Tout savoir sur les bons de commande et leur fonctionnement

Définition d’un bon de commande

Le bon de commande confirme la volonté d'achat du client. Document commercial, il est émis par l’acheteur, de façon à s’assurer qu’il obtienne exactement ce qu’il a commandé, en temps voulu. Un bon de commande comprend les éléments suivants : le numéro de bon de commande, la quantité d’articles, une description détaillée des articles, le prix, la date d’achat et les conditions de paiement. Une fois l’achat approuvé, le fournisseur envoie une facture.

Les bons de commande ont une importance capitale dans la gestion des achats car ils constituent un enregistrement légal d'une transaction entre un acheteur et un vendeur, ce qui permet d'éviter les malentendus et les erreurs. Grâce aux bons de commande et à un processus de Procure-to-Pay bien rodé, les entreprises peuvent maintenir une communication claire avec leurs fournisseurs, éviter les erreurs, conserver des pistes d'audit fiables et accroître le contrôle et la visibilité sur les dépenses engagées par l'entreprise. Ils peuvent également protéger les deux parties en cas de litige.

Comprendre le processus Procure-to-Pay

Quelles sont les étapes du processus Procure-to-Pay ? La première étape commence avec l'acheteur. Il identifie un besoin de biens ou de services. Il crée ensuite un bon de commande avec tous les détails nécessaires, y compris ce qu'il veut acheter, la quantité dont il a besoin et la date de livraison souhaitée.
L'acheteur envoie ensuite la commande au fournisseur, qui l'examine et décide de l'accepter ou non. Une fois la commande livrée, l'acheteur la compare au bon de commande pour s'assurer que tout est correct et qu'il a reçu le bon service pour le bon montant.
Le processus s'apparente à une course de relais, le bon de commande étant transmis de l'acheteur au vendeur et vice-versa.

Le fonctionnement des bons de commande

Les bons de commande s’inscrivent dans un processus plus large : de l’approbation de la demande d’achat au paiement effectif de la transaction. Pour s’assurer du bon déroulement de tout le processus d’achat, un ensemble de stratégies et d'outils sont à votre disposition. Certaines solutions sont très complètes et comprennent des fonctionnalités telles que les workflows d'approbation, les méthodes de paiement, l'automatisation, etc.

Voici les différentes étapes à suivre :

1. Demande d’achat : Tout d'abord, le salarié soumet une demande d'achat indiquant son besoin de biens ou de services spécifiques.
2. Approbation : Ensuite, il y a une phase d'approbation au cours de laquelle l'équipe financière ou le logiciel de gestion des dépenses examine la demande et approuve (ou refuse) les dépenses conformément à la politique de dépenses de l'entreprise.
3. Création du bon de commande : Une fois la demande approuvée, le bon de commande officiel est créé, et doit contenir des détails tels que la quantité, la description, le prix et les prévisions de livraison.
4. Soumission et acceptation du bon de commande : Le bon de commande est ensuite envoyé au fournisseur pour approbation. Après acceptation, le fournisseur s'engage à respecter les conditions énoncées, créant ainsi un "contrat de commande".
5. Livraison et inspection : Comme convenu, le fournisseur livre les biens ou services en question. L'acheteur les inspecte ensuite par rapport aux spécifications communiquées précédemment afin de vérifier que tout est en ordre.
6. Rapprochement des factures et paiement : Si l'examen est satisfaisant, le logiciel de gestion des dépenses va effectuer le rapprochement comptable entre la facture et le bon de commande correspondant avant d'approuver tout paiement. Cette étape est également connue sous le nom de rapprochement à 2 ou 3 facteurs (aussi appelé 2 ou 3-way matching en anglais).

Le processus se termine par la mise à jour des dossiers de l'entreprise et par la clôture de l'opération lorsque le paiement a été effectué avec succès.

Les différents types de bons de commande

Tous les bons de commande ne sont pas identiques. Il en existe plusieurs types, en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise et des accords préexistants avec les fournisseurs :

• Les bons de commande standard : Ce sont les plus courants et ils sont utilisés lorsque les informations tels que le prix, la quantité, la date de livraison, etc. sont connus au moment où la commande est passée.
• Les bons de commande programmés : ils sont souvent utilisés pour les affaires récurrentes avec des fournisseurs de confiance, lorsque des achats spécifiques fréquents sont prévus, mais que les détails exacts de la livraison peuvent ne pas être connus à l'avance.
• Les bons de commande globaux : Ce type de bon permet une certaine flexibilité en cas de livraisons multiples au fil du temps, en particulier lorsque les quantités exactes et les calendriers de livraison ne sont pas connus à l'avance.
• Les bons de commande contractuels : Ils sont basés sur des contrats avec les fournisseurs qui précisent les conditions, y compris le prix et la durée, mais pas les spécificités du produit ou du service.
• Les bons de commande numériques : Ils sont devenus dominants à l'ère numérique en raison de leur facilité d'utilisation - ce type de bon de commande implique l'utilisation d'outils logiciels ou de plateformes pour générer des bons de commande électroniques, ce qui permet de rationaliser le processus d'achat.

