Ausgabenmanagement bei Astrid & Miyu um 66 % verschlankt

So war das Leben vor Payhawk

Vor Payhawk arbeitete das Team von Astrid & Miyu mit verschiedenen Tools und Prozessen, um Ausgaben zu verwalten – darunter persönliche Auslagen, Rückerstattungen und ein angebundenes Spesenmanagement-Tool. Diese fragmentierten Lösungen führten zu fehlender Transparenz und Kontrolle bei Ausgaben in den Stores, im E-Commerce und im Head Office – mit zunehmend komplexen Workflows, Verzögerungen und weiteren Herausforderungen.

Stephen beschreibt die Situation so:

Vor Payhawk arbeiteten wir mit unzusammenhängenden Methoden – von Barauslagen bis hin zu einer Plattform, die unseren Anforderungen nicht gerecht wurde.

Da die Marke selbst immer erfolgreicher wurde, war dem Team klar, dass auch die Finanzprozesse zunehmend komplexer würden. Es war Zeit für eine Lösung, die mit dem Unternehmen mitwächst und das Ausgabenmanagement zentralisiert.

Lucy Payne, Head of Financial Control and Reporting, ergänzt:
„Bei der Entscheidung für Payhawk ging es nicht nur darum, aktuelle Probleme zu lösen. Wir brauchten eine Plattform, die mit uns skaliert und unsere Prozesse zukunftssicher macht – und Payhawk hat in jeder Hinsicht überzeugt.“

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Payhawk: Die perfekte Lösung für ein internationales Omnichannel-Unternehmen

Auf der Suche nach einer modernen, skalierbaren Lösung stieß Astrid & Miyu auf Payhawk.

Mit unserer Plattform konnte das Finanzteam alle Prozesse zentralisieren, Kosten präzise zuordnen und volle Ausgabentransparenz und -kontrolle über internationale Stores, E-Commerce und das Head Office (z. B. Marketing und Brand) hinweg gewinnen.

Besonders überzeugend für das Team waren unsere Firmenkarten mit individuellen Limits und anpassbaren Workflows. Genehmigungsprozesse lassen sich jetzt je nach Team und Kanal automatisieren – das spart viele Stunden manueller Nachverfolgung und Freigaben.

Stephen betont auch den internationalen Vorteil:

Payhawks Multi-Entity-Management und Mehrwährungsunterstützung sind für ein Unternehmen mit Aktivitäten in vier Ländern essenziell. Früher war die Kostenverfolgung mit landesspezifischen Plattformen und Kartenanbietern kompliziert und unübersichtlich. Mit Payhawk sind diese Herausforderungen verschwunden!

Einheitliche Ausgabenkategorisierung & nahtlose Xero-Integration

Vor Payhawk war die Kostenverteilung über E-Commerce, Stores und das Londoner Head Office hinweg ein manueller, fehleranfälliger Prozess. Das Team wusste: Das geht besser.

Heute läuft alles automatisiert und reibungslos. Das Finanzteam kann Ausgabenkategorien flexibel definieren und anpassen – jede Transaktion wird in Echtzeit korrekt zugeordnet, ob für Store-Einkäufe, E-Commerce-Logistik oder Marketing-Kampagnen. Die Karteninhaber zahlen mit ihrer physischen oder virtuellen Karte (inkl. Kartenkontrollen) und wählen in der App einfach die passende Kategorie. Nach Absenden erscheint die Ausgabe direkt im richtigen Topf – und wird automatisch in Xero übertragen. Kein mühsames Monatsende mehr, kein manuelles Abgleichen.

Stephen erklärt:

Wir können Ausgaben jetzt für jedes Team oder jede Abteilung taggen und auswerten – das gibt uns deutlich mehr Einblick in Ausgabentrends. So treffen wir bessere Entscheidungen und behalten die Kosten in allen Bereichen im Griff.

Auch die Zeitersparnis ist spürbar: Früher wurden Ausgaben meist am Monatsende gebündelt eingereicht – ein echter Engpass. Jetzt, mit unserer intuitiven Plattform und der Unterstützung durch das Finanzteam, erfolgt die Einreichung kontinuierlich über den Monat hinweg. Das Monatsende ist deutlich entspannter.

Lucy beschreibt es so:
„Wir können unsere Kreditorenbuchhaltung jetzt zwei Tage früher abschließen als mit der alten Plattform!“

Prozesse transformiert: Von Stunden auf Minuten

Die Zeitersparnis durch Payhawk ist beachtlich. Astrid & Miyu verarbeitet inzwischen rund 1.500 Ausgaben pro Monat – über 15.000 allein in diesem Jahr. Die Bearbeitungszeit sank von 60 auf nur 20 Stunden pro Woche – eine Reduzierung um zwei Drittel.

Lucy fasst es treffend zusammen:

Seit wir Payhawk eingeführt haben, werden Spesen nicht mehr als Belastung gesehen. Das hat die Stimmung im Finanzteam – und im ganzen Unternehmen – deutlich verbessert. Wir fürchten das Monatsende nicht mehr!

Zudem konnten fast alle Auslagen aus eigener Tasche abgeschafft werden – nur noch in Ausnahmefällen nötig. Mitarbeitende müssen nicht mehr auf Rückerstattungen warten, und das Unternehmen profitiert von Echtzeit-Transparenz bei allen Ausgaben.

Dank der benutzerfreundlichen App und klaren Verantwortlichkeiten verwalten Store Manager und andere Budgetverantwortliche ihre Budgets jetzt selbstständig – mit voller Kontrolle.

Eine neue Ausgabenkultur

Die Einführung von Payhawk hat bei Astrid & Miyu nicht nur die Abläufe verbessert – sie hat eine ganz neue Ausgabenkultur geschaffen.

Stephen beschreibt diesen Wandel:
„Als Finance Director ist mir finanzielle Kompetenz außerhalb der Finanzabteilung besonders wichtig. Mit Payhawk konnten wir intern die Ausgabenkultur verändern und jedem die Verantwortung für sein eigenes Budget übertragen.“

Mit 137 Karteninhabern und 224 aktiven Nutzern in vier Ländern sorgt Payhawk dafür, dass alle Ausgaben – ob aus dem Store, dem E-Commerce oder dem Head Office – nahtlos verarbeitet werden. Unsere zentrale Plattform hat fragmentierte Systeme ersetzt und ermöglicht dem Finanzteam vollständige Kontrolle, während Mitarbeitende eigenverantwortlich handeln können.

Melina Bale, Head of International Brand Marketing & Communications, ergänzt:

Die App ist super effizient – wir können Ausgaben unterwegs freigeben, dem Team mehr Eigenverantwortung geben, und ich muss nicht mehr zwei Stunden am Monatsende alle Ausgaben durchgehen!

Nächste Schritte

Für das Finanzteam von Astrid & Miyu steht die Weiterentwicklung des Schmuck-Erlebnisses in Europa an erster Stelle. Dank Payhawk konnten sie manuelle Aufgaben und Belegsuche abschaffen, Kontrolle und Transparenz verbessern – und so mehr Zeit für Wachstum und Strategie gewinnen. Gleichzeitig haben alle Mitarbeitenden die nötige Eigenverantwortung, um sicher und flexibel zu agieren.

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