Поръчките за покупка: Какво са и как работят?

Какво представлява поръчката за покупка?

Поръчката за покупка е част от процеса по снабдяване в една компания. Тя е документ от купувача към продавача, в който подробно се описват стоките или услугите, които купувачът желае да закупи, техните количества и договорените цени.

Защо поръчките за покупка са толкова важни? Основната причина е, че те служат като официален документ на сделката между купувача и продавача и по този начин помагат да се избегнат недоразумения или грешки на следващия етап. С помощта на поръчките за покупка (и функционалностите за проследяване на поръчки като цяло) компаниите могат да поддържат ясна комуникация, да избягват грешки, да поддържат ясна одитна следа и да увеличат контрола и видимостта на извършените от компанията разходи. В държави като Великобритания и САЩ поръчките за покупка имат силата на договор и така могат да осигурят защита на двете страни в случай на спорове.

Какво представлява процесът за проследяване на поръчките

Първата стъпка от този процес започва с компанията-купувач. Купувачът идентифицира нуждата от стоки или услуги. След това създава поръчка за покупка с всички необходими детайли – вид на стоката или услугата, количества и желаната дата на доставка.

След това купувачът изпраща поръчката за покупка на доставчика, който я преглежда и решава дали да я приеме. След като поръчката бъде доставена на купувача, той я сравнява с поръчката за покупка, за да се увери, че всичко е коректно и че е получил правилната стока с точното количество.

Процесът прилича на щафета, в която поръчката за покупка се предава от купувача на продавача и обратно.

Как работят поръчките за покупка

За да бъдат наистина ефективни, поръчките за покупка трябва да са част от по-всеобхватен процес, покриващ етапите от поръчка до плащане и който също така трябва да поддържа възможността за надеждни одобрения и плащания. Можете да приложите различни стратегии и инструменти, които да ви помогнат в този процес. Някои са по-задълбочени от други, когато става въпрос за функции като процеси на одобрение, методи за плащане, автоматизация и др.

Поръчките за покупка работят най-добре в рамките на процесите на закупуване, които включват следното:

1. Заявка: Първоначално служител в компанията подава заявка за поръчка, в която посочва нуждата си от конкретни стоки или услуги.
2. Одобрение на заявката: Следва фаза на одобрение, при която финансовият екип или софтуерът проверяват заявката за поръчка и одобряват (или отхвърлят) разхода в съответствие с корпоративната политика за разходи.
3. Създаване на поръчка за покупка: След като заявката бъде одобрена, финансовият екип или софтуерът създават официална поръчка за покупка, съдържаща подробности за количеството, описанието, цената и очакванията за доставка.
4. Подаване и приемане на поръчката за покупка: След това финансовият екип или софтуерът изпращат поръчката за покупка на доставчика за одобрение. При приемането той се съгласява да изпълни посочените условия.
5. Доставка и проверка: В съответствие с договореното доставчикът доставя посочените стоки или услуги. След това купувачът ги проверява спрямо спецификациите, посочени по-рано в поръчката за покупка, за да провери дали всичко е коректно.
6. Проверка за съответствие и плащане: Ако проверката е задоволителна, системата или член на екипа ще съпостави фактурите със съответните поръчки за покупка, преди да бъде одобрено плащането. Тази стъпка е известна още като двупосочно засичане. Трипосочното засичане прави съпоставка и с приемо-предавателен протокол.

Процесът завършва с актуализиране на фирмените записи след успешното завършване на плащането.

Видове поръчки за покупка

Не всички поръчки за покупка са еднакви. Въз основа на специфичните изисквания на вашия бизнес и на вече съществуващите договорки с вашите доставчиците, съществуват няколко различни вида:

• Стандартни поръчки за покупка: Тези поръчки са най-често срещани и се използват, когато детайлите като цена, количество, дата на доставка и т.н., са известни в момента на подаване на поръчката.
• Планирани поръчки за покупка: Идеални за продължителни бизнес отношения с доверени доставчици, когато се предвиждат чести конкретни покупки, при които точните детайли за датите на доставка може да не са известни предварително.
• Бланкетни поръчки за покупка: Този тип позволява гъвкавост при множество доставки във времето, особено когато точните количества и графици за доставка не са определени предварително.
• Поръчки за покупка по договор: Те се основават на договори с доставчици, в които се посочват срокове и условия, включително цени и продължителност, но не се посочват конкретни продукти или услуги.
• Цифрови поръчки за покупка: В нашата дигитална ера те станаха доминиращи поради лесната им употреба - този тип включва използването на софтуер или платформи за генериране на електронни поръчки за покупка, което може значително да оптимизира процеса на закупуване.

