Une bonne gestion des bons de commande permet aux entreprises d’optimiser leurs processus financiers, de réduire les erreurs et de renforcer les relations avec les fournisseurs. Voici nos conseils pour bien comprendre le Procure-to-Pay et pour tirer parti des bons de commande dans la gestion des dépenses.
Le bon de commande confirme la volonté d'achat du client. Document commercial, il est émis par l’acheteur, de façon à s’assurer qu’il obtienne exactement ce qu’il a commandé, en temps voulu. Un bon de commande comprend les éléments suivants : le numéro de bon de commande, la quantité d’articles, une description détaillée des articles, le prix, la date d’achat et les conditions de paiement. Une fois l’achat approuvé, le fournisseur envoie une facture.
Les bons de commande ont une importance capitale dans la gestion des achats car ils constituent un enregistrement légal d'une transaction entre un acheteur et un vendeur, ce qui permet d'éviter les malentendus et les erreurs. Grâce aux bons de commande et à un processus de Procure-to-Pay bien rodé, les entreprises peuvent maintenir une communication claire avec leurs fournisseurs, éviter les erreurs, conserver des pistes d'audit fiables et accroître le contrôle et la visibilité sur les dépenses engagées par l'entreprise. Ils peuvent également protéger les deux parties en cas de litige.
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Quelles sont les étapes du processus Procure-to-Pay ? La première étape commence avec l'acheteur. Il identifie un besoin de biens ou de services. Il crée ensuite un bon de commande avec tous les détails nécessaires, y compris ce qu'il veut acheter, la quantité dont il a besoin et la date de livraison souhaitée.
L'acheteur envoie ensuite la commande au fournisseur, qui l'examine et décide de l'accepter ou non. Une fois la commande livrée, l'acheteur la compare au bon de commande pour s'assurer que tout est correct et qu'il a reçu le bon service pour le bon montant.
Le processus s'apparente à une course de relais, le bon de commande étant transmis de l'acheteur au vendeur et vice-versa.
Les bons de commande s’inscrivent dans un processus plus large : de l’approbation de la demande d’achat au paiement effectif de la transaction. Pour s’assurer du bon déroulement de tout le processus d’achat, un ensemble de stratégies et d'outils sont à votre disposition. Certaines solutions sont très complètes et comprennent des fonctionnalités telles que les workflows d'approbation, les méthodes de paiement, l'automatisation, etc.
Voici les différentes étapes à suivre :
Le processus se termine par la mise à jour des dossiers de l'entreprise et par la clôture de l'opération lorsque le paiement a été effectué avec succès.
Tous les bons de commande ne sont pas identiques. Il en existe plusieurs types, en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise et des accords préexistants avec les fournisseurs :
En connaissant ces différents types de bons de commande, les entreprises peuvent simplifier leur processus d'approvisionnement et réduire les tâches manuelles chronophages. Il s'agit là d'un élément essentiel pour leur permettre de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
Fait important : le bon de commande est un contrat qui peut avoir des conséquences juridiques. Lorsqu'un vendeur accepte un bon de commande, celui-ci devient un accord juridiquement contraignant. Les fournisseurs doivent donc s'assurer de pouvoir remplir leurs obligations avant d'accepter un bon de commande.
La gestion des achats est un exercice d'équilibriste : il faut pouvoir suivre les commandes, tenir des registres, communiquer avec les fournisseurs, etc. Il est important d'avoir un système en place pour s'assurer que tout se passe bien. Il peut s'agir de feuilles de calcul, de bases de données ou de logiciels de Procure-to-Pay, ayant la capacité d’automatiser une grande partie du travail.
Pour rationaliser et optimiser tout le processus d’achat (ou Procurement), il est donc essentiel de pouvoir suivre et contrôler facilement les demandes d'achat pour que le processus d'approvisionnement soit couronné de succès. Voici quatre tactiques efficaces :
À noter : toutes les solutions ne conviennent pas à toutes les entreprises ; trouvez donc celle qui vous convient le mieux. Téléchargez notre nouvel eBook intitulé “Devenir un pro du Procurement”, il contient une checklist qui vous permettra d’évaluer votre configuration actuelle et de déterminer ce qui vous manque.
