entreprise afin de gagner du temps et réduire les erreurs.

Les cartes d’entreprise simplifient le processus de gestion et de suivi des frais professionnels à la fois pour les salariés et les équipes Finance. Vos collaborateurs n’ont plus besoin d’avancer leurs frais, ni d’accumuler les tickets de caisse et d’attendre un remboursement.

Au lieu de cela, ils peuvent utiliser leur carte de débit ou de crédit pour toute dépense professionnelle et se faire rembourser plus rapidement. Ainsi, les entreprises ont davantage la main sur les frais professionnels de leurs salariés et peuvent en effectuer le suivi plus facilement. En rationalisant ces processus, l’équipe Finance gagne du temps et économise également de l’argent grâce à une meilleure visibilité sur les dépenses de l’entreprise.

Un meilleur contrôle des flux de trésorerie

En adoptant une solution de gestion des dépenses qui permette d’équiper ses collaborateurs de cartes professionnelles, les entreprises bénéficient également d’un meilleur contrôle des flux de trésorerie.

Contrairement aux autres méthodes de paiement telles que les chèques ou les virements bancaires, les cartes d’entreprise n’impliquent aucun temps d’attente pour l’autorisation d’un paiement. Aucun risque non plus de devoir composer avec un chèque sans provision ou des frais de découvert. Une bonne solution de gestion des dépenses peut proposer, entre autres, les fonctionnalités suivantes :

• Des workflows d’approbation des dépenses personnalisés ;
• Le blocage automatique des cartes lorsque certaines limites sont franchies ;
• L’approbation des frais professionnels en cas d’absence ;
• Des notifications de remboursement automatisées ;
• Le réapprovisionnement et des vérifications de solde en un clic conformes à la PSD2.

De plus, grâce aux cartes d’entreprise, il est possible de mettre en place des paiements récurrents et ainsi simplifier la gestion des transactions entrantes et sortantes. Elles permettent également de gérer les abonnements sur la même plateforme, sans saisir manuellement tous les mois les données de chaque paiement.

Un renforcement de la sécurité et de la protection contre la fraude

L’utilisation de cartes d’entreprise (au sein d’une solution de gestion des dépenses) offre une sécurité et une protection contre la fraude renforcées. Chaque carte de débit ou de crédit est directement associée à un membre du personnel, un compte fournisseurs ou une équipe plutôt qu’à un compte bancaire accessible à plusieurs utilisateurs. Les risques sont ainsi réduits, puisque chaque détenteur de carte n’a accès qu’à une fraction des fonds de l’entreprise.

La plupart des prestataires proposent des mesures de sécurité supplémentaires, telles que la technologie de chiffrement avancé qui contribue à la protection des informations sensibles des clients contre d’éventuels pirates ou cybercriminels. En effet, ceux-ci pourraient tenter d’accéder aux données de l’entreprise via des portails de paiement en ligne par exemple.

Des salariés plus responsables et plus productifs

Le saviez-vous ? Selon notre dernière étude sur les enjeux des DAF en 2024 menée avec YouGov, 72 % des DAF notent des erreurs humaines dans la déclaration des dépenses !

Les cartes d’entreprise donnent les moyens aux entreprises de s’assurer que les frais professionnels et les dépenses sont engagés à bon escient, mais également d’identifier les économies qui peuvent être réalisées.

Grâce aux rapports en temps réel, au rapprochement automatisé et à la visibilité complète sur toutes les transactions de l’entreprise, les directeurs financiers et les comptables ont tous les outils en main pour prendre de meilleures décisions en matière de gestion de la trésorerie, indispensable à la réussite économique sur le long terme.

Grâce aux cartes d’entreprise, les entreprises gagnent en productivité, car les salariés peuvent réaliser leurs dépenses professionnels sans avancer les frais, sans approbation complémentaire. Ce sont jusqu’à 20 minutes de gagnées par dépense, autrefois passées à remplir des notes de frais, attendre des validations et courir après les reçus.

Profitez des avantages des cartes professionnelles avec Payhawk

Processus de gestion des dépenses simplifiés, meilleur contrôle des flux de trésorerie, protection renforcée contre les fraudes, plus de visibilité sur les tendances de dépenses… autant de raisons pour lesquelles les entreprises devraient envisager d’adopter des cartes d’entreprise afin de maximiser leur efficacité et leur rentabilité.

Dans le cadre d’une solution de gestion des dépenses, les cartes d’entreprise (de débit ou de crédit) permettent aux entreprises de gagner du temps et de réduire les erreurs afin d’améliorer leur chiffre d’affaires. Il s’agit également d’un moyen sécurisé pour les salariés d’effectuer des achats au nom de l’entreprise, sans crainte d’activités frauduleuses ou de pertes de trésorerie en raison de retards de paiement ou de chèques en bois.

Avec Payhawk, ne perdez plus de temps avec vos notes de frais et n’attendez plus infiniment vos remboursements. Notre solution automatisée enregistre tous vos frais professionnels, les rapproche avec votre système comptable puis fournit des données en temps réel sur les tendances de dépenses, et ce, en toute simplicité. Vous souhaitez savoir comment fonctionne notre solution ? Programmez une démo sans plus attendre.