AI agents in finance: meer dan een hype

Wat zijn AI-agents precies?

AI-agents zijn softwareprogramma’s die worden aangedreven door kunstmatige intelligentie en in staat zijn hun omgeving waar te nemen, beslissingen te nemen en acties uit te voeren om specifieke doelen te bereiken – vaak met weinig tot geen menselijke tussenkomst. Ze combineren dataverwerking, machine learning en natuurlijke taalverwerking om semi-autonoom te opereren binnen vooraf gedefinieerde kaders.

In de kern zijn het net digitale collega’s. Traditionele bots volgen vaste regels: als X gebeurt, doe Y. Maar AI-agents gaan een stap verder. Ze zijn ontworpen om doelen te begrijpen, data te interpreteren en op basis van context te handelen. Zie het als virtuele assistenten met verstand: ze kunnen omgaan met onzekerheid en weloverwogen keuzes maken – niet gewoon vakjes afvinken.

In tegenstelling tot traditionele automatiseringstools die werken met simpele if-this-then-that-logica, zijn AI-agents dynamischer. Ze kunnen redeneren, beslissingen nemen en zich aanpassen op basis van context. Ze zijn getraind om zelfstandig te werken (binnen grenzen), meerstapsprocessen uit te voeren en natuurlijk met mensen te communiceren – vaak via chat.

Kortom: het zijn digitale teamleden. Maar in plaats van pauzes te nemen of om 17.00 uur uit te loggen, draaien ze 24/7 en verhogen ze ongemerkt de productiviteit achter de schermen.

Voorbeelden uit de praktijk, in verschillende sectoren

Het blijft niet bij theorie – zo veranderen AI-agents nu al de manier van werken:

• Efficiëntie in de supply chain: Fashionplatform Miinto gebruikt Vertex AI Vision om dubbele productvermeldingen te detecteren. Het resultaat? 40% meer operationele efficiëntie en 20% hogere conversie.
• Klantenservice op schaal: Telecom Italia zette een spraakgestuurde AI-agent in die nu het merendeel van de klantgesprekken afhandelt – met 20% meer efficiëntie als gevolg.
• Kenniswerk documenteren: Commerzbank automatiseert 85% van de documentatie van klantgesprekken met AI, waardoor er meer tijd overblijft voor waardevolle taken.

Wat je hieruit kunt halen? AI-agents komen het best tot hun recht bij het stroomlijnen van complexe, terugkerende taken die veel tijd kosten en risico’s met zich meebrengen.

Waarom finance-teams de ideale toepassing zijn voor AI-agents

Bij het zoeken naar veelbelovende toepassingen voor AI-agents zijn er drie criteria die moeten worden afgevinkt:

• Repetitieve workflows – zoals onkostendeclaraties en het najagen van facturen.
• Processen met meerdere variabelen – bijvoorbeeld bepalen of een uitgave voldoet aan het bedrijfsbeleid.
• Duidelijke ROI – zeker wanneer vertragingen of fouten directe financiële gevolgen hebben.

Finance-teams hebben het allemaal. Toch zegt volgens Payhawk’s recente rapport: De CFO en de digitale kloof, slechts 35% van de CFO’s dat hun huidige tech stack aansluit bij hun behoeften en groeiplannen. Dat betekent dat maar liefst 65% van de finance leaders werkt met verouderde, inefficiënte systemen – systemen die datasilo’s creëren, besluitvorming vertragen en wereldwijde groei belemmeren. Geen verrassing dus dat drie op de vier CFO’s van plan zijn hun tech stack de komende 12 maanden grondig te vernieuwen.

Hoe je AI-agents inzet in finance – de Payhawk-aanpak

Bij Payhawk hebben we hard gewerkt aan een reeks krachtige AI-agents, speciaal ontwikkeld voor finance-teams. Samen vormen ze wat wij het AI Office van de CFO noemen.

En we hebben het hier niet over vage toekomstvisies, dit zijn praktische, taakgerichte agents die onze klanten, als onderdeel van het Payhawk Labs-programma, nu al inzetten.

Maak kennis met deze digitale collega’s.

Financial controller agent
Deze is echt een gamechanger. De Financial Controller AI-agent beheert de volledige expense-lifecycle: van het najagen van bonnetjes en goedkeuringen tot het signaleren van afwijkingen en analyseren van documenten. Het mooiste? Alles gebeurt via natuurlijke taal, of je nu in het Payhawk-platform zit, Slack gebruikt of Microsoft Teams.

