Astrid & Miyu divise par 3 le temps de traitement des dépenses grâce à Payhawk

Les enjeux d’Astrid & Miyu

Avant l’adoption de Payhawk, l’équipe d’Astrid & Miyu gérait les dépenses à l’aide d’outils et de processus multiples, notamment avec un système d’avances de frais et de remboursements, ainsi qu’un système de gestion des notes de frais en plug-in. Ces outils disparates ont mené à un manque de visibilité et de contrôle sur les dépenses des boutiques physiques, des sites d’e-commerce et du siège, générant des workflows de plus en plus complexes, des retards de traitement et bien d’autres difficultés.

Stephen Wilkinson décrit les obstacles rencontrés par l’entreprise :

"Avant l’adoption de Payhawk, nous employions plusieurs méthodes disparates et inadaptées, qui allaient de notre système de remboursement d’avances de frais à une plateforme qui ne répondait pas à nos besoins."

Alors que la marque elle-même se développait et gagnait en reconnaissance, l’équipe d’Astrid & Miyu savait que les processus financiers en place allaient devenir de plus en plus complexes. Il était donc temps de se mettre en quête d’une solution capable d’évoluer avec l’entreprise et de consolider la gestion des dépenses.

Selon Lucy Payne, Responsable du contrôle financier et du reporting chez Astrid et Miyu :

"Lorsque nous avons sélectionné Payhawk, il ne s’agissait pas simplement de résoudre nos problèmes actuels. Nous avions besoin d’une plateforme qui nous aide à mettre à l’échelle nos processus et à faire face aux futures évolutions - et Payhawk remplissait toutes les conditions."

Découvrez ci-dessous le témoignage vidéo d'Astrid & Miyu (en anglais) :

Les bénéfices de Payhawk pour Astrid & Miyu

Choisir Payhawk : la plateforme idéale pour une entreprise multicanale

La solution Payhawk a permis à l’équipe Finance de consolider l’ensemble de ses processus, d’allouer des budgets correspondant précisément aux dépenses et de bénéficier d’une visibilité cruciale sur les dépenses, ainsi que d’un contrôle sur l’ensemble des équipes magasins et des équipes des différents bureaux internationaux (marketing et branding notamment).

La possibilité de tirer avantage des contrôles de cartes et des workflows personnalisables représente un atout majeur pour l’équipe Finance d’Astrid & Miyu. Cela a permis à ses membres d’automatiser les workflows d’approbation en fonction de l’équipe ou du canal concerné, ce qui leur fait gagner des heures de travail manuel.

Stephen Wilkinson met également en avant l’importance des fonctionnalités multi-entités de Payhawk pour une entreprise multinationale :

"Le fait que Payhawk prenne en charge la gestion multi-entités dans de multiples devises est essentiel pour une entreprise qui opère dans quatre pays différents. Les plateformes et les fournisseurs de cartes spécifiques à chaque pays auxquels nous faisions appel auparavant proposaient un suivi des dépenses fragmenté et chronophage. Grâce à Payhawk, nous avons pu éliminer ces obstacles."

Optimiser la catégorisation des dépenses sur l’ensemble de l’entreprise grâce à la synchronisation avec Xero

Les opérations d’Astrid & Miyu couvrent plusieurs sites d’e-commerce, des boutiques physiques et un siège situé à Londres. Avant l’adoption de Payhawk, la gestion des dépenses et l’allocation des budgets dépendaient d’un processus manuel qui avait tendance à générer des erreurs.

Désormais, l’entreprise bénéficie d’un processus fluide et automatisé. L’équipe Finance peut paramétrer et ajuster les catégories de dépenses pour s’assurer que chaque transaction – depuis les achats des boutiques physiques jusqu’aux dépenses logistiques des sites d’e-commerce, en passant par les campagnes marketing – sont classés dans la catégorie appropriée et peuvent faire l’objet d’un suivi en temps réel. Les détenteurs de cartes n'ont qu’à effectuer leurs dépenses à l’aide de la carte physique ou virtuelle (dotée de contrôles intégrés) qui leur a été attribuée, puis à sélectionner parmi les différentes catégories de dépenses prédéfinies par l’équipe Finance sur l’application. Une fois la dépense soumise, celle-ci apparaît dans la catégorie appropriée et les données sont transférées vers Xero, ce qui évite à l’équipe de passer la fin du mois à rapprocher des données disparates.