Voici comment garder une trace de chaque transaction associée à vos bons de commande, sans que cela devienne chronophage :
Ensemble, ces tactiques réduisent le risque de non-conformité, augmentent l'efficacité des audits et permettent de rester précis.
Quelle que soit la manière dont vous travaillez avec les fournisseurs et les systèmes que vous utilisez, les deux points suivants sont extrêmement utiles pour garantir de bonnes relations et des résultats plus positifs.
Le développement d'une collaboration efficace renforcera vos relations commerciales et vous permettra d'économiser du temps, de l'argent et du stress.
L'objectif de ces technologies numériques est de rendre le processus de commande plus efficace. Ces systèmes peuvent assurer le suivi des commandes, automatiser les activités et interopérer avec d'autres systèmes d'entreprise tels que les logiciels de comptabilité ou de gestion des stocks.
Pour s’assurer de choisir la bonne solution pour votre entreprise, il y a plusieurs éléments à prendre en compte : intégrations aux outils existants, fonctionnalités, contrôle etc.
L'utilisation d'une solution complète de gestion des dépenses est la meilleure option car elle inclut :
Pour améliorer votre gestion des achats, et notamment celle des bons de commande, il vous faut d’abord rationaliser votre processus afin de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité organisationnelle. Il peut s'agir d'utiliser des modèles, d'automatiser des tâches, de former le personnel ou encore de mettre en œuvre un logiciel d’automatisation du Procure-to-Pay.
Ensuite, négociez des conditions favorables avec vos fournisseurs, comme des remises pour les achats en gros ou des délais de livraison avantageux.
Enfin, veillez à respecter toutes les réglementations et normes sectorielles qui s’appliquent.
Et si vous pouviez automatiser votre processus Procure-to-Pay de bout en bout, afin de gagner du temps et d’éliminer de nombreuses tâches manuelles ?
C'est ce que promet l'automatisation des bons de commande, qui vous permet de créer, d'approuver, de suivre et de rapprocher automatiquement vos bons de commande, afin de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En automatisant tout votre processus Procure-to-Pay, le temps que vous consacrez normalement à la collecte des données peut désormais être utilisé pour des activités stratégiques. En effet, sans intervention humaine, les erreurs de calcul ou de conversion sont considérablement réduites. Il en résulte un taux de précision plus élevé, garantissant que chaque commande correspond correctement à la demande d'achat.
Un autre avantage notable de l’automatisation, c’est la visibilité accrue sur tout le processus Procure-to-Pay. Avec un système automatisé, chaque transaction peut être suivie du début à la fin en temps réel. Cela permet d'améliorer la prise de décision grâce à des connaissances facilement accessibles et à des temps de réponse plus rapides en cas de problème.
Même avec une solution Procure-to-Pay bien rodée, un problème dans une commande est vite arrivé. Vous pouvez recevoir une commande erronée, être confronté à des retards ou à des litiges sur les prix. L'essentiel est de mettre en place des stratégies pour résoudre ces problèmes rapidement et efficacement. Il peut s'agir d'une communication régulière avec les fournisseurs, d'une tenue rigoureuse des dossiers et d'un processus clair de résolution des litiges.
Voici quelques-uns des enjeux auxquels vous allez sûrement être confronté :
Pas de transactions fluides sans une bonne stratégie. Voici quelques pistes de réflexion :
Il est évident que les bons de commande sont un outil important pour les entreprises. Ils permettent d'enregistrer clairement les transactions, facilitent la gestion des achats et offrent une protection juridique.
En comprenant le processus Procure-to-Pay, en choisissant les bons outils et en adoptant de bonnes pratiques, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus, réduire les erreurs et établir des relations solides avec les fournisseurs.
Chez Payhawk, l'automatisation des achats s’intègre dans notre solution complète de gestion des dépenses, de façon à aider nos clients à gagner du temps et de l'argent ! Pour en savoir plus sur notre nouveau processus Procure-to-Pay, cliquez ici.
Trish Toovey crée du contenu pour les marchés britannique et américain. Couvrant tous les domaines, du texte publicitaire au script vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée en matière de création de contenus pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.