Belangrijkste superkrachten:

• Declareren via chat – Medewerkers dienen declaraties in via chat, de agent vult ontbrekende info aan en vraagt ontbrekende gegevens op.
• Analyse & afwijkingsdetectie – Deze agent stuurt niet alleen reminders, maar signaleert proactief risico’s en policy-overtredingen voordat het bij een goedkeurder belandt.
• Proactief opvolgen – De agent stuurt medewerkers reminders via de juiste kanalen om openstaande bonnetjes en goedkeuringen binnen te halen, zonder dat jouw team iets hoeft te doen.

Procurement agent (in training)
Word je gek van inkoopaanvragen die eindigen in eindeloze e-mailthreads? Deze agent maakt het proces simpel. Medewerkers geven aan wat ze nodig hebben, en de agent begeleidt hen door het inkoopbeleid, verzamelt goedkeuringen en helpt zelfs leveranciers vergelijken. Geen formulieren, geen gedoe, gewoon snelle en compliant inkoop.

Travel agent (in training)
Zakenreizen boeken? Pure tijdsverspilling. Deze agent regelt alles. Van het boeken van vluchten en hotels die voldoen aan het beleid, tot het verzamelen van bonnetjes en het categoriseren van uitgaven. Finance krijgt volledig inzicht. Medewerkers krijgen tijd terug.

Payments agent (in training)
Deze agent is jouw eerste aanspreekpunt voor financiële vragen. Hij beantwoordt vragen van medewerkers over betalingen, terugbetalingen en leveranciers, onderzoekt de situatie en geeft antwoorden, zodat jouw finance team dat niet meer hoeft te doen.

De kracht van AI-agents zit in automatisering, en we hebben nu al gezien wat voor indrukwekkende resultaten dat oplevert.

Een mooi voorbeeld komt van onze klant Astrid & Miyu – een juwelenmerk met e-commerce en fysieke winkels in het VK en Europa. Zij hebben de verwerkingstijd met 66% verkort en besparen meer dan 40 uur per week voor hun team.

"Payhawk lost niet alleen onze problemen op – het gaf ons een betere manier van werken. Het team is gelukkiger, onze processen zijn soepeler en we zijn beter voorbereid op groei," zegt Stephen Wilkinson, Finance and Operations Director bij Astrid & Miyu.

Een ander voorbeeld van de kracht van automatisering komt van een van de grootste transport- en logistiekbedrijven van Europa – Discordia. Tsvetomir Uzunov, CFO bij Discordia, vertelt:

"We hebben de productiviteit van medewerkers meer dan verviervoudigd en verwachten nog meer impact naarmate ons wagenpark groeit. Dankzij de automatisering van Payhawk is onze verwerkingstijd sterk gedaald en zijn fouten door handmatige verwerking drastisch verminderd."

Doelgerichte AI. Geen omwegen.

Alle AI-agents van Payhawk zijn gebouwd op drie kernprincipes:

1. Veiligheid vanaf het ontwerp – Je data verlaat nooit onze infrastructuur. Ze wordt niet gebruikt om modellen te trainen, en toegang is strikt beperkt op basis van rollen en rechten.
2. Menselijke controle blijft centraal – Agents weten wanneer ze bevestiging moeten vragen of een beslissing moeten escaleren. Jij houdt altijd de controle.
3. Geen verstoring van je processen – Geen complexe installatie of nieuwe workflows. De agents passen in je bestaande systemen en processen en leveren vanaf dag één waarde op.

Zo start je met AI-agents in finance

Het geheim? Klein beginnen, maar slim. Bepaal waar je workflows nu de meeste tijd kosten. Test één agent in een gecontroleerde omgeving, meet het effect, en schaal dan op.

Ons eigen finance-team was als eerste betrokken bij het testen en finetunen van onze agents. Dit zijn de best practices die we in de praktijk hebben geleerd:

• Integreer AI in bestaande systemen, begin niet from scratch.
• Stel duidelijke meetpunten op. Bepaal vooraf wat ‘succes’ betekent.
• Train je team. Een beetje context doet wonderen.
• Blijf controleren. Transparantie en verantwoordelijkheid zijn cruciaal.

Zo ziet productiviteit in finance er straks uit

Met AI-agents worden finance-teams niet alleen sneller, maar ook slimmer. Door repetitieve handelingen weg te nemen, ontstaat er ruimte om te focussen op wat écht telt: betere beslissingen nemen, sneller.

De toekomst van finance is niet óf mens óf AI – het is mens mét AI. En met tools zoals de AI-agents van Payhawk, is die toekomst er nu al.

Meer weten over onze agents? Bekijk het volledige AI Office van de CFO hier.