Claves de los Agentes IA para CFOs, por un experto IT

¿Qué son los agentes de IA?

Los agentes de IA son programas de software impulsados por inteligencia artificial capaces de percibir su entorno, tomar decisiones y ejecutar acciones para alcanzar objetivos concretos, a menudo con poca o ninguna intervención humana. Combinan procesamiento de datos, aprendizaje automático y capacidades de lenguaje natural para operar de forma semiautónoma dentro de unos límites definidos.

En esencia, son como compañeros de trabajo digitales. Los bots tradicionales siguen reglas rígidas: si ocurre X, haz Y. Pero los agentes de IA van un paso más allá. Están diseñados para entender objetivos, interpretar datos y actuar según el contexto. Piénsalos como asistentes virtuales con cerebro, capaces de desenvolverse en la ambigüedad y tomar decisiones fundamentadas, no solo marcar casillas.

A diferencia de las herramientas de automatización tradicionales, que funcionan con lógicas simples del tipo “si esto, entonces aquello”, los agentes de IA son más dinámicos. Pueden razonar, tomar decisiones y adaptarse en función del contexto. Están entrenados para operar de forma independiente (dentro de ciertos límites), completar procesos complejos en varios pasos e interactuar con personas de forma natural, normalmente a través de chat.

En resumen: los Agentes IA son miembros digitales del equipo. Pero en lugar de hacer pausas o desconectarse a las 17 h, funcionan 24/7, impulsando la productividad de forma silenciosa.

Ejemplos de aplicación de IA en diferentes sectores

Esto no es solo teoría: así es como los agentes de IA ya están cambiando las reglas del juego:

• Eficiencia en la cadena de suministro: La plataforma de moda Miinto utiliza Vertex AI Vision para detectar listados de productos duplicados. ¿El resultado? Un aumento del 40% en eficiencia operativa y un 20% más de conversiones.
• Atención al cliente a gran escala: Telecom Italia implantó un agente de voz basado en IA que ahora gestiona la mayoría de las llamadas de clientes, lo que ha supuesto una mejora del 20% en eficiencia.
• Documentación del trabajo del conocimiento: Commerzbank utiliza IA para automatizar el 85% de la documentación de llamadas con clientes, liberando tiempo para tareas de mayor valor.

¿La conclusión? Los agentes de IA destacan especialmente al simplificar tareas complejas y repetitivas que consumen tiempo y generan riesgos.

¿Por qué los equipos financieros pueden aprovechar las ventajas de los Agentes IA?

A la hora de identificar casos de uso de alto impacto para los agentes de IA, hay que cumplir tres requisitos:

1. Flujos de trabajo repetitivos, como la gestión de gastos o la reclamación de facturas.
2. Procesos con múltiples variables, por ejemplo, comprobar si un gasto cumple la política interna.
3. Un ROI claro, especialmente cuando los errores o retrasos tienen consecuencias económicas.

Los equipos financieros cumplen con los tres. Aun así, según el informe Cómo los CFOs están abordando la brecha tecnológica actual de Payhawk, solo el 35% de los CFOs afirman que su stack tecnológico actual satisface sus necesidades y apoya el crecimiento. Eso significa que el 65% de los líderes financieros aún trabaja con sistemas anticuados e ineficientes, que generan silos de datos, ralentizan la toma de decisiones y obstaculizan la expansión global. No sorprende que tres de cada cuatro CFOs planeen hacer cambios importantes en su stack tecnológico en los próximos 12 meses.

Cómo incorporar agentes de IA en finanzas con Payhawk

En Payhawk, estamos construyendo potentes agentes de IA pensados específicamente para equipos financieros. Juntos forman lo que llamamos la Oficina del CFO impulsada por IA.

Y no hablamos de ideas vagas de futuro: son agentes prácticos y orientados a tareas que nuestros clientes, como parte del programa Payhawk Labs, ya están utilizando. Vamos a ver qué Agentes IA para finanzas existen en Payhawk, y cómo sacar el máximo provecho de los mismos.

Agente IA de Control Financiero
El Agente IA de control financiero de Payhawk gestiona todo el ciclo de vida del gasto: desde la solicitud de justificantes y aprobaciones, hasta la detección de anomalías y el análisis de documentos. ¿Lo mejor? Todo a través de conversaciones en lenguaje natural, ya sea en la plataforma de Payhawk, Slack o Microsoft Teams.

