Het AI Office van de CFO

Finance houdt de controle. Agents doen de rest.

Een AI Agent in finance begrijpt wat een gebruiker probeert te doen, past de financiële regels van het bedrijf toe en voert een volledige workflow uit van begin tot eind. Een chatbot geeft alleen informatie terug. Een automatische regel voert één vooraf ingestelde actie uit. Een AI Agent zet een verzoek in gewone taal om in echte operationele stappen. Denk aan het aanmaken van een inkoopaanvraag, beleid toepassen, goedkeuringen routeren, een kaart uitgeven of een declaratie voorbereiden. Het werkt als een getrainde operations-partner die binnen de controlefuncties van je bedrijf blijft en het werk uitvoert in het finance-systeem.

Payhawk’s AI Agents zijn volledig ingebouwd in het platform. Daardoor werken ze binnen jouw bestaande bedrijfsregels, goedkeuringsflows, reisbeleid, kaartinstellingen, uitgaven limieten en accounting-setup. Omdat ze gestructureerde toegang hebben tot jouw echte finance-configuratie gaan ze veel verder dan vragen beantwoorden. Ze interpreteren het verzoek, kiezen de juiste workflow, volgen de goedkeuringsketen, voeren elke stap uit en loggen het hele proces. Een generieke chatbot kan dit niet omdat die jouw specifieke regels, permissies of financiële context niet kent. Payhawk’s agents werken binnen deze kaders en doen echt werk, niet alleen oppervlakkige assistentie.

Een AI Agent interpreteert een verzoek in natuurlijke taal, checkt het tegen jouw financiële beleid en goedkeuringslogica en voert de taak daarna uit in het platform. Ze verzamelen ontbrekende informatie, maken en categoriseren aanvragen, routeren goedkeuringen, geven of laden kaarten op, bereiden declaraties voor of volgen openstaande items op. Ze handelen altijd binnen de rol en permissies van de gebruiker. Dat is een belangrijk beveiligingsprincipe. Een Agent kan geen gevoelige gegevens bekijken of acties uitvoeren die de gebruiker niet mag uitvoeren. Alle acties worden gelogd en gecontroleerd volgens Payhawk's beveiligingsstandaarden, waaronder SOC 2 en ISO 27001. Hierdoor blijven de Agents veilig omdat ze strikt binnen jouw bedrijfsregels en gebruikersrechten opereren.

Memory werkt op twee niveaus. Het eerste niveau is systeemgeheugen. Dat bestaat uit alles wat je hebt ingesteld in je platform, zoals uitgaveregels, controlefuncties, reisbeleid, leveranciersrichtlijnen, goedkeuringsflows en accounting-mappings. De Agent gebruikt dit om elke actie compliant te houden. Het tweede niveau is gepersonaliseerd geheugen. Dit ontwikkelt zich per gebruiker. Een Agent leert voorkeuren zoals vaste reistijden, hotelvoorkeuren of hoe iemand graag communiceert. Zo voelt elke suggestie natuurlijk en persoonlijk, zonder toegang te krijgen tot informatie waar de gebruiker geen permissie voor heeft.

Ze ondersteunen een brede reeks dagelijkse finance-processen. Ze beheren intake voor inkoop, reizen en uitgaven. Ze begrijpen de intentie van de gebruiker en zetten een eenvoudige zin om in een gestructureerde workflow. Ze volgen de juiste goedkeuringslogica, herinneren de juiste mensen, bewegen aanvragen vooruit en voeren stappen uit zoals reizen boeken, kaarten uitgeven, kaarten opladen, declaraties voorbereiden, bonnetjes uitlezen, transacties reconciliëren en terugkerende facturen ophalen bij leveranciersportalen. Ze beantwoorden ook veelgestelde vragen over kaarten, terugbetalingen en het gebruik van het platform. Alles gebeurt binnen de regels en controlefuncties die je finance-team heeft ingesteld.

Nee. Ze automatiseren de uitvoering, maar vervangen geen menselijke besluitvorming. Ze omzeilen nooit goedkeuringsketens, limieten of beleidsregels. Als een gebruiker een beslissing moet nemen, zorgt de Agent ervoor dat het verzoek snel bij de juiste persoon komt met de juiste context. Automatisering werkt rondom de gebruiker, niet in plaats van de gebruiker. Daardoor houden de Agents het werk in beweging zonder de governance te beschadigen.

Ja. De Agents werken volledig binnen de structuur van jouw Payhawk-omgeving. Ze volgen jouw goedkeuringsflows, kaartinstellingen, aangepaste aanvraagtypes, reisbeleid, budgetten, leveranciersregels en accounting-logica. Ze interpreteren de intentie van de gebruiker en kiezen daarna de juiste workflow op basis van jouw setup. Omdat ze ook de permissies van elke werknemer overnemen, kunnen ze geen acties uitvoeren buiten de grenzen die door je finance-team zijn bepaald.

Nee. De Agents zijn ontworpen om finance-teams efficiënter te maken, niet om mensen te vervangen. Ze nemen het repetitieve werk over dat tijd kost. Denk aan bonnetjes chasen, approvers nudgen, declaraties voorbereiden, facturen ophalen of veelgestelde vragen beantwoorden. Hierdoor krijgen finance-professionals tijd voor analyse, forecasting, planning, business partnering en strategisch werk. Agents halen teams uit de continue brand-blus-modus, maar menselijke expertise blijft essentieel.

Ze worden getraind op de productlogica van Payhawk en de structuur van veelvoorkomende finance-workflows. Zodra ze in jouw omgeving worden ingeschakeld, gebruiken ze jouw beleid, goedkeuringsflows, historische aanvragen, kaartinstellingen en accounting-configuratie als operationeel kader. Dezelfde beveiligingsstandaarden gelden als in de rest van het product. Data blijft binnen Payhawk’s eigen infrastructuur. LLM-providers (Google Gemini) worden niet getraind op klantdata. Dataprivacy heeft voor ons altijd de hoogste prioriteit.

Ja. Payhawk hanteert hetzelfde beveiligingsmodel voor zijn AI Agents als voor de rest van het platform. Dit omvat SOC 2 Type II, ISO 27001, strikte rolgebaseerde toegangscontrole, encryptie en volledige auditlogs. Omdat Agents de permissies van de gebruiker overnemen, kunnen ze geen toegang krijgen tot gegevens of acties uitvoeren die de medewerker zelf niet mag uitvoeren. Alle acties worden vastgelegd en vallen onder de bestaande financiële beleidsregels van je organisatie. Hierdoor werkt elke Agent veilig binnen de beveiligings- en compliance-standaarden van jouw organisatie.

We volgen dezelfde regels voor gegevensbeveiliging als in de rest van het product. Onze eigen Agents hebben toegang tot onze data binnen de beveiligde omgeving van onze infrastructuur. Alles blijft volledig intern. Dit betekent ook dat LLM-providers (Google Gemini) niet worden getraind met gegevens van onze klanten. De privacy van klantdata heeft voor ons de hoogste prioriteit en daar doen we geen concessies aan.

AI Agents werken out of the box en kunnen direct worden ingeschakeld. Er is geen apart implementatietraject nodig omdat ze werken binnen de workflows, regels en goedkeuringslogica die je al hebt ingesteld. Voor reizen hoef je alleen je reisbeleid te bevestigen. Voor inkoop controleer je je aanvraagtypes en goedkeuringsflows. Daarna is het inschakelen van een Agent zo simpel als een schakelaar omzetten. Je kiest of de Agent in de Payhawk-app werkt of medewerkers bereikt via Slack of Microsoft Teams. De Agent is meteen beschikbaar.