AI-Agenten im Finanzwesen: Mehr als nur ein Trend

Was genau sind AI Agents?

AI Agents sind Softwareprogramme, die auf künstlicher Intelligenz basieren. Sie nehmen ihre Umgebung wahr, treffen Entscheidungen und handeln eigenständig, um bestimmte Ziele zu erreichen – oft mit minimalem oder ganz ohne menschliches Zutun. Dabei verbinden sie Datenverarbeitung, maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung, um innerhalb definierter Grenzen halbautonom zu agieren.

Im Kern sind sie wie digitale Kolleginnen und Kollegen. Klassische Bots folgen starren Regeln: Sobald X eintritt, erfolgt Y. AI Agents gehen einen Schritt weiter. Sie verstehen Ziele, interpretieren Daten und handeln kontextabhängig. Stellen Sie sich virtuelle Assistenten mit Köpfchen vor, die Unklarheiten meistern und fundierte Entscheidungen treffen – statt nur Aufgaben abzuhaken.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Automatisierungstools, die einer simplen Wenn-dann-Logik folgen, sind AI Agents dynamischer. Sie können logisch denken, Entscheidungen treffen und sich an verschiedene Kontexte anpassen. Sie sind darauf trainiert, eigenständig (innerhalb bestimmter Grenzen) zu arbeiten, mehrstufige Prozesse abzuwickeln und auf natürliche Weise mit Menschen zu interagieren – oft per Chat.

Kurz gesagt: Sie sind digitale Teammitglieder. Nur dass sie keine Pausen brauchen oder um 18 Uhr Feierabend machen – sondern rund um die Uhr im Hintergrund die Produktivität steigern.

Praxisbeispiele aus verschiedenen Branchen

Es bleibt nicht bei der Theorie – so verändern AI Agents bereits jetzt die Realität im Finanzwesen:

• Effizienz in der Lieferkette: Die Fashion-Plattform Miinto nutzt Vertex AI Vision, um doppelte Produktlistings zu erkennen. Das Ergebnis? 40 % mehr operative Effizienz und 20 % höhere Conversion Rates.
• Kundenservice im großen Stil: Telecom Italia setzt einen sprachbasierten AI Agent ein, der den Großteil der Kundenanrufe übernimmt – und so die Effizienz um 20 % steigert.
• Dokumentation von Wissensarbeit: Die Commerzbank automatisiert mit AI 85 % der Dokumentation von Kundengesprächen und schafft damit Raum für wertschöpfende Aufgaben.

Fazit: AI Agents entfalten ihr Potenzial besonders bei komplexen, wiederkehrenden Aufgaben, die Zeit fressen und Risiken bergen.

Warum Finanzteams perfekt für den Einsatz von AI Agents geeignet sind

Für erfolgreiche Anwendungsfälle von AI Agents braucht es drei Voraussetzungen:

1. Wiederkehrende Workflows – etwa Spesenabrechnungen oder Rechnungsverfolgung.
2. Prozesse mit vielen Variablen – wie die Prüfung, ob Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
3. Klare Rentabilität – insbesondere, wenn Verzögerungen oder Fehler finanzielle Folgen haben.

Finanzteams vereinen all diese Punkte. Trotzdem geben laut Payhawks The New CFO Tech Gap Report nur 35 % der CFOs an, dass ihr aktueller Tech-Stack ihren Anforderungen gerecht wird und Wachstum unterstützt. Das bedeutet: 65 % der Finanzverantwortlichen arbeiten mit veralteten, ineffizienten Systemen, die Datensilos schaffen, Entscheidungen verzögern und globale Expansion erschweren. Kein Wunder also, dass drei von vier CFOs in den nächsten 12 Monaten größere Veränderungen an ihrer Technologie planen.

Wie Sie AI Agents im Finanzwesen einsetzen – mit Payhawk

Bei Payhawk haben wir eine leistungsstarke Suite von AI Agents speziell für Finanzteams entwickelt. Gemeinsam bilden sie das AI Office of the CFO.

Und wir sprechen nicht von Zukunftsvisionen – sondern von praxisnahen, auf Aufgaben fokussierten Agents, die unsere Kunden im Rahmen des Payhawk Labs-Programms bereits nutzen.

Lernen wir sie kennen.

Financial Controller Agent
Dieser Agent ist ein echter Gamechanger. Der Financial Controller AI Agent übernimmt den kompletten Ausgabenprozess – von der Beleg- und Genehmigungsnachverfolgung bis zur Anomalieerkennung und Dokumentenanalyse. Das Beste daran: Alles läuft über natürliche Sprachdialoge – direkt in der Payhawk-Plattform, Slack oder Microsoft Teams.

Seine wichtigsten Stärken:

• Konversationelle Einreichung – Mitarbeitende reichen Spesen per Chat ein, der Agent ergänzt fehlende Informationen und hakt bei Bedarf nach.
• Analyse & Anomalieerkennung – Er erinnert nicht nur, sondern erkennt proaktiv Risiken und Regelverstöße – bevor sie bei Genehmigenden landen.
• Proaktives Nachfassen – Er erinnert Mitarbeitende in den richtigen Kanälen an offene Belege und Genehmigungen – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team.

