66% minder tijd kwijt aan uitgavenbeheer bij Astrid & Miyu

Het leven vóór Payhawk

Voor de overstap naar Payhawk werkte het team van Astrid & Miyu met meerdere tools en processen voor het beheren van uitgaven. Denk aan het verwerken van persoonlijke uitgaven en de bijbehorende terugbetalingen en een losse tool voor uitgavenbeheer. Die versnipperde aanpak leidde tot een gebrek aan inzicht en controle over uitgaven in winkels, e-commerce en het hoofdkantoor. Het zorgde voor steeds complexere workflows, vertragingen en frustratie.

Stephen beschreef die uitdaging als volgt:

Voor Payhawk gebruikten we onsamenhangende methodes, van voorschotten uit eigen zak tot een platform dat simpelweg niet voldeed aan onze behoeften.

Omdat het merk in een stroomversnelling zat, wist het team dat hun financiële processen alleen maar complexer zouden worden. Het was tijd voor een oplossing die meegroeit én helpt om het uitgavenbeheer te centraliseren.

Lucy Payne, Head of Financial Control and Reporting, vult aan:
“De keuze voor Payhawk ging niet alleen over het oplossen van de problemen van vandaag. We hadden een platform nodig dat meegroeit en onze processen toekomstbestendig maakt. Payhawk voldeed aan al onze eisen.”

Bekijk het volledige verhaal hieronder >

Payhawk: De juiste keuze voor een internationaal omnichannel merk

De zoektocht naar een moderne, schaalbare oplossing bracht Astrid & Miyu bij Payhawk.

Met ons platform kon het finance-team al hun processen centraliseren, kosten correct toewijzen en volledig inzicht en controle krijgen over uitgaven in internationale winkels, e-commerce en het hoofdkantoor (zoals marketing en branding).

De zakelijke betaalkaarten inclusief intuïtieve kaartcontroles en aanpasbare workflows waren ook een schot in de roos voor het team. Ze kunnen nu goedkeuringsflows automatiseren op basis van team en kanaal, waardoor ze flink wat tijd besparen op handmatige goedkeuringen en declaratieprocessen.

Stephen benadrukt het belang van onze multi-entity functionaliteiten:

De multi-entity ondersteuning en multi-valutamogelijkheden van Payhawk zijn cruciaal voor een bedrijf dat actief is in vier landen. De landspecifieke platforms en kaartaanbieders die we eerder gebruikten maakten het volgen van kosten omslachtig en onoverzichtelijk. Maar met Payhawk zijn die problemen verdwenen.

Gestroomlijnde uitgavencategorieën en een naadloze koppeling met Xero

Met activiteiten in e-commerce, fysieke winkels en het hoofdkantoor in Londen was het beheren en correct toewijzen van kosten voorheen een handmatig en foutgevoelig proces. Het team wist dat dit efficiënter moest kunnen.

Nu verloopt het proces soepel en automatisch. Het finance-team stelt uitgavencategorieën in die ervoor zorgen dat elke transactie, van winkelinkopen tot e-commerce en marketing, meteen correct wordt gecategoriseerd. Kaartgebruikers betalen met hun fysieke of virtuele kaart (voorzien van ingebouwde limieten) en selecteren de juiste categorie in de app. Na indienen wordt de gemaakte onkostenpost direct geboekt in de juiste pot en gesynchroniseerd met Xero. Geen maandafsluiting meer vol stress en losse eindjes.

Stephen legt uit:

We kunnen nu onkosten per team of afdeling taggen en volgen. Dat geeft ons veel beter inzicht in bestedingspatronen en helpt ons betere beslissingen nemen en kosten gerichter beheersen.

Deze werkwijze bespaart ook tijd. Waar medewerkers voorheen hun declaraties aan het eind van de maand indienden – met vertragingen tot gevolg – gebeurt dit nu verspreid over de maand. Dit zorgt voor minder druk.

Lucy zegt daarover:
"We kunnen onze crediteurenadministratie nu twee dagen eerder afsluiten dan met ons vorige systeem!"

Processen transformeren: van uren naar minuten

De tijdwinst van Payhawk is indrukwekkend. Astrid & Miyu verwerkt gemiddeld 1.500 onkosten per maand, dat zijn meer dan 15.000 dit jaar. De verwerkingstijd is met tweederde verkort: van 60 naar 20 uur per week.

Lucy zegt hierover:

Sinds we Payhawk gebruiken, worden declaraties niet meer als last gezien. De sfeer in het finance-team is enorm verbeterd, en eigenlijk in het hele bedrijf. We zien niet meer op tegen het einde van de maand.

Daarnaast zijn bijna alle voorschotten uit eigen zak verdwenen. Ze worden alleen nog gebruikt in uitzonderlijke gevallen. Medewerkers hoeven niet meer te wachten op terugbetalingen, en het bedrijf heeft in realtime inzicht in alle transacties.

Filiaalmanagers en andere budgethouders beheren hun eigen uitgaven dankzij de gebruiksvriendelijke app en krachtige controlefuncties.

Een sterkere uitgavencultuur

Bij Astrid & Miyu gaat de overstap naar Payhawk verder dan operationele efficiëntie. Het heeft de uitgavencultuur binnen het bedrijf fundamenteel veranderd.

Stephen licht dat toe:

"Als Finance Director is financiële geletterdheid buiten het finance-team ontzettend belangrijk. Dankzij Payhawk hebben we intern een mentaliteitsverandering ingezet. Iedereen is nu verantwoordelijk voor zijn eigen budget."

Met 137 kaarthouders en 224 actieve gebruikers in vier landen kunnen alle kosten eenvoudig worden verwerkt, of ze nu afkomstig zijn van een winkel, uit e-commerce of van het hoofdkantoor. Het centrale platform van Payhawk verving losse systemen en gaf het finance-team weer de controle, terwijl medewerkers zelfstandig kunnen werken binnen duidelijke grenzen.

Melina Bale, Head of International Brand Marketing & Communications, vult aan:

"De app is super efficiënt. We kunnen onderweg goedkeuren, geven teams autonomie en ik hoef aan het eind van de maand niet meer twee uur aan onkosten te besteden."

Wat wordt jouw volgende stap?

Voor het finance-team van Astrid & Miyu staat het verder ontwikkelen van de ervaring rondom hun sieradenmerk in Europa centraal. Dankzij Payhawk besparen ze tijd, hoeven ze niet meer achter bonnetjes aan en hebben ze beter inzicht en controle over hun uitgaven. Die tijd kunnen ze nu besteden aan groei en strategie. Tegelijkertijd hebben teams de autonomie om zelf hun uitgaven te beheren – zonder dat het risico toeneemt.

Meer weten over wat Payhawk voor jouw retailbedrijf kan betekenen? Plan vandaag nog een gratis, persoonlijke demo in met een van onze experts.