So steigert PrimeFlight mit Payhawk die Beschaffungseffizienz auf ein neues Niveau

Das Problem: Zu viele Systeme, kein einheitlicher Prozess

PrimeFlight ist ein Verbund von Luftfahrtunternehmen, der in nur fünf bis sechs Jahren durch schnelle Übernahmen gewachsen ist. Dieses schnelle Wachstum war spannend, brachte aber ein kompliziertes Systemchaos mit sich: Jede Einheit arbeitete nach eigenen Abläufen, es gab keinen einheitlichen Standard und die Systeme waren völlig voneinander getrennt. Die Folgen waren klar spürbar: ständige Schwierigkeiten und ineffiziente Abläufe.

Das PrimeFlight-Team wusste, dass es einen besseren Weg geben musste. Sean Taylor, Finance Director EMEA & APAC bei PrimeFlight UK, erinnert sich: „Das größte Problem lag in unserer Buchhaltungssoftware und der Vielzahl unterschiedlicher Anbieter und Systeme, mit denen wir jonglierten.“

Sean und sein Team wollten einen klaren Genehmigungsprozess für Bestellungen und Rechnungen einführen – und mehr Kontrolle bereits zu Beginn des Prozesses, statt ihre Zeit damit zu verbringen, bereits Geschehenes zu korrigieren. Dafür holten sie sich Shapes, eine schnell wachsende Buchhaltungs- und Marketingagentur, ins Boot. Ziel war eine Lösung, die Beschaffung, Ausgabenmanagement und die gesamte Finanzabteilung grundlegend verändern konnte.

Katy von Shapes beschreibt es so:

Das PrimeFlight-Team hatte keinen Genehmigungsprozess für Bestellungen... Es ging also stets darum, bereits Geschehenes zu korrigieren, statt einen klaren Prozess zu durchlaufen und den Blick nach vorne zu richten.

Die Lösung: Payhawk und Shapes – eine Plattform für alle Finanzprozesse

Als Shapes und Payhawk die Finanzstruktur von PrimeFlight neu aufbauten, hatten sie ein klares Ziel: Statt eines Flickwerks aus Systemen sollte ein durchgängiger Workflow für alle Einheiten entstehen. Das Team benötigte konsistente Genehmigungen, stärkere Kontrolle und volle Echtzeit-Transparenz – genau das liefert die neue Payhawk-Lösung.

Ein zentraler Fortschritt war die Standardisierung von Beschaffung und Projektkosten. Teams müssen keine Angebote mehr jonglieren oder Entscheidungen in endlosen E-Mail-Ketten verfolgen. Stattdessen können sie ihre Entscheidungen direkt in Payhawk dokumentieren. Lieferantenerlässe werden bereits bei der Anfrage erfasst, sodass Rechnungen später sauber übereinstimmen. Selbst typische Herausforderungen wie verspätete Angebote oder zusätzliche Arbeitsaufwände lassen sich nun über einfache Workflows abbilden. Abweichungen zwischen geplanten Kosten und der endgültigen Rechnung können sofort mit vollem Kontext genehmigt werden.

Die Automatisierung von Payhawk hat zudem viele manuelle Buchungsschritte überflüssig gemacht. Das Team muss keine Codes mehr erneut eingeben, Fehler im Kontenplan korrigieren oder Transaktionen nach der Synchronisation anpassen. Standardsteuersätze, Aufteilungsregeln und Buchungsvorgaben werden von Anfang an korrekt angewendet, sodass jede Transaktion beim ersten Mal korrekt in Xero landet.

Jim Leeves, Mitgründer von Shapes, erklärt:
„Wenn jede Position einen anderen Buchungscode oder Steuersatz benötigt, können Sie das in Payhawk anpassen, bevor es in die Buchhaltungssoftware gelangt. So wird alles korrekt in Xero verbucht.“

Nick Best, Financial Controller bei PrimeFlight UK, ergänzt:

Die Payhawk-Beschaffungslösung ist großartig und sehr automatisiert. Sie füllt die Daten vor, sodass wir nur noch auf „Senden“ klicken müssen. Buchungscodes oder andere Eingaben sind nicht mehr nötig.

PrimeFlight gewann außerdem mehr Struktur für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Zwei- und Dreifach-Abgleiche sorgen für engere Kontrolle, und Dienstleistungen können bereits nach Stunden erfasst werden, noch bevor eine Rechnung eintrifft. Jede UK-Einheit kann ihre eigenen Beschaffungsrichtlinien beibehalten, profitiert aber gleichzeitig von einem einheitlichen Prozess.

Das Ergebnis: echte Orchestrierung der Finanzprozesse. Keine manuellen Aufgaben mehr, mehr Transparenz und ein Team, das vorausschauend arbeitet, statt ständig Vergangenes zu korrigieren.

Die Ergebnisse: Schnellere Genehmigungen, Echtzeit-Transparenz und mehr Zeit für wertvolle Arbeit

Der Wechsel zu Payhawk hat den Alltag im Finanzteam von PrimeFlight grundlegend verändert. Statt Ausgaben nachträglich zu prüfen, haben sie jetzt Echtzeit-Einblicke in alle Einheiten. Das Team muss nicht mehr bis zum Monatsende warten, um den Geschäftszustand zu verstehen. Informationen sind sofort verfügbar, Entscheidungen können früher getroffen werden, Genehmigungen laufen schneller, und die Finanzabteilung bleibt dem Geschehen voraus, anstatt nur nachträglich zu reagieren.

Besonders deutlich zeigt sich der Unterschied im Kreditorenbereich, einschließlich Beschaffung und Genehmigungen. Früher manuelle und uneinheitliche Prozesse sind nun strukturiert und nachvollziehbar. Manager behalten den Überblick über anstehende Aufgaben, und Mitarbeiter können Ausgaben direkt über die Mobile-App einreichen – schnell, einfach und ohne unnötige Zwischenschritte.

Katy von Shapes fasst es so zusammen:

PrimeFlight hatte keinen einheitlichen Genehmigungsprozess. [Mit Payhawk wollen wir ihnen helfen], nach vorne zu blicken, statt nachträglich zu korrigieren. Es geht darum, Klarheit zu schaffen und mehr Zeit zu gewinnen.

Die Automatisierung reduziert zudem die Verwaltungsarbeit weiter. Buchungen werden von Anfang an korrekt angewendet, Daten fließen direkt in Xero, und das Team muss keine Einträge mehr nachbearbeiten oder manuelle Integrationen durchführen. Die Finanzorganisation kann sich endlich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, statt auf repetitive Tätigkeiten.

Für PrimeFlight ist das Ergebnis klar: Die Finanzprozesse laufen schneller, sauberer und mit deutlich größerer Sicherheit.

Nick fasst zusammen:

Mit Payhawk? Alles geht deutlich schneller. Früher mussten wir jede Position manuell zuordnen und die Integration selbst durchführen… Jetzt können wir unsere Zeit nutzen, um echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen!

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