Stephen Wilkinson explique :

"Nous sommes désormais en mesure de classer et de suivre les dépenses de chacune des équipes réparties sur tous nos sites d’activité, ce qui nous permet de disposer d’informations plus claires sur les tendances sur les habitudes de dépenses. Cela nous a aidés à prendre de meilleures décisions et à contrôler les dépenses plus efficacement sur l’ensemble des départements de l’entreprise."

Cette approche optimisée a également permis de minimiser le stress lié au manque de temps. Auparavant, les membres de l’équipe Finance traitaient les dépenses à la fin de chaque mois, ce qui créait des goulots d’étranglement. Grâce à la plateforme Payhawk – et au leadership de l’équipe Finance d’Astrid & Miyu – la saisie des notes de frais est désormais répartie tout au long de la période, ce qui permet de se débarrasser d’une partie du stress de la clôture mensuelle.

Lucy Payne ajoute :

"Par rapport à la plateforme précédente, nous pouvons désormais procéder à la clôture mensuelle des factures fournisseurs deux jours plus tôt."

Traiter les notes de frais en quelques minutes

La solution Payhawk offre un gain de temps considérable. Astrid & Miyu traite désormais en moyenne près de 1 500 notes de frais chaque mois – soit plus de 15 000 au cours de l’année écoulée. L’équipe Finance a divisé le temps de traitement par trois, le ramenant de 60 heures à seulement 20 heures par semaine.

Lucy Payne commente cette transformation :

"Depuis la mise en place de Payhawk, la gestion des dépenses n’est plus perçue comme une charge. Cela a un effet positif sur le moral de l’équipe Finance – ainsi que du reste de l’entreprise – et la clôture mensuelle n’est plus un facteur de stress."

En outre, la solution Payhawk a permis à l’équipe d’éliminer presque toutes les avances de frais effectuées par les collaborateurs en les limitant à seulement quelques cas exceptionnels. Ceux-ci n’ont plus à attendre les remboursements et l’entreprise bénéficie d’une visibilité en temps réel sur l’ensemble des transactions.

Les gérants de boutiques physiques et autres responsables de budgets peuvent désormais gérer eux-mêmes leurs propres dépenses grâce à l'application Payhawk.

Adopter une gestion autonome des dépenses

L’adoption de Payhawk a non seulement contribué à améliorer le fonctionnement opérationnel d’Astrid & Miyu, mais également à donner plus d'autonomie aux équipes dans la gestion de leurs dépenses.

Stephen Wilkinson décrit les changements qu’il a constatés :

"En tant que Directeur financier, la capacité des autres départements à comprendre le fonctionnement des finances de l’entreprise est un élément essentiel à mes yeux. Grâce à Payhawk, nous avons été en mesure de transformer la façon dont nous gérons les dépenses pour tous nos collaborateurs, tout en offrant à chaque responsable la possibilité de gérer son propre budget de manière autonome."

Avec 137 détenteurs de cartes et 224 utilisateurs actifs répartis sur quatre pays, Payhawk permet à l’équipe Finance de traiter les dépenses de manière fluide, que celles-ci concernent une boutique physique, un site d’e-commerce ou le siège de l’entreprise. La plateforme centralisée a remplacé les systèmes fragmentés en permettant à l’équipe Finance de conserver un contrôle total sur les dépenses et aux collaborateurs de gérer leurs budgets respectifs.

Melina Bale, Responsable marketing & communication à l’international chez Astrid et Miyu, ajoute :

"L’application Payhawk est vraiment très efficace. Elle nous permet d’approuver les dépenses à mesure que celles-ci sont soumises et d’offrir à l’équipe une certaine autonomie. Je n’ai plus besoin de passer deux heures à examiner l’ensemble des dépenses à chaque fin de mois."

Conclusion

La priorité de l’équipe Finance d’Astrid & Miyu est de transformer l’expérience de la bijouterie en Europe. Grâce à la solution Payhawk, l’équipe Finance a pu éliminer les tâches manuelles administratives et le temps perdu à chercher des reçus manquants, tout en renforçant le contrôle et la visibilité sur les dépenses. Elle a ainsi pu se libérer du temps afin de se concentrer sur la croissance de l’entreprise et des tâches plus stratégiques. Par ailleurs, la responsabilité des budgets et dépenses repose désormais sur l’ensemble des employés, qui disposent de l’autonomie dont ils ont besoin sans avoir à prendre de risques.

Vous souhaitez découvrir les avantages de Payhawk pour votre entreprise ? Réservez une démo gratuite et personnalisée avec l’un de nos experts dès aujourd’hui.