Procurement Agent (in Entwicklung)
Genervt von endlosen E-Mail-Ketten bei Beschaffungen? Dieser Agent vereinfacht den gesamten Prozess. Mitarbeitende beschreiben einfach, was sie brauchen, und der Agent führt sie durch Richtlinien, sammelt Genehmigungen und hilft beim Anbietervergleich. Keine Formulare, keine Reibung – nur schnelle, regelkonforme Beschaffung.

Travel Agent (in Entwicklung)
Geschäftsreisen buchen? Ein echter Zeitfresser. Dieser Agent übernimmt alles – von der Buchung richtlinienkonformer Flüge und Hotels bis zur Belegerfassung und Ausgabenkategorisierung. Die Finanzabteilung behält den Überblick, Mitarbeitende gewinnen Zeit.

Payments Agent (in Entwicklung)
Ihr erster Ansprechpartner für Finanzfragen. Dieser Agent beantwortet Mitarbeiteranfragen zu Zahlungen, Rückerstattungen und Lieferantentransaktionen – recherchiert Probleme und liefert Antworten, ohne dass Ihr Finanzteam eingreifen muss.

Die Magie der AI Agents liegt in der Automatisierung – und die Ergebnisse sprechen für sich.

Beispielsweise haben unsere Kunden von Astrid & Miyu – einer Schmuckmarke mit E-Commerce und Stores in Großbritannien und Europa – ihre Bearbeitungszeiten um 66 % verkürzt und über 40 Stunden pro Woche für ihr Team freigespielt.

"Payhawk hat nicht nur unsere Probleme gelöst – es hat uns eine bessere Arbeitsweise ermöglicht. Das Team ist zufriedener, unsere Prozesse laufen reibungsloser und wir sind besser für zukünftiges Wachstum aufgestellt," sagt Stephen Wilkinson, Finance and Operations Director bei Astrid & Miyu.

Ein weiteres Beispiel für die Kraft der Automatisierung kommt von einem der größten Transport- und Logistikunternehmen Europas – Discordia. Tsvetomir Uzunov, CFO von Discordia, berichtet:

"Wir haben die Produktivität unserer Mitarbeitenden mehr als vervierfacht und erwarten noch größere Effekte, wenn unsere Flotte weiter wächst. Die Automatisierung von Payhawk hat die Bearbeitungszeiten drastisch verkürzt und die Fehlerquote bei der manuellen Spesenbearbeitung deutlich reduziert."

Speziell entwickelte AI. Keine Abkürzungen.

Alle AI-Agenten von Payhawk basieren auf drei zentralen Prinzipien:

1. Von Natur aus sicher – Ihre Daten verlassen niemals unsere Infrastruktur. Sie werden nicht für das Training von Modellen verwendet, und der Zugriff ist streng rollen- und berechtigungsbasiert geregelt.
2. Menschliche Kontrolle – Unsere Agenten wissen, wann sie Bestätigung einholen oder Entscheidungen eskalieren müssen. Sie behalten jederzeit die Kontrolle.
3. Keine Unterbrechungen – Keine komplizierte Einrichtung, keine neuen Prozesse. Unsere Agenten integrieren sich nahtlos in Ihre bestehenden Abläufe und liefern vom ersten Tag an echten Mehrwert.

So gelingt der Einstieg mit AI-Agenten im Finanzwesen

Der Schlüssel liegt darin, klein, aber klug zu starten. Identifizieren Sie die größten Produktivitätsbremsen in Ihren aktuellen Abläufen. Testen Sie einen Agenten in einer kontrollierten Umgebung, messen Sie die Ergebnisse und skalieren Sie dann.

Unser eigenes Finanzteam war das erste, das unsere Agenten getestet und optimiert hat. Hier einige Best Practices, die wir dabei gelernt haben:

• AI in bestehende Systeme integrieren – nicht neu aufbauen.
• Klare Kennzahlen definieren – Erfolg muss messbar sein.
• Ihr Team schulen – ein wenig Kontext bewirkt viel.
• Kontinuierlich prüfen – Transparenz und Verantwortung sind unverzichtbar.

Produktivität im Finanzwesen neu definiert

Mit AI-Agenten werden Finanzteams nicht nur schneller – sie werden auch smarter. Indem wir manuelle Aufgaben eliminieren, schaffen wir Raum für das Wesentliche: bessere Entscheidungen, schneller getroffen.

Im Finanzwesen gehört die Zukunft nicht dem Menschen oder der AI allein – sondern ihrer Zusammenarbeit. Und mit Lösungen wie den Finanz-AI-Agenten von Payhawk ist diese Zukunft bereits Realität.

Möchten Sie mehr über unsere Agenten erfahren? Entdecken Sie das gesamte AI Office of the CFO hier.