ATU gaat cashloos en bespaart meer dan 2 miljoen euro aan BTW-teruggave

A.T.U. is Duitslands nummer 1 professionele keten van autowinkels en garagebedrijven. Opgericht in 1985, heeft A.T.U nu meer dan 10 000 werknemers en beheert ongeveer 550 vestigingen in Duitsland en Oostenrijk, met een gemiddelde jaaromzet van €1.3B.

We hadden de gelegenheid om met CFO Sebastian Jarankowski te praten en te horen waarom A.T.U. voor Payhawk heeft gekozen om hun financiële uitdagingen aan te pakken.

Het leven vóór Payhawk

"Digitale transformatie is een belangrijke uitdaging voor ons. Nog maar een jaar geleden vervoerden we onze facturen door Duitsland met twee van onze vrachtwagens. Een groot probleem is het omgaan met zogenaamde externe aankopen, vooral met meer dan 500 filialen en individuele kassasystemen ter plaatse. Bij de aankoop van onderdelen bij andere bedrijven in de sector grepen onze filiaalmanagers traditioneel altijd naar contant geld. En dit zou een enorme hoeveelheid papierwerk opleveren. We hebben nu een nieuwe oplossing gevonden met Payhawk. Onze doelen zijn om processen te stroomlijnen en te besparen op overheadkosten."

Een flexibele en transparante oplossing

"We hebben intensief gezocht naar een oplossing die ons de flexibiliteit biedt om tegelijkertijd een pas te hebben en volledige transparantie en controle te behouden. Zowel ik als CFO als al mijn collega's kennen het probleem - uiteindelijk lopen we allemaal achter bonnetjes aan.

Onze grootste uitdaging is het terugdringen van de cashgeld. Wij beschikken niet over andere betaalmiddelen, maar wij hebben die flexibiliteit in de afzonderlijke filialen nodig. Tegelijkertijd moeten we budgetten onder controle houden en een bepaald liquiditeitsniveau toestaan. In Payhawk hebben we een oplossing gevonden die al die problemen in ons bedrijf oplost.

Met de zakelijke betaalkaarten en de software voor uitgavenbeheer (expense management software) van Payhawk hoeft ATU zich geen zorgen te maken over te veel kosten die gemaakt zijn met betaalkaarten (of te wachten tot het einde van de maand om te zien wat er is uitgegeven). Payhawk kaarten hebben ingebouwde controles die worden ingesteld door de financiële afdeling in samenwerking met budgethouders en worden weergegeven in de app van de kaartgebruikers. Van stand-alone of bedrijfsbrede kaartlimieten, geldaanvragen en goedkeuringsworkflows in meerdere stappen, bevriezen, blokkeren en verwijderen van kaarten, regels voor leveranciers, locaties en onkosten, transactielimieten, daglimieten, opnameplafonds bij geldautomaten en nog veel meer.

Reconciliatie van kassabonnen betekent veel btw terugvorderen

"Vóór Payhawk waren handmatige ontvangstbevestigingen een grote last", aldus Goetz. Het ATU-team moest de papieren ontvangstbewijzen verzamelen, ze handmatig vergelijken en talloze uren verspillen aan het zoeken naar ontbrekende documenten. Nu, dankzij de uitgavenbeheer software van Payhawk, is de reconciliatie van betalingen een fluitje van een cent. Kaartgebruikers doen gewoon betalingen via de Payhawk-kaart, nemen een foto van hun ontvangstbewijs, voegen die toe aan de app, selecteren de juiste categorie (codering) en klaar is kees.

"We hoeven niet langer achter bonnetjes aan. Sinds we Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen nog maar een foto van hun bonnetje te maken - en het dus te digitaliseren - en het in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. In het eerste jaar heeft deze verandering ertoe geleid dat ATU 2 miljoen euro van de belastingdienst heeft teruggekregen die anders verloren zou zijn gegaan."

De uitgaven zijn ook onmiddellijk zichtbaar voor je financiële team, zodat zij in realtime kunnen zien wat er wordt uitgegeven en kunnen budgetteren, voorspellen en tot op de minuut nauwkeurige beslissingen nemen met de juiste informatie binnen handbereik.

Eenvoudige productadoptie

"ATU exploiteert een keten van autowinkels en -werkplaatsen, en onze filiaalmanagers zijn niet noodzakelijkerwijs het meest vertrouwd met financiële hulpmiddelen. Aanvankelijk maakten we ons zorgen over hoe onze collega's zouden omgaan met de nieuwe digitale betaalmiddelen, het uploaden van bonnen en het portaal. We vroegen ons af of de invoering van het product veel training en lesmateriaal zou vergen," vertelt Jarankowski. "Maar toen we de kaarten aan het einde van de eerste testfase ophaalden, kregen we de beste feedback ooit - "Waarom nemen jullie onze kaarten af? We willen ze niet teruggeven!"

Met Payhawk kunnen bedrijven budgetten, kaartcontroles, kaartuitgifte en meer in bulk beheren, wat betekent dat grote bedrijven essentiële tijd en middelen kunnen besparen.

Payhawk is de oplossing die we zochten. We brengen de kasuitgaven terug tot nul en creëren een zeer flexibele, veilige en transparante werkomgeving. Nu kunnen we onze uitgavenprocessen snel opschalen naar honderden filiaalmanagers.

Dankzij Payhawk kon ATU het gebruik van contant geld verminderen, volledige transparantie van de bedrijfsuitgaven krijgen en miljoenen besparen via correct gecodeerde en vastgelegde ontvangstbewijzen voor BTW-terugvordering. Klaar om de uitgaven van jouw bedrijf onder controle te krijgen? Boek vandaag nog een demo.