Ефективното управление на поръчките за покупка (Purchase Orders) в една компания е сериозна задача. Но можете да си помогнете в нея с използването на интелигентни системи за снабдяване. Те ще ви спестят време и пари, ще намалят нужните усилия и конфликтите и ще позволят на предварително одобрените бизнес разходи да вървят безпрепятствено. Но за да се възползвате максимално от тези процеси е необходимо да знаете две неща: 1) как да ги използвате и 2) как да ги впишете в цялостната финансова и оперативна устойчивост на вашата компания. Нека ви помогнем с всичко това.
Поръчката за покупка е част от процеса по снабдяване в една компания. Тя е документ от купувача към продавача, в който подробно се описват стоките или услугите, които купувачът желае да закупи, техните количества и договорените цени.
Защо поръчките за покупка са толкова важни? Основната причина е, че те служат като официален документ на сделката между купувача и продавача и по този начин помагат да се избегнат недоразумения или грешки на следващия етап. С помощта на поръчките за покупка (и функционалностите за проследяване на поръчки като цяло) компаниите могат да поддържат ясна комуникация, да избягват грешки, да поддържат ясна одитна следа и да увеличат контрола и видимостта на извършените от компанията разходи. В държави като Великобритания и САЩ поръчките за покупка имат силата на договор и така могат да осигурят защита на двете страни в случай на спорове.
Оптимизирайте процеса по снабдяване с цялостно решение за автоматизиране на поръчките
Първата стъпка от този процес започва с компанията-купувач. Купувачът идентифицира нуждата от стоки или услуги. След това създава поръчка за покупка с всички необходими детайли – вид на стоката или услугата, количества и желаната дата на доставка.
След това купувачът изпраща поръчката за покупка на доставчика, който я преглежда и решава дали да я приеме. След като поръчката бъде доставена на купувача, той я сравнява с поръчката за покупка, за да се увери, че всичко е коректно и че е получил правилната стока с точното количество.
Процесът прилича на щафета, в която поръчката за покупка се предава от купувача на продавача и обратно.
За да бъдат наистина ефективни, поръчките за покупка трябва да са част от по-всеобхватен процес, покриващ етапите от поръчка до плащане и който също така трябва да поддържа възможността за надеждни одобрения и плащания. Можете да приложите различни стратегии и инструменти, които да ви помогнат в този процес. Някои са по-задълбочени от други, когато става въпрос за функции като процеси на одобрение, методи за плащане, автоматизация и др.
Поръчките за покупка работят най-добре в рамките на процесите на закупуване, които включват следното:
Процесът завършва с актуализиране на фирмените записи след успешното завършване на плащането.
Не всички поръчки за покупка са еднакви. Въз основа на специфичните изисквания на вашия бизнес и на вече съществуващите договорки с вашите доставчиците, съществуват няколко различни вида:
Разбирането на различните видове поръчки за покупка може да помогне на компаниите да опростят процеса на снабдяване и да намалят ръчната работа. Това е жизненоважно, за да се гарантира, че служителите могат да се съсредоточат върху стратегически инициативи, които добавят стойност.
Управлението на поръчките има своите особености. Трябва да жонглирате с множество елементи едновременно - да проследявате поръчките, да поддържате записи, да комуникирате с доставчиците и още, и още. Изключително важно е да разполагате със система, която да гарантира, че всичко върви гладко. Това може да включва използването на таблици, бази данни или специално решение за управление на поръчките, като някои от тези опции дори могат да автоматизират голяма част от работата.
Както вече споменахме, поръчките за покупка са най-ефективни, когато са част от по-широк и задълбочен процес на снабдяване. Ето защо лесното проследяване и следене на поръчките за покупка е от решаващо значение. Ето четири ефективни тактики за това:
Не забравяйте, че не всяка стратегия или решение работи за всяка компания, така че потърсете това, което работи за вас. Затова може да изтеглите и попълнете нашето ново ръководство "Усъвършенстване на обществените поръчки: Как да оптимизирате управлението на разходите от заявката до плащането", за да оцените настоящата си конфигурация и да видите какво пропускате. (Ръководството е на английски език)
Проследяването на всяка транзакция, свързана с вашите поръчки за покупка, първоначално може да изглежда трудно. Но ако успеете да се придържате към няколко ключови тактики, всичко ще стане по-лесно. Ето ги и тях:
Използвани заедно, тези тактики ще намалят риска от несъответствия, ще повишат ефективността на одита и ще ви осигурят точност.
Ясната комуникация осигурява гладко сътрудничество. Това важи с пълна сила за поръчките за покупка.
Без значение как работите с доставчиците си и какви системи използвате, следните две точки ще са ви изключително полезни, за да имате добри взаимоотношения и положителни резултати.
Въпреки че горните две предложения първоначално изглеждат като сериозен ангажимент, развиването на ефективно сътрудничество ще укрепи отношенията във вашата компания и ще спести време, пари и стрес.
