Het AI Office van de CFOFinance houdt de controle. Agents doen de rest.
Jij bepaalt hoe jouw bedrijf geld uitgeeft. AI Agents nemen de rest uit handen door beleid te handhaven, goedkeuringen op te volgen en gaten op te vullen. Finance blijft in control en medewerkers kunnen gewoon doorwerken.
Controle blijft strak. Processen worden lichter.
Payhawk Agents maken compliance moeiteloos door complexe stappen om te zetten in eenvoudige gesprekken. Ze volgen jouw regels, herkennen de gewoontes van je team en zorgen dat elke uitgave natuurlijk aanvoelt.
Agents werken alleen binnen de beleidsregels, controlefuncties, goedkeuringslogica en financiële structuur die jij al hebt ingesteld. Autonomie gaat nooit ten koste van compliance.
Agents begrijpen persoonlijke gewoontes en voorkeuren van medewerkers. Daardoor voelt elke interactie natuurlijk, snel en op maat gemaakt, nooit robotachtig of herhalend.
Omdat alles gebeurt via eenvoudige gesprekken volgen medewerkers vanzelf het juiste proces, stap voor stap begeleid of volledig afgehandeld door de Agent.
Agents werken in Payhawk, Slack en Teams. Ze bereiken mensen precies daar waar ze al zijn, zodat aanvragen sneller worden opgepakt en uitgaven kunnen blijven doorlopen.
Vanuit Finance gezien is het een enorme energiebesparing. Het scheelt zoveel heen en weer met de teams. En voor de teams zelf werkt het juist versterkend. Ik noem de Financial Controller Agent inmiddels mijn nieuwe beste vriend. En de Travel Agent maakt van iets wat vroeger een uur duurde, een taak van vier minuten.
Zakenreizen die zichzelf plannen, boeken en betalen
De Travel Agent maakt van elke reis een soepel traject dat past binnen jouw beleid. Jij beschrijft je trip en de Agent doet de rest. Van de eerste aanvraag tot het boeken, betalen en de reconciliatie op reisniveau.
 1.svg){kind=small}
Zet jouw beschrijving van de reis om in een gestructureerde aanvraag met de gekozen vluchten, hotels en dagvergoeding. Daarna zet de Agent het goedkeuringsproces in gang.
De Agent adviseert vluchten en hotels wereldwijd, boekt ze en betaalt met een vooraf ingestelde of nieuwe kaart. Opties die buiten beleid vallen worden gemarkeerd en extra goedkeuringen worden aangevraagd wanneer dat nodig is.
Vluchten, hotels, taxi’s en maaltijden worden samengevoegd in één overzichtelijk reisrapport. De Agent bereidt het voor ter controle en bespaart iedereen de typische administratieve rompslomp na een trip.
Inkoop die begint met een chat en eindigt met een duidelijke, conforme bestelling
De Procurement Agent zet aanvragen in gewone taal om in volledig conforme workflows door beleid toe te passen, goedkeuringen te routeren en betalingen te verzorgen zonder handmatig opvolgen of giswerk. Een stille partner die inkoop moeiteloos maakt van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke betaling.
Zet jouw verzoek in één zin om in een volledig gestructureerde inkoopaanvraag. De Agent vraagt ontbrekende details op, bouwt de aanvraag op en zet de juiste workflow in gang.
Begrijpt wat je wilt kopen en stuurt elke aanvraag via de juiste goedkeuringsroute. De juiste approvers, reviewers en budgethouders worden automatisch betrokken en de Agent volgt op tot er een beslissing is genomen.
Na goedkeuring rondt de Agent het proces af. Dat kan het uitgeven of opladen van een kaart zijn of het doorsturen van de aankoop voor een factuurbetaling. Iedereen werkt met dezelfde context waardoor beslissingen sneller worden genomen.
Je shortcut naar duidelijkheid in betalingen en minder vragen aan finance
De Payments Agent behandelt de vragen die normaal op het bureau van het finance-team belanden. De Agent markeert mislukte transacties, legt uit waarom ze zijn mislukt en adviseert over de volgende actie. Ook beantwoordt de Agent dagelijkse platformvragen nog voordat ze finance bereiken.
Laat je weten wanneer een betaling of kaarttransactie mislukt en legt uit waarom. Waar mogelijk doet de Agent een voorstel voor de volgende stap of voert die zelfs meteen uit.
Reageert direct op vragen zoals “Waar mag ik mijn kaart voor gebruiken?” of “Is mijn terugbetaling al verwerkt?”. De Agent haalt de juiste controles, statussen of beleidsdetails op zodat je nooit hoeft te zoeken.