Разбирането на различните видове поръчки за покупка може да помогне на компаниите да опростят процеса на снабдяване и да намалят ръчната работа. Това е жизненоважно, за да се гарантира, че служителите могат да се съсредоточат върху стратегически инициативи, които добавят стойност.

Управление на поръчките за покупка

Управлението на поръчките има своите особености. Трябва да жонглирате с множество елементи едновременно - да проследявате поръчките, да поддържате записи, да комуникирате с доставчиците и още, и още. Изключително важно е да разполагате със система, която да гарантира, че всичко върви гладко. Това може да включва използването на таблици, бази данни или специално решение за управление на поръчките, като някои от тези опции дори могат да автоматизират голяма част от работата.

Проследяване и наблюдение на поръчките за покупка

Както вече споменахме, поръчките за покупка са най-ефективни, когато са част от по-широк и задълбочен процес на снабдяване. Ето защо лесното проследяване и следене на поръчките за покупка е от решаващо значение. Ето четири ефективни тактики за това:

• Дигитализирайте процеса: Автоматизирайте проследяването на поръчките за покупка от създаването до изпълнението им с помощта на решения като облачни системи за управление на поръчки.
• Поддържайте ред: Използвайте уникални последователни номера за всяка поръчка за покупка.
• Отбелязвайте ключовите етапи: За да направлявате очакванията в компанията и да следите крайните срокове, трябва да записвате ключови стъпки, като например планирани дати на изпращане или доставяне.
• Документирайте всичко: Записвайте цялата кореспонденция, свързана с конкретни поръчки за покупка, както и всички потенциални разногласия между страните

Не забравяйте, че не всяка стратегия или решение работи за всяка компания, така че потърсете това, което работи за вас. Затова може да изтеглите и попълнете нашето ново ръководство "Усъвършенстване на обществените поръчки: Как да оптимизирате управлението на разходите от заявката до плащането", за да оцените настоящата си конфигурация и да видите какво пропускате. (Ръководството е на английски език)

Стратегии за поддържане на точна и коректна документация

Проследяването на всяка транзакция, свързана с вашите поръчки за покупка, първоначално може да изглежда трудно. Но ако успеете да се придържате към няколко ключови тактики, всичко ще стане по-лесно. Ето ги и тях:

1. Дигитализирайте процеса (да, отново): Съхранявайте всички записи на поръчките си за покупка в цифрова система и се възползвайте от бързия достъп до информация за стари поръчки, когато е необходимо.
2. Актуализирайте бързо: Когато има промяна в поръчката за покупка, не забравяйте да я актуализирате незабавно. Така никой, който е част от процеса, няма да бъде внезапно изненадан от промените.
3. Използвайте списъци: Създайте подробни списъци, които включват всички стъпки от процеса. Това ще ви помoгне да сте сигурни, че не пропускате нищо важно.

Използвани заедно, тези тактики ще намалят риска от несъответствия, ще повишат ефективността на одита и ще ви осигурят точност.

Съвети за ефективна комуникация и сътрудничество между купувачи и доставчици

Ясната комуникация осигурява гладко сътрудничество. Това важи с пълна сила за поръчките за покупка.

Без значение как работите с доставчиците си и какви системи използвате, следните две точки ще са ви изключително полезни, за да имате добри взаимоотношения и положителни резултати.

