A.T.U wird bargeldlos in über 550 Filialen

ATU ist Deutschlands führende Fachhandels- und Werkstattkette für Automobile. Gegründet 1985, beschäftigt ATU heute über 10.000 Mitarbeiter und betreibt rund 550 Filialen in Deutschland und Österreich mit einem durchschnittlichen Jahresumsatz von 1,3 Milliarden Euro.

Wir hatten die Gelegenheit, mit Sebastian Jarankowski, CFO von ATU, und Mathias Goetz, Senior Project Manager, zu sprechen, um zu erfahren, warum sich ATU für Payhawk entschieden hat, um die schwierigen finanziellen Herausforderungen zu meistern und eine reibungslose Zukunft zu gewährleisten.

Herausforderungen vor Payhawk

"Die digitale Transformation ist eine bedeutende Herausforderung für unser Unternehmen. Vor ein paar Jahren haben wir unsere Papierrechnungen noch mit zwei LKWs durch Deutschland transportiert", erklärt Jarankowski. "Ein großes Problem war der Umgang mit sogenannten Fremdeinkäufen, insbesondere bei über 500 Filialen mit individuellen Kassensystemen vor Ort. Wenn unsere Filialleiter Teile von anderen Unternehmen der Branche kauften, griffen sie in der Vergangenheit immer zum Bargeld, was einen enormen Papierkrieg verursachte. Mit Payhawk haben wir eine Lösung, mit der wir Prozesse verschlanken und Overhead-Kosten einsparen können."

Eine flexible und transparente Lösung

"Wir haben intensiv nach einer Lösung gesucht, die uns die Flexibilität bietet, gleichzeitig über eine Karte zu verfügen und gleichzeitig die volle Transparenz und Kontrolle zu behalten", so Jarankowski."

Unsere größte Herausforderung besteht darin, die Bargeldausgaben zu reduzieren. Wir haben keine anderen Zahlungsmittel zur Verfügung, aber wir brauchen diese Flexibilität in den einzelnen Filialen. Gleichzeitig müssen wir die Budgets kontrollieren und ein gewisses Maß an Liquidität gewährleisten. Mit Payhawk haben wir eine Lösung gefunden, die all diese Probleme in unserem Unternehmen löst.

Mit den Firmenkarten und der Ausgabenverwaltungssoftware von Payhawk muss sich ATU keine Sorgen mehr über zu hohe Ausgaben der Firmenkarten machen (oder bis zum Monatsende warten, um zu sehen, was ausgegeben wurde). Die Payhawk-Karten verfügen über integrierte Kontrollen, die von der Finanzabteilung in Zusammenarbeit mit den Budgetverantwortlichen eingerichtet werden und sich in der App der Kartennutzer widerspiegeln. Von einzelnen oder unternehmensweiten Kartenlimits, Mittelanforderungen und mehrstufigen Genehmigungsworkflows bis hin zu Kartensperrungen, Anbieter-, Standort- und Ausgaberegeln, Transaktionslimits, Tageslimits und Obergrenzen für Geldautomatenabhebungen.

Belegabstimmung führt zu hohen MwSt. Rückzahlungen

"Vor Payhawk waren manuelle Abgleiche der Belege eine große Belastung", so Goetz. Das ATU-Team musste die Papierbelege sammeln, sie manuell abgleichen und unzählige Stunden mit der Suche fehlender Dokumente verbringen. Dank der Ausgabenverwaltung von Payhawk ist der Zahlungsabgleich jetzt eine Leichtigkeit. Kartennutzer tätigen Zahlungen mit der Payhawk-Karte, fotografieren ihre Belege, fügen sie der App hinzu und wählen die richtige Kategorie - fertig.

"Seit der Implementierung von Payhawk müssen wir den Belegen nicht mehr hinterherjagen, die Manager können nun ein Foto ihres Beleges machen und diesen digitalisiert in das automatisierte Finanzsystem hochladen. Im ersten Jahr hat diese Umstellung dazu geführt, dass ATU 2 Millionen Euro vom Finanzamt zurückerhalten hat, die sonst verloren gegangen wären."

Das Finance Team erhält Echtzeit Überblick unserer Geschäftsausgaben und kann mit den richtigen Informationen auf Knopfdruck Budgets, Prognosen und aktuelle Entscheidungen treffen.

Einfache Anwendung

"ATU betreibt eine Kette von Autohäusern und Werkstätten, und unsere Zweigstellenleiter sind mit den neuen Finanzinstrumenten teilweise noch nicht vertraut. Anfangs waren wir besorgt, wie unsere Kollegen mit den neuen digitalen Zahlungsmitteln, dem Hochladen von Belegen und dem Portal zurechtkommen würden. Wir fragten uns, ob die Einführung des Produkts einen hohen Aufwand an Schulungen und Lehrmaterial bedeuten würde", so Jarankowski. "Aber als wir die Karten am Ende der ersten Testphase einsammelten, bekamen wir das beste Feedback aller Zeiten: "Warum nehmt ihr uns die Karten weg? Wir wollen sie nicht zurückgeben!"

Mit Payhawk können Unternehmen Budgets, Kartenkontrollen, die Ausgabe von Karten und vieles mehr in großem Umfang verwalten, sodass große Unternehmen viel Zeit und Ressourcen sparen können.

Payhawk ist die Lösung, nach der wir gesucht haben. Wir reduzieren die Bargeldausgaben auf null und schaffen eine hochflexible, sichere und transparente Arbeitsumgebung. Jetzt können wir unsere Ausgabenprozesse schnell auf Hunderte von Filialleitern ausweiten.

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