Les entreprises doivent assumer de nombreuses dépenses, et notamment celles de leurs salariés lorsque ceux-ci sont en déplacement. Le choix du type de carte de paiement utilisé en interne s’avère donc essentiel. Mise à disposition par l’entreprise, elle permet aux salariés de régler leurs frais professionnels de manière autonome.
En règle générale, deux options sont possibles : la carte à débit différé et la carte d’entreprise. La première permet un décalage des paiements dans le temps, tandis que la seconde offre un contrôle renforcé sur les dépenses des salariés. Mais laquelle correspond le mieux à vos besoins ? Cet article comparatif vous propose d’étudier ces deux solutions pour vous permettre de faire un choix éclairé en fonction des spécificités de votre organisation. Suivez le guide !
Les cartes à débit différé séparent la date d'un achat de la date de prélèvement de la somme correspondante. Avec un débit différé, les dépenses au cours d'une période (généralement un mois) sont donc toutes débitées en une seule fois, à une date convenue. Elles s’opposent aux cartes à débit immédiat, avec lesquelles chaque transaction est débitée instantanément.
Cette modalité permet aux entreprises de lisser leurs flux de trésorerie, de faciliter leur planification budgétaire et de mieux gérer les dépenses imprévues.
Autre avantage : en retardant le prélèvement des transactions, les cartes à débit différé offrent une marge de manœuvre supplémentaire pour aligner les sorties d’argent (versements de salaires…) avec les rentrées. Mais attention : cette souplesse dans la trésorerie nécessite une discipline financière rigoureuse pour s'assurer que les fonds nécessaires sont bien disponibles au moment du prélèvement. Par ailleurs, il ne faut pas sous-estimer les risques de dépenses excessives, puisque celles-ci ne sont pas débitées en temps réel.
Les cartes traditionnelles sont fournies gratuitement par les banques pour faciliter et sécuriser les dépenses professionnelles. Elles permettent aux entreprises de doter leurs salariés de moyens de paiement pour les dépenses liées à leurs missions, comme les frais de déplacement, de repas ou d'hébergement. Il n’y a donc pas d’avance de frais à effectuer.
Ces cartes offrent plusieurs avantages, comme le contrôle des dépenses, la simplification de la comptabilité au moyen de relevés détaillés, ou encore la possibilité de paramétrer des plafonds de dépenses adaptés à chaque collaborateur. Par ailleurs, elles sont souvent assorties de services complémentaires, tels que des assurances voyage ou une assistance en cas de perte ou de vol.
Cependant, leur mise en place nécessite une gestion rigoureuse pour éviter les abus et garantir une utilisation conforme aux politiques internes de l'entreprise. Il est donc essentiel de définir des règles claires quant à leur utilisation et de former les salariés aux bonnes pratiques associées.
Les cartes d'entreprise sont des moyens de paiement conçus pour faciliter la gestion des dépenses professionnelles au sein des entreprises. Leur utilisation implique des frais annuels, mais elles offrent en contrepartie de nombreux avantages.
Par exemple, elles permettent de construire sa propre politique de dépenses, de définir des workflows spécifiques, d’ajouter des fonctions comme le blocage automatique de la carte en cas d’absence du bureau, d'améliorer le suivi et la gestion comptable et de bénéficier de services additionnels (assurances, programmes de fidélité, etc).
La gestion est également aisée : d’un simple clic, il est possible d’émettre une carte physique ou virtuelle. Elles sont particulièrement adaptées aux entreprises de grande taille, au sein desquelles les dépenses des collaborateurs sont nombreuses et/ou fréquentes.
Découvrez, dans la vidéo ci-dessous, les différentes fonctionnalités des cartes d'entreprise Payhawk :
Les cartes à débit différé et les cartes d'entreprise répondent chacun à des besoins spécifiques.
Les premières permettent de regrouper l'ensemble des paiements effectués sur une période donnée, généralement un mois, avec un prélèvement unique à une date convenue. En retardant le débit des dépenses, cette fonctionnalité offre une flexibilité accrue dans la gestion de la trésorerie.
Quant aux secondes, elles sont spécifiquement conçues pour les dépenses professionnelles et sont donc directement rattachées au compte bancaire de l'entreprise. Elles permettent aux collaborateurs d'effectuer des achats ou des paiements au nom de l'entreprise, sans avoir à avancer de fonds personnels. En outre, ces cartes s’accompagnent souvent de fonctionnalités avancées, telles que la possibilité de définir des plafonds de dépenses personnalisés pour chaque utilisateur ou le suivi en temps réel des transactions.