• Откритост и обратна връзка: Трябва да има взаимна откритост в комуникацията между вас и вашите доставчици. Когато става въпрос за доставки, в някакъв момент неизбежно ще възникнат проблеми, независимо дали става въпрос за забавяне, производствени проблеми или нещо друго. Затова и двете страни трябва да насърчават откритата комуникация и така да се сведат до минимум всякакви потенциални конфликти.
• Детайлите са важни: Всяка страна трябва да проучи задълженията на другата, за да се установи по-добро разбиране и да се избегнат грешки.

Въпреки че горните две предложения първоначално изглеждат като сериозен ангажимент, развиването на ефективно сътрудничество ще укрепи отношенията във вашата компания и ще спести време, пари и стрес.

Системи и инструменти за проследяване на поръчките

След като вече говорим за софтуер, нека разгледаме системите за проследяване на поръчките. Целта на тези дигитални технологии е да направят процесите по-ефективни. Тези системи могат да проследяват поръчките, да автоматизират дейностите и да се свързват с други корпоративни системи, като например счетоводен софтуер или софтуер за управление на наличностите.

Изборът на правилния софтуер е комплексен и се състои от различни фактори. Трябва да вземете предвид бюджета си, необходимите функции и доколко добре софтуерът ще се интегрира с настоящата ви конфигурация.

Основни характеристики, които трябва да вземете предвид при избора на софтуер или система за поръчки

Знаем, че изборът на подходящо дигитално решение за вашия бизнес изисква време и усилия. Нуждаете се не само от ефективни процеси и автоматизация на поръчките за покупка, но и от система, която да е напълно свързана с останалите ви дигитални решения. Не искате да се озовете с няколко различни софтуера за неща като корпоративни карти, управление на разходите и управление на поръчките, защото ще се наложи да търсите данни на различни места, за да оценявате и контролирате разходите си, а това бързо може да стане объркващо и неефективно.

Използването на цялостно решение за управление на разходите вероятно е най-добрият вариант, а някои от основните функции, които трябва да търсите са:

• Корпоративните карти с вграден контрол, които позволяват лесни плащания, съобразени с фирмените правила
• Управление на разходите, което да поддържа събиране и проследяване на касови бележки и фактури, както и възстановяването на разходи на служителите и др.
• Счетоводни задължения и автоматични одобрения за управление на фактурите и доставчиците
• Функции за управление на множество дружества, като оптимизиране на задълженията между тях, възможности за международни плащания и табло за управление на групата, където можете да проверите състоянието на паричните потоци по всяко време
• Интеграции, OCR и възможност за съгласуване в реално време със счетоводен софтуер или инструменти за планиране на ресурсите на предприятието (ERP), които позволяват бързо и точно приключване на месеца без ръчно въвеждане на данни
• Приемане и спазване на корпоративната политика за разходите чрез вградени работни процеси за одобрение и контрол на картите, като лимити за разходите и замразяване на картите

Най-добрите практики за управление на поръчките за покупка

Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да извлечете максимума от вашата система за управление на поръчките.

Първо, оптимизирайте процеса си, за да намалите грешките и да подобрите ефективността. Това може да включва използване на шаблони, автоматизиране на задачите, обучение на персонала или внедряване на софтуер с автоматизация, който пести време.

Второ, договаряйте благоприятни условия с вашите доставчици. Това може да означава осигуряване на отстъпки за покупки на едро или договаряне на добри срокове за доставка.

И накрая, уверете се, че спазвате всички съответни разпоредби и отраслови стандарти. Знаейки правилата ще можете да избегнете глоби и инциденти.

Автоматизация на поръчките за покупка

Ако вашият бизнес е голям, сме сигурни, че идеята за смяна на един или няколко доставчика може да бъде плашеща. Ако пък бизнесът ви е разрастващ се, може изобщо да не ви се занимава да внедрите процес за управлението на поръчки. Но дали нещата биха изглеждали по различен начин, ако знаехте, че можете да автоматизирате процеса на поръчките за покупка, така че той да протича гладко и с минимална намеса?

Точно това може да направи за вас интелигентната система за оптимизиране на процеса на снабдяване с автоматизация на поръчките за покупка. Тя може да ви подпомогне да създавате, одобрявате, проследявате и съгласувате автоматично поръчките си за покупка, като ви освободи време, за да се съсредоточите върху други задачи.