En connaissant ces différents types de bons de commande, les entreprises peuvent simplifier leur processus d'approvisionnement et réduire les tâches manuelles chronophages. Il s'agit là d'un élément essentiel pour leur permettre de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.

Les aspects juridiques des bons de commande

Fait important : le bon de commande est un contrat qui peut avoir des conséquences juridiques. Lorsqu'un vendeur accepte un bon de commande, celui-ci devient un accord juridiquement contraignant. Les fournisseurs doivent donc s'assurer de pouvoir remplir leurs obligations avant d'accepter un bon de commande.

Gestion des achats

La gestion des achats est un exercice d'équilibriste : il faut pouvoir suivre les commandes, tenir des registres, communiquer avec les fournisseurs, etc. Il est important d'avoir un système en place pour s'assurer que tout se passe bien. Il peut s'agir de feuilles de calcul, de bases de données ou de logiciels de Procure-to-Pay, ayant la capacité d’automatiser une grande partie du travail.

Suivre et contrôler les bons de commande

Pour rationaliser et optimiser tout le processus d’achat (ou Procurement), il est donc essentiel de pouvoir suivre et contrôler facilement les demandes d'achat pour que le processus d'approvisionnement soit couronné de succès. Voici quatre tactiques efficaces :

• Accélérer sa transformation digitale : Automatiser le suivi des commandes, de la création à l'exécution, grâce à des outils tels que les systèmes de gestion des commandes basés sur le cloud.
• Garantir l'équité : Maintenir l'ordre en attribuant des numéros séquentiels uniques à chaque bon de commande, ce qui simplifie le processus d'utilisation de numéros aléatoires.
• Mettre en évidence les étapes clés : Gérer efficacement les attentes et les délais en documentant les étapes clés, telles que les dates estimées d'expédition ou de livraison.
• Documenter de manière exhaustive : Enregistrer toute la correspondance et sauvegarder les messages relatifs à des commandes spécifiques et aux inévitables désaccords entre les parties.

À noter : toutes les solutions ne conviennent pas à toutes les entreprises ; trouvez donc celle qui vous convient le mieux. Téléchargez notre nouvel eBook intitulé “Devenir un pro du Procurement”, il contient une checklist qui vous permettra d’évaluer votre configuration actuelle et de déterminer ce qui vous manque.

Quelle stratégie pour maintenir des registres financiers précis ?

Voici comment garder une trace de chaque transaction associée à vos bons de commande, sans que cela devienne chronophage :

1. Passez au numérique : Conservez tous vos dossiers de commande afin de pouvoir accéder rapidement aux informations antérieures chaque fois que vous en avez besoin.
2. Effectuez des mises à jour en temps réel : Chaque fois qu'une modification est apportée à un bon de commande, veillez à ce qu'il soit mis à jour immédiatement.
3. Utilisez des checklists : Créez des checklists détaillées pour chaque étape. Elles permettent de s'assurer que rien d'important n'est oublié au cours du processus.

Ensemble, ces tactiques réduisent le risque de non-conformité, augmentent l'efficacité des audits et permettent de rester précis.

Nos conseils pour une communication et une collaboration efficaces entre acheteurs et fournisseurs

Quelle que soit la manière dont vous travaillez avec les fournisseurs et les systèmes que vous utilisez, les deux points suivants sont extrêmement utiles pour garantir de bonnes relations et des résultats plus positifs.

• Ouverture et feedback : La communication doit être ouverte et réciproque. Inévitablement, des problèmes surviendront à un moment ou à un autre de la chaîne logistique, qu'il s'agisse de retards d'expédition, de problèmes de production, etc., et les deux parties doivent encourager une communication ouverte afin de pouvoir prendre des mesures pour minimiser tout impact potentiel.
• Être attentif aux détails : Chaque partie doit examiner les responsabilités de l'autre afin de favoriser une meilleure compréhension et d'éviter les erreurs.

Le développement d'une collaboration efficace renforcera vos relations commerciales et vous permettra d'économiser du temps, de l'argent et du stress.

Les solutions de gestion des bons de commande

L'objectif de ces technologies numériques est de rendre le processus de commande plus efficace. Ces systèmes peuvent assurer le suivi des commandes, automatiser les activités et interopérer avec d'autres systèmes d'entreprise tels que les logiciels de comptabilité ou de gestion des stocks.

Les principales caractéristiques à prendre en compte lors de la sélection d'une solution Procure-to-Pay

Pour s’assurer de choisir la bonne solution pour votre entreprise, il y a plusieurs éléments à prendre en compte : intégrations aux outils existants, fonctionnalités, contrôle etc.

L'utilisation d'une solution complète de gestion des dépenses est la meilleure option car elle inclut :

• Les cartes d'entreprise et des contrôles qui permettent de garder un œil sur toutes les étapes d’une transaction, dont le bon de commande.
• La gestion des dépenses pour prendre en charge la saisie et le suivi des reçus, les remboursements des salariés, etc.
• Les factures fournisseurs et des workflows d’approbations automatisés.
• La gestion multi-entités grâce à des fonctionnalités telles que la rationalisation des factures fournisseurs entre les entités, les paiements internationaux, et un tableau de bord de groupe où vous pouvez vérifier l'état des flux de trésorerie à tout moment.
• Des intégrations avec les principaux ERP du marché, un OCR puissant et le rapprochement bancaire en temps réel pour une clôture mensuelle rapide et précise sans saisie manuelle des données.
• Des politiques de dépenses personnalisables grâce à des workflows d'approbation et des contrôles de cartes (limites de dépenses, gel de cartes etc.).

