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Emilia Tzekova
Savoir gérer les dépenses de son entreprise est essentiel, surtout lorsque celle-ci dispose de plusieurs entités. Découvrez comment une plateforme de gestion des dépenses adaptée peut vous aider à simplifier vos processus et à gagner en efficacité. Tour d’horizon des meilleures solutions disponibles sur le marché, notions à connaître…
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C’est un fait : le contrôle des dépenses professionnelles impacte chaque dimension de l’entreprise, de la gestion des fournisseurs et des achats à l’analyse du retour sur investissement des projets, en passant par l’IT. Et en tant que direction financière, votre rôle est de veiller à ce que chaque euro dépensé serve les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Lorsque votre organisation opère à l’international, tout devient encore plus complexe. Et face à la multitude d’outils disponibles, il peut être difficile de savoir par où commencer.
Cet article vous aidera à prendre du recul, à identifier vos besoins réels et à choisir la plateforme qui vous offrira la visibilité nécessaire pour prendre des décisions pertinentes.
Alors, prêt à faire le point ? Entrons maintenant dans le vif du sujet.
Ces deux notions sont à distinguer.
La gestion des dépenses suppose une vision globale. Elle couvre tout, de la centralisation des données relatives aux dépenses à l'approvisionnement, en passant par la gestion des fournisseurs et le contrôle des dépenses.
La gestion des notes de frais, quant à elle, se concentre uniquement sur les frais professionnels des salariés, tels que les transports et les repas. C'est un élément clé du contrôle des dépenses et de la visibilité financière, mais ce n'est qu'une pièce du puzzle plus large que constitue la gestion des dépenses.
Seuls 35 % des DAF estiment que leur infrastructure technologique répond à leurs besoins. Avant de vous lancer tête baissée dans une autre solution inadaptée, il est donc important d’étudier les fonctionnalités qui apporteront une réelle valeur ajoutée à votre entreprise.
Vous souhaitez pouvoir suivre vos dépenses en toute sérénité, effectuer les remboursements rapidement, émettre des cartes d'entreprise (virtuelles ou physiques) et créer des workflows personnalisés pour réduire le risque de dépenses frauduleuses ?
Pour cela, tournez-vous vers une solution tout en un, qui associe gestion des cartes professionnelles et des notes de frais.
Il est important de s’assurer que votre outil de gestion des dépenses peut être intégré à votre infrastructure technologique. Pour cela, tournez-vous vers une plateforme qui prend en charge les intégrations ERP, comptables et RH.
À noter : certaines plateformes prennent également en charge le développement d'API personnalisées, ce qui vous permet d'intégrer toutes les technologies que vous utilisez (vérifiez si vous en avez besoin et si l'option choisie répond à vos besoins).
De nombreuses personnes vont utiliser votre plateforme de gestion des dépenses. Il vous faut donc un système de gestion des dépenses doté d'une interface et d'une application mobile intuitives. Perdu ? Consultez G2 pour lire les avis et les évaluations des professionnels du secteur financier.
Le suivi des budgets en temps réel est essentiel pour toute organisation en pleine croissance. Tournez-vous donc vers une solution de gestion des dépenses qui vous offre une visibilité sur toutes vos catégories de dépenses et toutes vos entités.
Assurez-vous également de pouvoir suivre facilement les abonnements, les factures, les bons de commande et les remboursements des frais professionnels.
La gestion des dépenses multi-entités sur différents systèmes peut rapidement devenir chaotique : données fragmentées, travail en double, visibilité limitée...
Pour y remédier, privilégiez une solution qui offre un contrôle centralisé et une source unique de données.
En centralisant toutes les demandes d'achat, votre entreprise gagne en visibilité sur les dépenses à venir, ce qui facilite des décisions budgétaires éclairées. Pour cela, il est essentiel de disposer de fonctionnalités intelligentes de type procure-to-pay, permettant d'automatiser les workflows, d'assurer la correspondance entre factures et bons de commande, et de clôturer les comptes plus rapidement.
L'automatisation de vos factures fournisseurs permet de rendre le traitement des factures plus rapide, plus précis et beaucoup plus facile à gérer. Et il est possible d’aller encore plus loin en utilisant la technologie OCR pour extraire les données des reçus et factures. C'est un excellent moyen de renforcer le contrôle, d’éliminer les erreurs manuelles et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.
La gestion des dépenses peut sembler maîtrisable avec des outils simples, lorsque seuls quelques collaborateurs effectuent des achats. Toutefois, à mesure que l'entreprise se développe, ces systèmes fragmentés atteignent rapidement leurs limites.
Pour accompagner cette croissance (qu’il s’agisse d’élargir vos équipes, de collaborer avec un nombre croissant de fournisseurs, de concevoir des workflows adaptés à chaque service ou d’ouvrir de nouvelles entités à l’international), il devient indispensable de s’appuyer sur une plateforme de gestion des dépenses capable d’évoluer avec l’entreprise.
Une solution évolutive vous permet donc de relever les défis de l’expansion : intégration des nouveaux collaborateurs, application uniforme des politiques de dépenses, automatisation des processus fournisseurs et vision consolidée sur l’ensemble de l’organisation.
