Интелигентно и лесно извличане на данни с OCR технология

Забелязвали ли сте как понякога очите ви преминават през думите, без да доловят смисъла им? Случва се на всеки. Почти невъзможно е да прочетете всяка дума на дадена страница, статия или книга всеки път. Защо? Защото това обикновено отнема твърде много време — без да се брои допълнителното натоварване на очите и усилията при въвеждането на данни.

За щастие OCR технологията революционизира сканирането и улавянето на данни, премахвайки ръчното четене и въвеждане „от картинката“. Използвана в различни индустрии, OCR технологията е жизненоважна при обработката на хартиени формуляри чрез автоматизация, включително съгласуване на разписки по кредитни карти и други процеси по обработване на данни.

Какво представлява технологията за оптично разпознаване на символи (OCR)?

OCR преобразува ръкописни или печатни материали (текст) във формати, които могат да бъдат разчетени електронно. Много компании и физически лица използват OCR софтуер, за да преобразуват хартиени документи в дигитални активи. Дигитализацията им позволява да се индексират, да се съхраняват в електронен вид и да се редактират със софтуерни инструменти, като например текстообработващи програми.

OCR технологията съществува от 70-те години на миналия век и оттогава става все по-усъвършенствана. Ранните варианти са различавали само отделни символи, но не и цели думи, докато съвременните версии могат да разпознават думи и дори параграфи.

Примерите работа, която OCR може да свърши, включват:

• Сканиране на документи в PDF с цел архивиране
• Създаване на бази данни от страници на книги с възможност за търсене
• Превръщане на ръкописни бележки или чертежи в печатен текст, който може да се редактира и запазва като дигитални файлове

Как работи OCR?

OCR софтуерът разделя изображението на отделни елементи — линии, криви и точки — и след това ги сравнява с подобни такива в база данни с познати символи. Ако има съвпадение между непознатия елемент и този в базата данни, програмата ще предположи каква буква смята, че вижда на това място на страницата. Ако има няколко възможности за всяко място от страницата, програмата ще използва методи за статистически анализ, за да реши коя буква според нея е най-вероятната правилна.

Първата стъпка при OCR е сканирането. Следващата стъпка включва анализ на визуалното съдържание на изображението и преобразуването му във форма, годна за редактиране, включително сегментиране, анализ на оформлението, изолиране и разпознаване.

Сегментирането включва идентифициране на отделни символи в сканираното изображение и изолирането им един от друг чрез използване на ограничителни полета или координатни оси.

Анализът на оформлението включва определяне на разположението на всеки символ един спрямо друг, така че OCR да може да го разпознае индивидуално по-късно. А изолирането се отнася до определянето на частите от изображението, съдържащи символи, които трябва да се обработват отделно от други части, като фонов шум или светлочувствителен материал, например водни знаци.

Какви са предимствата на OCR?

Ефективност

Сканирането на документи е по-бързо и по-точно. Когато използвате OCR технологията за обработка на хартиени формуляри, изпълнението на всяка задача отнема по-малко време, тъй като не е необходимо да въвеждате ръчно всяка част от информацията от всеки документ. Просто сканирате страниците и оставяте софтуера да свърши цялата работа вместо вас. Можете да превърнете купчината хартиени документи, в които не може да се търси информация, в дигитален файл, който е лесен за търсене, съхраняване и споделяне директно с вашата (ERP) система или счетоводен софтуер, което означава, че потокът от данни за разходите ви тече безпроблемно от момента на актуализиране на разписката до момента на приключване на месеца.

Прецизност

При конвертирането на документи в текст допускате малко или нула грешки. OCR софтуерът помага да избегнете грешки и използва усъвършенствани алгоритми за разпознаване на знаци в изображения, дори когато са изкривени или частично затъмнени. Резултатът е висококачествено дигитално представяне на документа, което можете лесно да качите във вашия счетоводен софтуер или ERP система.

Освен това точното заснемане на разписки може да ви спести хиляди, когато става въпрос за управление на разходите. Вземете например германската автомобилна компания ATU, която само за една година е спестила 2 милиона евро от възстановяване на ДДС, като е регистрирала и правилно категоризирала своите постъпления.

Сигурност

Конвертирането на документи в PDF файлове с възможност за търсене позволява използването им в защитени мрежи и онлайн портали – без риск от неоторизиран достъп. Тази допълнителна сигурност улеснява сътрудничеството на потребителите по важни проекти и достъпа до документацията, когато тя им е най-необходима.

Възможност за търсене

OCR позволява да търсите и индексирате документи, при които иначе би било невъзможно с традиционни средства (напр. PDF файлове). Това е полезно, ако искате да откриете всички споменавания на определена дума или фраза в няколко документа или места в дадена уеб страница.

Възможност за редактиране

OCR софтуерът позволява да редактирате сканиран текст (а понякога и изображения) след преобразуването му в дигитални данни. Можете също така да използвате този инструмент за преобразуване на печатен текст в машинно четим текст или дори в говор, което е полезно за конвертирането на книги в електронни книги и други видове текстово съдържание в по-достъпни формати.

Съхранение

OCR софтуерът позволява да съхранявате текстове в дигитални формати, за да ги извличате лесно по-късно. Този начин на съхранение на данни е полезен за тези, които се нуждаят от достъп до големи количества информация, тъй като не е необходимо да носят физически копия навсякъде.