Werkt als productspecialist voor je team. De Agent beantwoordt onboardingvragen, legt workflows uit en laat zien hoe dingen werken waardoor adoptie voor iedereen sneller verloopt.
Declaraties die blijven doorlopen zonder dat jij hoeft na te jagen
De Financial Controller Agent neemt het werk over dat niemand leuk vindt. Bonnetjes verzamelen, velden invullen en mensen een herinnering sturen. De Agent leest documenten, koppelt ze aan transacties en zorgt dat elke declaratie blijft bewegen zonder dat jij erachteraan hoeft.
Volgt medewerkers op voor bonnetjes, ontbrekende details of niet ingediende declaraties. De Agent neemt contact op via de kanalen die ze echt gebruiken (zoals Slack of Teams) zodat niets blijft hangen.
Haalt informatie uit foto’s, PDF’s en facturen. De Agent vult de juiste velden in, categoriseert uitgaven en voegt duidelijke notities toe zodat rapporten sneller klaar zijn voor controle.
Pakt terugkerende facturen rechtstreeks van leverancierswebsites, uploadt ze en bereidt de bijbehorende declaratie voor. Maandelijkse downloads en handmatige uploads verdwijnen.
De ‘Waarom’ en de ‘Hoe’ van AI Agents
Echte antwoorden van het team dat het AI Office van de CFO heeft gebouwd. In elke aflevering laten we zien hoe AI Agents denken, handelen en beslissingen nemen zodat jij AI met vertrouwen kunt inzetten.
FAQ
Een AI Agent in finance begrijpt wat een gebruiker probeert te doen, past de financiële regels van het bedrijf toe en voert een volledige workflow uit van begin tot eind. Een chatbot geeft alleen informatie terug. Een automatische regel voert één vooraf ingestelde actie uit. Een AI Agent zet een verzoek in gewone taal om in echte operationele stappen. Denk aan het aanmaken van een inkoopaanvraag, beleid toepassen, goedkeuringen routeren, een kaart uitgeven of een declaratie voorbereiden. Het werkt als een getrainde operations-partner die binnen de controlefuncties van je bedrijf blijft en het werk uitvoert in het finance-systeem.
Payhawk’s AI Agents zijn volledig ingebouwd in het platform. Daardoor werken ze binnen jouw bestaande bedrijfsregels, goedkeuringsflows, reisbeleid, kaartinstellingen, uitgaven limieten en accounting-setup. Omdat ze gestructureerde toegang hebben tot jouw echte finance-configuratie gaan ze veel verder dan vragen beantwoorden. Ze interpreteren het verzoek, kiezen de juiste workflow, volgen de goedkeuringsketen, voeren elke stap uit en loggen het hele proces. Een generieke chatbot kan dit niet omdat die jouw specifieke regels, permissies of financiële context niet kent. Payhawk’s agents werken binnen deze kaders en doen echt werk, niet alleen oppervlakkige assistentie.
Een AI Agent interpreteert een verzoek in natuurlijke taal, checkt het tegen jouw financiële beleid en goedkeuringslogica en voert de taak daarna uit in het platform. Ze verzamelen ontbrekende informatie, maken en categoriseren aanvragen, routeren goedkeuringen, geven of laden kaarten op, bereiden declaraties voor of volgen openstaande items op. Ze handelen altijd binnen de rol en permissies van de gebruiker. Dat is een belangrijk beveiligingsprincipe. Een Agent kan geen gevoelige gegevens bekijken of acties uitvoeren die de gebruiker niet mag uitvoeren. Alle acties worden gelogd en gecontroleerd volgens Payhawk's beveiligingsstandaarden, waaronder SOC 2 en ISO 27001. Hierdoor blijven de Agents veilig omdat ze strikt binnen jouw bedrijfsregels en gebruikersrechten opereren.
Memory werkt op twee niveaus. Het eerste niveau is systeemgeheugen. Dat bestaat uit alles wat je hebt ingesteld in je platform, zoals uitgaveregels, controlefuncties, reisbeleid, leveranciersrichtlijnen, goedkeuringsflows en accounting-mappings. De Agent gebruikt dit om elke actie compliant te houden. Het tweede niveau is gepersonaliseerd geheugen. Dit ontwikkelt zich per gebruiker. Een Agent leert voorkeuren zoals vaste reistijden, hotelvoorkeuren of hoe iemand graag communiceert. Zo voelt elke suggestie natuurlijk en persoonlijk, zonder toegang te krijgen tot informatie waar de gebruiker geen permissie voor heeft.