Предимствата на автоматизирането на поръчките за покупка

Автоматизирането на процесите на поръчките за покупка премахва ръчната работа, като ви дава повече време да се съсредоточите върху по-значимите за вашия бизнес задачи. Времето, което обикновено отделяте за записване на данни, може да се използва за стратегически дейности.

Намаляването на грешките също е голям плюс. Без човешка намеса грешните пресмятания нс практика се елиминират. Това води до по-висок процент на точност, като се гарантира, че всеки "пример за поръчка" отговаря правилно на своята заявка.

Друго забележително предимство на някои автоматизирани системи за поръчки е повишената видимост на всяка поръчка. Всяка транзакция може да бъде проследена в реално време, от началото до края, с помощта на автоматизирана система. Резултатът е подобряване на процеса на вземане на решения, благодарение на леснодостъпната информация и по-бързата реакция при възникване на проблеми.

Отстраняване на често срещани предизвикателства, свързани с поръчките за покупка

При поръчките за покупка могат да възникнат предизвикателства дори с най-добрите системи. Възможно е да получите неправилна заявка, да се сблъскате със закъснения или да възникнат спорове за цената. Ключът е в наличието на стратегии за бързо и ефективно разрешаване на тези проблеми. Това може да включва редовна комуникация с доставчика, задълбочено водене на документация и ясен процес за разрешаване на спорове.

Най-често срещаните проблеми, които могат да възникнат в процеса на управление на поръчките за покупка, са:

1. Неправилни данни: Често срещани грешки, като например неправилни спецификации на артикулите, количество, цени или данни за доставчика, които се появяват по време на обработката на поръчка за покупка.
2. Забавяния: Проблеми, свързани с времето, като например късно издаване на поръчки за покупка, което води до забавяне на доставката или получаване на стоки след определените срокове.
3. Несъответствия при одобрението: Често се наблюдават неодобрения или непълни процедури за одобрение, при които не се спазват определените фирмени правила, важни за създаването на поръчка за покупка.
4. Управление на доставчиците: Проблеми с получаването на точни цени от доставчиците или неспазване на условията в техния договор.
5. Контрол на складовите наличности: Свръхзапасяването в очакване на нарастване на търсенето или недостатъчното запасяване, които могат да доведат до проблеми в производството, са проблеми, които не са рядкост и произтичат от неправилен контрол на инвентара.

Стратегии и решения за справяне с несъответствия или спорове, свързани с поръчки за покупка

Безпроблемните транзакции не се получават от само себе си, а са резултат от целенасочена стратегия. Ето какво може да направите:

1. Внимавайте с информацията: Бъдете внимателни при въвеждането на точни данни, за да избегнете грешки.
2. Подайте поръчките навреме: Спазвайте крайните срокове или използвайте автоматизация за по-бързи поръчки.
3. Спазвайте процеса на одобрение: Придържайте се към правилата за одобрение, за да избегнете грешни покупки.
4. Работете над отношенията си с доставчиците: Добрите взаимоотношения с доставчиците решават проблеми и изграждат дългосрочни връзки.
5. Автоматизирайте проверките на наличностите: Използвайте автоматизирани системи за по-лесен контрол на наличностите и избягване на презапасяване или липса на запасяване.
   Изброените стратегии могат да ви помогнат да се справите с предизвикателствата, които се появяват в процеса свързан с поръчките за покупка.

Какво следва?

Вече стана ясно, че поръчките за покупка са жизненоважен инструмент за бизнеса. Те осигуряват сигурен запис на транзакциите, помагат за управлението на покупките и предлагат защита при спорове.

Всяка компания може да оптимизира работата си, да намали грешките и да изгради добри отношения с доставчиците си като избере правилните решения и следва изпитаните практики.

Автоматизацията на процеса за управление на поръчките, който предлагаме ние от Payhawk, е част от цялостно решение за управление на разходите, което помага на клиентите да пестят време, пари и да избягват грешките. Научете повече за автоматизацията на етапите от поръчките до заплащането тук.