ATU спестяват над €2 млн. от възстановяване на ДДС

ATU е професионална верига от автомобилни търговски центрове и автосервизи, която е номер едно в Германия. Основана през 1985 г., фирмата има над 10 000 служители и оперира в 550 локации в Германия и Австрия, като достига годишни продажби на стойност близо €1,3 млрд.

Имахме възможността да разговаряме с финансовия директор на ATU, Себастиан Яранковски, както и със старшия мениджър проекти, Матиас Гьоц, и да разберем защо ATU избра Payhawk като партньор във финансовите предизвикателства и за по-гладко пътуване напред и нагоре.

Животът преди Payhawk

“Дигиталната трансформация е важна за нас. Преди няколко години разнасяхме хартиени фактури из Германия с два от нашите камиони”, казва Яранковски. “Един от големите проблеми беше управлението на т. нар. външни поръчки, най-вече защото над 500 офиса оперираха с индивидуални кеш системи на място. При закупуването на части от други компании в сектора браншовите ни мениджъри винаги боравеха с огромни суми в брой, генерирайки изключително много документи на хартия. С Payhawk намерихме решение как да оптимизираме процесите и да намалим общите разходи.”

Гъвкаво и прозрачно решение за управление на разходите

“Усилено търсехме решение, което да ни предостави гъвкавостта да притежаваме разплащателни карти и заедно с това да разчитаме на пълна прозрачност и контрол”, казва Яранковски.

"Най-голямото предизвикателство за нас е намаляването на разходите в брой. Не ползваме никакви други разплащателни средства и имаме нужда от тази гъвкавост в отделните ни клонове. В същото време трябва да контролираме бюджети, позволявайки определено ниво на ликвидност. Благодарение на Payhawk намерихме решение на всички тези проблеми."

С корпоративните карти Visa и софтуера за управление на разходи на Payhawk в ATU вече не се притесняват за прекомерно харчене по карти и не се налага да чакат до края на месеца, за да разберат колко точно е било похарчено. Картите на Payhawk имат вграден контрол, зададен от финансовия отдел и мениджърите на бюджетите. Тези правила са активни в приложението, което се използва от служителите и включват лимити на индивидуално и групово ниво, процеси на одобряване, възможност за замразяване, блокиране и изключване на карти, настройване на дневни лимити и лимити за теглене през банкомат, ограничения на база локация или търговец и още много други.

Засичането на плащания и разходи означава сериозна ДДС възвръщаемост

“Ръчно засичане на отчетни документи беше голяма трудност преди въвеждането на Payhawk”, споделя Гьоц. Екипът на ATU трябва да събира хартиени документи, да ги обработва ръчно, като по този начин губи часове в търсене на липсващи касови бележки и фактури. Благодарение на решението за управление на разходи на Payhawk, равняването вече е като детска игра. Притежателите на разплащателни карти просто правят плащания с Payhawk картата, снимат касовата бележка, качват я в приложението, задават съответната категория разход и това е всичко.

"Вече не се налага да гоним колеги за касови бележки и фактури. С Payhawk, служителите могат просто да качат снимка на документа в автоматизираната финансова система - като по този начин го дигитализират. През първата година промяната в ATU доведе до възстановяване на над 2 млн. евро, които компанията иначе щеше да изгуби."

Разходите мигновено се отразяват и стават видими за финансовия екип, така че той също има достъп до тях в реално време и може да определя бюджета, да изготвя прогнози и да взима своевременно решения спрямо подадената информация.

Лесно свикване с продукта

“ATU управлява верига автомобилни търговски центрове и сервизи, но местните мениджъри не винаги са добре запознати с финансовите инструменти. Отначало бяхме притеснени как ще се справят колегите ни с дигитализирането на плащанията, качването на касови бележки и фактури и навигирането в портала. Не знаехме дали преминаването към този продукт ще наложи нуждата от обучение и образователни материали”, разказва Яранковски. “Но когато събрахме картите в края на първия тестови период, получихме най-добрата обратна връзка - “Защо ни взимате картите? Не искаме да ги връщаме!”

С Payhawk бизнесите могат да управляват накуп бюджети, картови контроли, издаване на карти и още много други действия, което означава, че големите компании могат да спестяват ценно време и ресурси.

"Payhawk е решението, което търсихме толкова дълго. Сведохме плащанията в брой до нула и създадохме изключително гъвкава, сигурна и прозрачна работна среда. Вече можем бързо да разрастнем процесите за управление на разходите към стотиците мениджъри на нашите клонове.“

Благодарение на Payhawk, ATU успява да намали разходите в брой, да достигне до пълна прозрачност по отношение на корпоративните разноски и да спести милиони с коректно въведени касови бележки и фактури за възстановяване на ДДС. Готови ли сте да вземете контрола на бизнеса си в свои ръце? Запишете се за демо още днес.