Ze ondersteunen een brede reeks dagelijkse finance-processen. Ze beheren intake voor inkoop, reizen en uitgaven. Ze begrijpen de intentie van de gebruiker en zetten een eenvoudige zin om in een gestructureerde workflow. Ze volgen de juiste goedkeuringslogica, herinneren de juiste mensen, bewegen aanvragen vooruit en voeren stappen uit zoals reizen boeken, kaarten uitgeven, kaarten opladen, declaraties voorbereiden, bonnetjes uitlezen, transacties reconciliëren en terugkerende facturen ophalen bij leveranciersportalen. Ze beantwoorden ook veelgestelde vragen over kaarten, terugbetalingen en het gebruik van het platform. Alles gebeurt binnen de regels en controlefuncties die je finance-team heeft ingesteld.
Nee. Ze automatiseren de uitvoering, maar vervangen geen menselijke besluitvorming. Ze omzeilen nooit goedkeuringsketens, limieten of beleidsregels. Als een gebruiker een beslissing moet nemen, zorgt de Agent ervoor dat het verzoek snel bij de juiste persoon komt met de juiste context. Automatisering werkt rondom de gebruiker, niet in plaats van de gebruiker. Daardoor houden de Agents het werk in beweging zonder de governance te beschadigen.
Ja. De Agents werken volledig binnen de structuur van jouw Payhawk-omgeving. Ze volgen jouw goedkeuringsflows, kaartinstellingen, aangepaste aanvraagtypes, reisbeleid, budgetten, leveranciersregels en accounting-logica. Ze interpreteren de intentie van de gebruiker en kiezen daarna de juiste workflow op basis van jouw setup. Omdat ze ook de permissies van elke werknemer overnemen, kunnen ze geen acties uitvoeren buiten de grenzen die door je finance-team zijn bepaald.
Nee. De Agents zijn ontworpen om finance-teams efficiënter te maken, niet om mensen te vervangen. Ze nemen het repetitieve werk over dat tijd kost. Denk aan bonnetjes chasen, approvers nudgen, declaraties voorbereiden, facturen ophalen of veelgestelde vragen beantwoorden. Hierdoor krijgen finance-professionals tijd voor analyse, forecasting, planning, business partnering en strategisch werk. Agents halen teams uit de continue brand-blus-modus, maar menselijke expertise blijft essentieel.
Ze worden getraind op de productlogica van Payhawk en de structuur van veelvoorkomende finance-workflows. Zodra ze in jouw omgeving worden ingeschakeld, gebruiken ze jouw beleid, goedkeuringsflows, historische aanvragen, kaartinstellingen en accounting-configuratie als operationeel kader. Dezelfde beveiligingsstandaarden gelden als in de rest van het product. Data blijft binnen Payhawk’s eigen infrastructuur. LLM-providers (Google Gemini) worden niet getraind op klantdata. Dataprivacy heeft voor ons altijd de hoogste prioriteit.
Ja. Payhawk hanteert hetzelfde beveiligingsmodel voor zijn AI Agents als voor de rest van het platform. Dit omvat SOC 2 Type II, ISO 27001, strikte rolgebaseerde toegangscontrole, encryptie en volledige auditlogs. Omdat Agents de permissies van de gebruiker overnemen, kunnen ze geen toegang krijgen tot gegevens of acties uitvoeren die de medewerker zelf niet mag uitvoeren. Alle acties worden vastgelegd en vallen onder de bestaande financiële beleidsregels van je organisatie. Hierdoor werkt elke Agent veilig binnen de beveiligings- en compliance-standaarden van jouw organisatie.
We volgen dezelfde regels voor gegevensbeveiliging als in de rest van het product. Onze eigen Agents hebben toegang tot onze data binnen de beveiligde omgeving van onze infrastructuur. Alles blijft volledig intern. Dit betekent ook dat LLM-providers (Google Gemini) niet worden getraind met gegevens van onze klanten. De privacy van klantdata heeft voor ons de hoogste prioriteit en daar doen we geen concessies aan.
AI Agents werken out of the box en kunnen direct worden ingeschakeld. Er is geen apart implementatietraject nodig omdat ze werken binnen de workflows, regels en goedkeuringslogica die je al hebt ingesteld. Voor reizen hoef je alleen je reisbeleid te bevestigen. Voor inkoop controleer je je aanvraagtypes en goedkeuringsflows. Daarna is het inschakelen van een Agent zo simpel als een schakelaar omzetten. Je kiest of de Agent in de Payhawk-app werkt of medewerkers bereikt via Slack of Microsoft Teams. De Agent is meteen beschikbaar.
Stuur finance aan via gesprekken.