Les bonnes pratiques en matière de gestion des bons de commande

Pour améliorer votre gestion des achats, et notamment celle des bons de commande, il vous faut d’abord rationaliser votre processus afin de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité organisationnelle. Il peut s'agir d'utiliser des modèles, d'automatiser des tâches, de former le personnel ou encore de mettre en œuvre un logiciel d’automatisation du Procure-to-Pay.

Ensuite, négociez des conditions favorables avec vos fournisseurs, comme des remises pour les achats en gros ou des délais de livraison avantageux.

Enfin, veillez à respecter toutes les réglementations et normes sectorielles qui s’appliquent.

L’automatisation des bons de commande

Et si vous pouviez automatiser votre processus Procure-to-Pay de bout en bout, afin de gagner du temps et d’éliminer de nombreuses tâches manuelles ?

C'est ce que promet l'automatisation des bons de commande, qui vous permet de créer, d'approuver, de suivre et de rapprocher automatiquement vos bons de commande, afin de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les avantages de l'automatisation des bons de commande

En automatisant tout votre processus Procure-to-Pay, le temps que vous consacrez normalement à la collecte des données peut désormais être utilisé pour des activités stratégiques. En effet, sans intervention humaine, les erreurs de calcul ou de conversion sont considérablement réduites. Il en résulte un taux de précision plus élevé, garantissant que chaque commande correspond correctement à la demande d'achat.

Un autre avantage notable de l’automatisation, c’est la visibilité accrue sur tout le processus Procure-to-Pay. Avec un système automatisé, chaque transaction peut être suivie du début à la fin en temps réel. Cela permet d'améliorer la prise de décision grâce à des connaissances facilement accessibles et à des temps de réponse plus rapides en cas de problème.

Les enjeux liés à l’automatisation des bons de commande

Même avec une solution Procure-to-Pay bien rodée, un problème dans une commande est vite arrivé. Vous pouvez recevoir une commande erronée, être confronté à des retards ou à des litiges sur les prix. L'essentiel est de mettre en place des stratégies pour résoudre ces problèmes rapidement et efficacement. Il peut s'agir d'une communication régulière avec les fournisseurs, d'une tenue rigoureuse des dossiers et d'un processus clair de résolution des litiges.

Voici quelques-uns des enjeux auxquels vous allez sûrement être confronté :

1. Données incorrectes : C’est l’un des problèmes récurrents susceptibles d'entraîner des erreurs dans les quantités, les prix ou les fournisseurs
2. Retard inhérent : Vous allez probablement rencontrer des problèmes de délais (bons de commande tardifs entraînant des retards de livraison par exemple).
3. Écarts : Lorsque les processus sont incomplets ou qu’une demande d’achat n’est pas approuvée, cela peut entraîner des écarts entre le bon de commande et le reste du processus.
4. Gestion des fournisseurs : il vous sera parfois difficile d’obtenir des prix exacts de la part des fournisseurs, et il peut arriver que les conditions contractuelles ne soient pas respectées.
5. Contrôle des stocks : Une mauvaise gestion peut entraîner le surstockage en prévision d'une augmentation de la demande ou le sous-stockage causant ainsi des arrêts de production.

Stratégies et solutions pour résoudre les écarts ou les litiges

Pas de transactions fluides sans une bonne stratégie. Voici quelques pistes de réflexion :

1. Veillez à l'exactitude des données : Veillez à saisir des données exactes pour éviter les erreurs.
2. Soumettez vos commandes à temps : Respectez les délais ou utilisez l'automatisation pour accélérer les commandes.
3. Respectez les approbations : Respectez les règles d'approbation pour éviter les mauvais achats.
4. Établissez des relations de confiance avec vos fournisseurs : Les bonnes relations avec les fournisseurs permettent de résoudre les problèmes et d'établir un lien de confiance sur le long terme.
5. Automatisez les contrôles d'inventaire : Utilisez des systèmes automatisés pour faciliter le contrôle des stocks et éviter les surstocks ou les sous-stocks.

À vos marques, prêts ? Automatisez !

Il est évident que les bons de commande sont un outil important pour les entreprises. Ils permettent d'enregistrer clairement les transactions, facilitent la gestion des achats et offrent une protection juridique.

En comprenant le processus Procure-to-Pay, en choisissant les bons outils et en adoptant de bonnes pratiques, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus, réduire les erreurs et établir des relations solides avec les fournisseurs.

Chez Payhawk, l'automatisation des achats s’intègre dans notre solution complète de gestion des dépenses, de façon à aider nos clients à gagner du temps et de l'argent ! Pour en savoir plus sur notre nouveau processus Procure-to-Pay, cliquez ici.