Lors du choix d’un tel outil, il est essentiel de considérer non seulement vos besoins actuels, mais aussi ceux que vous pourriez avoir dans trois à cinq ans. Cela vous évitera de devoir repenser votre infrastructure de gestion des dépenses trop tôt.
Chaque entreprise est différente. C'est pourquoi une solution de gestion des dépenses personnalisable est essentielle.
À ce titre, privilégiez un outil qui vous permet de créer des workflows d'approbation adaptés à votre structure, de définir des plafonds individuels ou collectifs, de restreindre les dépenses professionnelles, d'affecter des responsables à chaque budget, ou d'importer des données externes.
La solution de gestion des coûts que vous choisissez doit être adaptée à votre secteur et aux défis spécifiques auxquels vous êtes confronté.
Choisir la bonne plateforme implique ainsi de cocher les cases suivantes : suivi des dépenses en temps réel, gestion de plusieurs entités, intégration aux systèmes existants et expérience fluide pour les utilisateurs.
Ainsi, pour pérenniser votre fonction financière, choisissez une plateforme qui utilise l'IA et l'automatisation à tous les niveaux. De la saisie intelligente via l’OCR aux workflows entièrement personnalisables, en passant par les informations prédictives, vous pouvez aujourd'hui compter sur des agents IA avancés pour exécuter des tâches complexes et signaler toute anomalie.
À la clé : moins de processus manuels, donc moins d'erreurs et une prise de décisions nettement plus rapide.
Vous ne savez pas quel outil de gestion des dépenses choisir ?
Voici un aperçu rapide de huit plateformes pour vous aider à comparer les différentes offres et déterminer celle qui vous convient le mieux.
Commençons par notre solution complète de gestion globale des dépenses. En quoi est-elle unique ?
Charles-Eric Collet, DAF de Mediakeys, témoigne :
En termes d'évolutivité, de potentiel et de qualité de service, Payhawk, c’est vraiment l’avenir. Ce que j’apprécie particulièrement, c’est la reconnaissance client. Nous avons toujours l’impression d’être importants. Et ça, dans la durée, ça change tout.
Si vous recherchez une plateforme pour gérer vos dépenses et vos frais de déplacement, Expensify est une solution à envisager :
Spendesk propose une plateforme moderne de gestion des achats et des dépenses :
N2F est une solution française simple et efficace pour gérer les notes de frais des collaborateurs. Pensée pour les PME et les ETI, elle permet de déclarer rapidement ses dépenses professionnelles, tout en automatisant leur traitement et leur export vers la comptabilité :
Pleo offre une solution moderne qui combine cartes d’entreprise intelligentes et application mobile conviviale, pour donner plus d’autonomie aux employés tout en maintenant un haut niveau de contrôle pour les équipes financières :
Mooncard associe une carte bancaire professionnelle à une plateforme de gestion comptable automatisée. Elle propose :
Conçue pour les grandes organisations, SAP Concur propose une plateforme pour gérer les notes de frais, les déplacements professionnels et les achats dans un écosystème centralisé. Grâce à son lien natif avec SAP, elle s’intègre parfaitement à des environnements ERP complexes et permet de gérer :
Yooz est une solution spécialisée dans la dématérialisation et l’automatisation des factures fournisseurs. Elle permet aux entreprises de gérer efficacement leurs processus Procure-to-Pay, en réduisant les tâches manuelles et les délais de validation, grâce à :
L'adoption d'un nouvel outil demande du temps et des efforts. Voici quelques-uns des éléments les plus importants à prendre en compte avant de mettre en place une nouvelle solution.
Avant de mettre en œuvre un nouveau logiciel, impliquez les salariés dans l'audit des processus actuels et la définition des points d’amélioration. Votre solution de gestion des dépenses sera utilisée par l’ensemble des équipes : il est donc essentiel de tenir compte de leur avis.
Assurez-vous que tout le monde se prépare au changement en matière de gestion des dépenses et sache comment utiliser le nouveau logiciel. Pour faciliter au maximum la transition, utilisez une solution qui offre un support client solide et une section d'aide détaillée.
Les logiciels de gestion des dépenses ne sont pas des solutions prêtes à l'emploi. Il est donc important de mesurer le retour sur investissement et d'apporter des ajustements pour vous assurer que vous en tirez le meilleur parti.
Les solutions actuellement disponibles sur le marché sont dotées d'une multitude de fonctionnalités intelligentes qui, une fois mises en œuvre, peuvent vous permettre de réaliser des économies et d'améliorer votre efficacité. Pour être sûr d’en avoir une utilisation optimale, privilégiez une solution qui vous accompagne tout au long de votre parcours.
Découvrez dès maintenant la solution de gestion des dépenses Payhawk grâce à notre visite interactive ou réservez directement une démonstration personnalisée.
Emilia Tzekova est Senior Marketing Manager chez Payhawk, où elle travaille au développement de plusieurs marchés au sein de l'Union européenne. Avec plus de 15 ans d'expérience dans les services et produits technologiques, elle possède une expertise approfondie en matière de planification stratégique, de communication et de marketing. Le domaine dynamique où se croisent la finance et la technologie motive Emilia à créer des campagnes qui laissent une empreinte durable.
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