Y así es como ayuda a los equipos financieros a maximizar la eficiencia:

• Gestión de gastos conversacional: Los empleados suben gastos por chat, el agente completa los datos y hace seguimiento de lo que falta.
• Análisis y detección de anomalías: No solo recuerda, también detecta riesgos e incumplimientos de política antes de que lleguen al aprobador.
• Seguimiento proactivo de los gastos: Recuerda a los empleados en los canales adecuados que entreguen justificantes o aprueben gastos, sin que el equipo financiero tenga que intervenir.

Agente IA de compras (En entrenamiento)
Este agente simplifica y centraliza el proceso de compras, de forma que los equipos financieros puedan olvidarse de los largos hilos de emails. Desde la App de Payhawk, el empleado describe lo que necesita, y el Agente IA le guía según la política, solicita aprobaciones y hasta ayuda a comparar proveedores. Sin formularios, sin fricción y garantizando el cumplimiento de las políticas de gastos.

Agente IA de Viajes (En entrenamiento)
El agente IA de Viajes se encarga de todo el proceso de la gestión de un viaje de empresa: desde buscar vuelos y hoteles cuyos costes cumplan la política de empresa, hasta recoger justificantes y categorizar los gastos dentro del viaje de empresa. De este modo, finanzas obtiene visibilidad total y en tiempo real y los empleados se olvidan de rellenar largos excels al final del viaje y de recoger tickets y facturas en papel durante el viaje.

Si la gestión de gastos de viaje es un reto en tu empresa, puedes conocer cómo las funcionalidades de Payhawk te permiten agilizar la gestión de gastos de viaje, gracias a:

• Tarjetas VISA conectadas con la App para que los empleados puedan justificar los gastos en cuánto se producen, desde la App móvil
• Tecnología OCR para que los empleados puedan hacer una foto al recibir el documento y no tengan que almacenar papel (ya que Payhawk está certificada por la AEAT)
• Cálculo automático de kilometraje en la App
• Agilidad en la gestión de reembolsos
• Procesos de categorización y conciliación automática

De este modo, el equipo de finanzas dispone de información actualizada en tiempo real. Descubre más sobre la gestión de gastos de viaje con Payhawk aquí.

Agente de pagos (En entrenamiento)
El Agente IA de pagos es tu primer filtro para cualquier pregunta relacionada con pagos. Gestiona las dudas de empleados sobre reembolsos, pagos a proveedores, incidencias, etc. De este modo, el Agente se encarga de investigar y responder, para que tu equipo financiero no tenga que hacerlo y pueda centrarse en tareas que aportan más valor.

Tecnología diseñada con propósito.

Todos los agentes de IA de Payhawk están construidos sobre tres principios fundamentales:

• Máxima seguridad: Tus datos nunca salen de nuestra infraestructura. No se usan para entrenar modelos y el acceso está restringido por roles y permisos.
• Poner la persona en el centro : Los agentes saben cuándo pedir confirmación o escalar decisiones. Tú tienes siempre el control.
• Sin fricción para el arranque: Nada de configuraciones complejas ni rediseño de procesos. Los agentes se integran en tu forma actual de trabajar y aportan valor desde el primer día.

¿Cómo empezar a usar agentes de IA en finanzas?

La clave es empezar poco a poco, pero con inteligencia. Identifica los mayores cuellos de botella en tus flujos actuales. Prueba un agente en un entorno controlado, mide resultados y escala desde ahí.

Nuestro propio equipo financiero fue el primero en probar y afinar los agentes, y aquí van algunas buenas prácticas que aprendimos:

• Integra la IA en los sistemas que ya usas, no empieces desde cero.
• Define métricas claras: ¿qué significa “éxito” en este contexto?
• Forma a tu equipo: un poco de contexto marca la diferencia.
• Haz auditorías periódicas: transparencia y control son clave

Redefine la productividad de tu equipo de finanzas

Con los agentes de IA, los equipos financieros no solo trabajan más rápido: trabajan de forma más inteligente. Al eliminar tareas manuales, liberamos a las personas para que se centren en lo importante: tomar mejores decisiones, de forma más ágil.

Si quieres saber más sobre cómo acceder los Agentes IA de Payhawk, puedes consultar toda la información sobre la Oficina IA para CFOs aquí.