Възможност за превод

OCR може да превежда документи на различни езици, без да превежда ръчно всяка дума или фраза. Автоматизираните преводи улесняват компаниите, които искат да навлязат на чужди пазари, тъй като всичко, което трябва да направят, е да създадат английска версия на своя уебсайт и след това да я пуснат през OCR, за да могат посетителите от други страни да я прочетат на родния си език.

Компоненти на OCR

Основните компоненти на една OCR система са:

1. Сканиращо устройство — Сканиращото устройство сканира документа и го превръща в електронен образ, за да можете да го съхраните в компютър или база данни.
2. Компонент за разпознаване — Компонентът за разпознаване преобразува електронното изображение в текстов файл, използвайки техники за обработка на изображения като съпоставяне на образец и извличане на характеристики.
3. OCR софтуер — OCR софтуерът взема резултата от компонента за разпознаване и го съхранява във формат, който могат да използват други приложения на вашия компютър (напр. Microsoft Word).

По какъв начин OCR технологията е полезна за управлението на разходите в малките, средните и големите предприятия?

Независимо от размера на вашия бизнес, интелигентната OCR технология предлага редица големи предимства, включително:

Бързо съгласуване: Можете да използвате софтуера си за OCR, за да сканирате партиди от транзакции наведнъж, вместо да ги въвеждате ръчно една по една. Това намалява времето, необходимо за съгласуване на картите ви, което е особено ценно, ако имате много операции с карти.

Намаляване на грешките: Когато сканирате документи накуп, има по-малко възможности за човешка грешка, тъй като процесът е по-автоматизиран. И тъй като данните вече са в текстов формат, OCR също помага за отстраняването на някои грешки (например печатни), които иначе биха се появили при ръчно въвеждане.

Без ръчна работа: Със софтуера за OCR не е необходимо физически да се преглеждат всички транзакции и да се въвеждат данните от тях – софтуерът прави всичко вместо вас. По този начин се намаляват грешките и се спестява време, без да се жертват точността или контролът на качеството върху начина, по който се въвеждат данните в отчетите или бюджетите.

Подпомага правилното бюджетиране: OCR помага при изготвянето на бюджета, тъй като позволява да работите по-ефективно и да отделяте по-малко време за въвеждане на данни, което означава повече време за други проекти, като обучение на служители, актуализиране на софтуерни системи и т.н.

Как да използвате OCR за извличане на данни във вашия бизнес

Когато управлявате бизнес, едно от най-важните неща, които трябва да направите, е да се уверите, че всички данни са точно въведени в системите ви. Точността на данните може да бъде истинско главоболие за финансовите екипи и да отнема много време. Но това не е задължително. С подходящите системи това може да стане толкова лесно, колкото да направите снимка или да качите касова бележка.

В Payhawk създаваме собствени алгоритми за машинно обучение на базата на Google OCR. Въз основа на наученото от десетки хиляди фактури тя намира и извлича съответната информация от фактурата вместо вас. Освен това можете да научите системата къде да търси информация за конкретни фактури.

Как работи OCR за картодържателите на моята компания?

Нашето софтуерно решение се състои от OCR инструмент, който автоматично извлича данни от всяко изображение или PDF документ и ги преобразува в дигитален формат (и ги прехвърля във вашия счетоводен софтуер). Това означава, че на служителите с карти Payhawk не се налага да прекарват часове в повторно въвеждане на данни, когато извършват плащания – те използват Payhawk картата си във всеки търговски обект или онлайн магазин и правят снимка на касовата бележка или качват фактура.

След това автоматично извличаме цялата необходима информация, включително име, адрес, сума на плащането и др., така че вие или вашите колеги от финансовия екип не трябва да се занимавате със събирането на данни.

Съгласуване на карти в реално време с OCR

Болезнената истина е, че повечето компании все още използват ръчни или нискокачествени автоматизирани процеси за съгласуване и отчитане, което означава, че нямат видимост за показателите на вземанията си. Те все още трябва да изчакат края на месеца, да сверят всички транзакции и след това да се уверят, че съвпадат с това, което банката казва. Тази липса на видимост ги излага на риск от загуба на пари и липса на жизненоважна видимост на паричните потоци, тъй като не знаят дали транзакциите им са завършени или не.

Най-доброто време за съгласуване е в реално време. С нашата система за съгласуване на карти, поддържана от OCR, можете незабавно да видите всички транзакции и да получите ясна представа за бизнеса си по всяко време на деня или седмицата. Можете да сверявате транзакциите си в реално време, докато те се случват, и да сте сигурни, че числата ви са точни.

Опростяване на извличането на данни с най-съвременната OCR технология

Както бизнесът ви се развива в световен мащаб, така трябва да се развиват и вашите финансови и счетоводни системи. Търсенето на OCR технологии нараства, тъй като все повече предприятия осъзнават ползите от тях. Способността да се извличат данни от различни източници, да се преобразуват в използваем формат и след това да се вкарват във финансова и счетоводна система е от съществено значение на съвременния глобален пазар.

Събирането и въвеждането на данни отнема много време и е скъпо, ако се извършва ръчно. Но с помощта на правилната OCR технология вашият бизнес може да автоматизира този процес, като оптимизира производителността си и пести ценно време.

В Payhawk нашето решение за управление на разходите, включващо OCR технология, позволява на компаниите да подобрят производителността и точността, като същевременно намаляват грешките и ускоряват съгласуването. Тя е лесна за използване и разполага с най-добрите интеграции с множество счетоводни софтуери и ERP системи, включително NetSuite, Xero и Microsoft Dynamics.

Научете как да автоматизирате процесите само с няколко клика и да имате по-широк поглед над бизнеса си. Запишете се за демо днес.