След като вече говорим за софтуер, нека разгледаме системите за проследяване на поръчките. Целта на тези дигитални технологии е да направят процесите по-ефективни. Тези системи могат да проследяват поръчките, да автоматизират дейностите и да се свързват с други корпоративни системи, като например счетоводен софтуер или софтуер за управление на наличностите.
Изборът на правилния софтуер е комплексен и се състои от различни фактори. Трябва да вземете предвид бюджета си, необходимите функции и доколко добре софтуерът ще се интегрира с настоящата ви конфигурация.
Знаем, че изборът на подходящо дигитално решение за вашия бизнес изисква време и усилия. Нуждаете се не само от ефективни процеси и автоматизация на поръчките за покупка, но и от система, която да е напълно свързана с останалите ви дигитални решения. Не искате да се озовете с няколко различни софтуера за неща като корпоративни карти, управление на разходите и управление на поръчките, защото ще се наложи да търсите данни на различни места, за да оценявате и контролирате разходите си, а това бързо може да стане объркващо и неефективно.
Използването на цялостно решение за управление на разходите вероятно е най-добрият вариант, а някои от основните функции, които трябва да търсите са:
Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да извлечете максимума от вашата система за управление на поръчките.
Първо, оптимизирайте процеса си, за да намалите грешките и да подобрите ефективността. Това може да включва използване на шаблони, автоматизиране на задачите, обучение на персонала или внедряване на софтуер с автоматизация, който пести време.
Второ, договаряйте благоприятни условия с вашите доставчици. Това може да означава осигуряване на отстъпки за покупки на едро или договаряне на добри срокове за доставка.
И накрая, уверете се, че спазвате всички съответни разпоредби и отраслови стандарти. Знаейки правилата ще можете да избегнете глоби и инциденти.
Ако вашият бизнес е голям, сме сигурни, че идеята за смяна на един или няколко доставчика може да бъде плашеща. Ако пък бизнесът ви е разрастващ се, може изобщо да не ви се занимава да внедрите процес за управлението на поръчки. Но дали нещата биха изглеждали по различен начин, ако знаехте, че можете да автоматизирате процеса на поръчките за покупка, така че той да протича гладко и с минимална намеса?
Точно това може да направи за вас интелигентната система за оптимизиране на процеса на снабдяване с автоматизация на поръчките за покупка. Тя може да ви подпомогне да създавате, одобрявате, проследявате и съгласувате автоматично поръчките си за покупка, като ви освободи време, за да се съсредоточите върху други задачи.
Автоматизирането на процесите на поръчките за покупка премахва ръчната работа, като ви дава повече време да се съсредоточите върху по-значимите за вашия бизнес задачи. Времето, което обикновено отделяте за записване на данни, може да се използва за стратегически дейности.
Намаляването на грешките също е голям плюс. Без човешка намеса грешните пресмятания нс практика се елиминират. Това води до по-висок процент на точност, като се гарантира, че всеки "пример за поръчка" отговаря правилно на своята заявка.
Друго забележително предимство на някои автоматизирани системи за поръчки е повишената видимост на всяка поръчка. Всяка транзакция може да бъде проследена в реално време, от началото до края, с помощта на автоматизирана система. Резултатът е подобряване на процеса на вземане на решения, благодарение на леснодостъпната информация и по-бързата реакция при възникване на проблеми.
При поръчките за покупка могат да възникнат предизвикателства дори с най-добрите системи. Възможно е да получите неправилна заявка, да се сблъскате със закъснения или да възникнат спорове за цената. Ключът е в наличието на стратегии за бързо и ефективно разрешаване на тези проблеми. Това може да включва редовна комуникация с доставчика, задълбочено водене на документация и ясен процес за разрешаване на спорове.
Най-често срещаните проблеми, които могат да възникнат в процеса на управление на поръчките за покупка, са:
Безпроблемните транзакции не се получават от само себе си, а са резултат от целенасочена стратегия. Ето какво може да направите:
Вече стана ясно, че поръчките за покупка са жизненоважен инструмент за бизнеса. Те осигуряват сигурен запис на транзакциите, помагат за управлението на покупките и предлагат защита при спорове.
Всяка компания може да оптимизира работата си, да намали грешките и да изгради добри отношения с доставчиците си като избере правилните решения и следва изпитаните практики.
Автоматизацията на процеса за управление на поръчките, който предлагаме ние от Payhawk, е част от цялостно решение за управление на разходите, което помага на клиентите да пестят време, пари и да избягват грешките. Научете повече за автоматизацията на етапите от поръчките до заплащането тук.
Триш Туви работи за офисите ни в Обединеното кралство и САЩ, като създава маркетинг съдържание за Payhawk. От статии и реклами до сценарии за видеоклипове, Триш използва богатия си опит в създаването на информативни текстове за финансовата индустрия.