Vous souhaitez en savoir plus ? Voici quelques-unes de leurs différences principales :
| - | Cartes à débit différé | Cartes d'entreprise |
|---|---|---|
| Origine des fonds | Le compte personnel du salarié est débité, une seule fois par période. Celui-ci doit donc avancer les fonds. | Le compte de l’entreprise est débité au fur et à mesure des paiements. |
| Gestion des notes de frais | Le salarié doit présenter des notes de frais pour se faire rembourser ses dépenses professionnelles. | Les dépenses sont imputées directement et automatiquement à l’entreprise, ce qui simplifie la gestion des notes de frais. |
| Configuration et contrôle | Tout dépend du type de carte utilisé, mais les fonctionnalités sont généralement standardisées. | Ce type de carte offre souvent des fonctionnalités avancées, comme la possibilité de définir des plafonds de dépenses personnalisés pour chaque utilisateur ou des restrictions par fournisseur. |
| Niveau de confiance envers les salariés | Nécessite de faire confiance aux salariés et de mettre en place des règles de fonctionnement spécifiques. | Permet de mettre en place une politique de dépenses entièrement adaptée et personnalisable, ce qui limite les abus. |
| Outils de suivi et de contrôle disponibles | Pas de suivi particulier. Les salariés sont invités à présenter des notes de frais correspondant aux dépenses réalisées : le système fonctionne donc sur la bonne foi de chacun. | La nécessité de réaliser des notes de frais est éliminée, puisque tout est automatisé. Fini les fraudes ! De plus, le logiciel de gestion des dépenses associé peut être intégré aux systèmes comptables, pour un meilleur suivi budgétaire. |
Le choix entre une carte à débit différé et une carte d'entreprise dépend principalement des besoins de l'entreprise en matière de gestion et de contrôle des dépenses. Autrement dit, ce qui est une solution idéale pour une entreprise peut très bien ne pas convenir à une autre.
Si vous recherchez une flexibilité accrue dans la gestion de votre trésorerie, la carte à débit différé peut être adaptée, car elle regroupe les paiements et les prélève à une date fixe. Cela permet de lisser les flux de trésorerie et de mieux anticiper les sorties de fonds. Cependant, cette option nécessite une gestion rigoureuse pour éviter les découverts au moment du prélèvement.
En revanche, si votre priorité est de centraliser et de contrôler les dépenses professionnelles de vos collaborateurs, la carte d'entreprise s’avère plus adaptée. Elle débite directement le compte de l'entreprise lors de chaque transaction, offrant une visibilité en temps réel sur les dépenses. De plus, elle évite aux salariés d'avancer des frais personnels. Néanmoins, il est essentiel de mettre en place une politique claire pour encadrer son utilisation.
Pour faire le choix le plus adapté, voici quelques questions à se poser en amont :
Vous l’aurez compris, le choix entre une carte à débit différé et une carte d’entreprise repose sur plusieurs critères essentiels liés aux besoins (comptables, financiers, organisationnels, etc.) de l’entreprise.
La carte à débit différé constitue une solution avantageuse pour les entrepreneurs individuels ou les petites entreprises qui souhaitent bénéficier d’une plus grande flexibilité dans la gestion de leur trésorerie. En permettant de regrouper les paiements et de les reporter à une date précise, elle facilite le suivi des dépenses tout en évitant d'éventuels problèmes de trésorerie à court terme.
À l’inverse, la carte d’entreprise s’adresse principalement aux moyennes et grandes entreprises dont les salariés effectuent fréquemment des dépenses professionnelles. Grâce à ses fonctionnalités avancées, elle permet un meilleur suivi et un contrôle accru des dépenses en intégrant des plafonds personnalisables, des outils de suivi et dans certains cas des solutions d’automatisation comptable. Elle est particulièrement adaptée aux entreprises qui recherchent un moyen efficace d’optimiser la gestion de leurs frais professionnels et de sécuriser leurs transactions.
Pour en savoir plus sur toutes les fonctionnalités des cartes d'entreprise Payhawk, rendez-vous sur notre page dédiée.
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