Verbeter het goedkeuringsproces van je onkosten met onze Workflow Designer

Als je het woord 'stroomlijnen' hoort, rol je misschien met je ogen - het is weer zo'n modewoord, toch? Maar het hoeft niet... Zeker niet als het gaat om automatisering van onkosten. Het automatiseren van je uitgaven is essentieel, vooral als je bedrijf groeit en de processen complexer worden. Als je nog steeds vertrouwt op handmatige gegevensinvoer en processen, zul je veel fouten maken en veel tijd verspillen.

Wat bedoelen we met een goedkeuringsproces?

In een notendop is een "goedkeuring" het proces van het goedkeuren van uitgaven, facturen en inkooporders, waarbij meestal de medewerker betrokken is die de kosten indient en de aangewezen goedkeurder(s) die beslissen of de uitgave wel of niet toelaatbaar is.

Wanneer een medewerker bijvoorbeeld een uitgave indient, zoals een bon voor een diner met een klant, bij een aangewezen goedkeurder (laten we zeggen een teammanager), is het de verantwoordelijkheid van de teammanager om de uitgave goed te keuren of af te wijzen of om meer informatie te vragen indien nodig.

De vele uitdagingen van handmatige goedkeuringsprocessen

Naast het feit dat handmatig beheer van uitgaven, facturen en inkooporders niet effectief of schaalbaar is, wat zijn de andere grote uitdagingen?

• Er is geen audittrail. Om de bedrijfsfinanciën effectief te beheren, heb je een substantieel en nauwkeurige audittrail nodig om verantwoording en transparantie te stimuleren. Als je het proces handmatig beheert, heb je alleen een papieren audittrail, dat niet altijd nauwkeurig is en waarvan het tijdrovend kan zijn om het bij te houden.
• Het is een veel trager proces. Efficiëntie is essentieel, vooral als je bedrijf groter wordt. Handmatig uitgaven beheren kan onmogelijk lijken naarmate je meer werknemers in dienst neemt en de processen complexer worden. Medewerkers verwachten tijdige terugbetalingen en belanghebbenden verwachten financiële zichtbaarheid.
• Je kunt geen effectieve opeenvolgende goedkeuringsprocessen implementeren. Wanneer meerdere mensen vragen om bepaalde, misschien grote uitgaven goed te keuren, kan je meer financiële controle, zichtbaarheid en verantwoording geven in de hele organisatie. Maar dit kan eeuwen duren als je het proces handmatig beheert, met talloze e-mails heen en weer en zelfs papierwerk! Technologie kan eenvoudige aangepaste goedkeuringsprocessen met meerdere opeenvolgende stappen mogelijk maken.
• Je hebt geen fijnmazige controle over budgetten. Wanneer je uitgaven handmatig goedkeurt, kun je geen individuele, team- of projectbudgetten instellen en uitgavenpatronen eenvoudig of snel controleren. Het doorspitten van mappen, excel-cellen en enveloppen zorgt voor een onoverzichtelijk beeld en een gebrek aan controle, waardoor het algehele zicht op de bedrijfsuitgaven ernstig wordt beperkt en het moeilijk is om toekomstige groei nauwkeurig te voorspellen en te plannen.

Gezien al deze uitdagingen, en nog veel meer, is het cruciaal om een geautomatiseerd goedkeuringsproces te implementeren voor je uitgaven, facturen en inkooporders. Dit helpt je uitgaven efficiënt te beheren, flexibel te blijven en te voorkomen dat je vastloopt door trage goedkeuringen.

Je goedkeuringsproces automatiseren

Geautomatiseerde goedkeuringen zijn een belangrijk kenmerk van oplossingen voor uitgavenbeheer, die de controle en autorisatie van uitgaven, facturen en inkooporders stroomlijnen.

Neem bijvoorbeeld de beste verkoopmedewerker van bedrijf X, Maria.

Maria's bedrijf maakt gebruik van een oplossing voor uitgavenbeheer met zakelijke betaalkaarten en een app voor uitgavenbeheer. Tot nu toe heeft ze haar zakelijke kaart gebruikt voor reizen naar vergaderingen en evenementen en om aan een aantal goede leads voor het product te werken. Ze heeft echter niet veel budget meer over, dus logt ze in op haar uitgavenbeheer app en selecteert "Geld aanvragen". Als haar bedrijf een oplossing gebruikt die tijdbesparende automatisering biedt, kan de goedkeuring van haar aanvraag voor extra budget binnen enkele seconden worden voltooid. Dit kan automatisch gebeuren als het aangevraagde bedrag onder een bepaalde limiet ligt, of met één of twee extra stappen als het boven die limiet ligt.

Dat is slechts één voorbeeld, maar er zijn veel manieren waarop automatisering je processen kan ondersteunen. Hier zijn een paar dingen om te overwegen:

1. Voordat je op zoek gaat naar automatiseringssoftware voor de boekhouding, moet je eerst op een rijtje zetten welke soorten bedrijfsuitgaven je bedrijf moet verwerken (facturen, inkoopaanvragen, personeelsuitgaven, vergoedingen), hoe je voor elk daarvan goedkeuringen verwerkt en ten slotte wie de respectievelijke goedkeurders zijn en welke voorwaarden elke workflow in gang zetten (uitgaven boven de €1000 moeten bijvoorbeeld door een bepaalde persoon of bepaalde personen worden gecontroleerd). Idealiter kun je tijdens deze voorlopige analyse wrijvingsgebieden identificeren (knelpunten bij goedkeuring, malafide uitgaven, enz.) en potentiële kansen voor verbetering (extra goedkeurders voor betere controle of het verwijderen van goedkeurders die geen waarde toevoegen aan je bedrijf).

2. Vervolgens is het tijd om de juiste softwareleverancier voor uitgavenbeheer te vinden die ondersteuning biedt voor geautomatiseerde goedkeuringsworkflows, krachtige functies voor uitgavenbeheer, fantastische klantondersteuning, en robuuste beveiligings- en beheercontroles.

Het zou eenvoudiger moeten zijn om ervoor te zorgen dat de software aansluit op je bedrijfsbehoeften, omdat je al inzicht hebt in je huidige proces en hoe je dit kunt verbeteren.

3. Vervolgens is het tijd om je goedkeuringsproces voor elk onkostentype te automatiseren. De software die je kiest, wordt meestal geleverd met teamtraining en ondersteuning wanneer je je workflows voor het eerst instelt. Vergeet niet om realtime meldingen in te schakelen voor alle goedkeurders, zodat workflows efficiënt verlopen.

Let op: Om alle uitgaven conform de regels te houden, moet je ervoor zorgen dat je de naleving van het uitgavenbeleid afdwingt door middel van automatisering. Dit omvat het eisen van ontvangstbewijzen bij het uploaden van digitale uitgaven, het afdwingen van bestedingslimieten om budgetten onder controle te houden of zelfs automatische blokkering van betaalkaarten als de werknemer facturen of ontvangstbewijzen heeft gemist.

4. Auditeer en optimaliseer je proces vanaf nu. Met software voor uitgavenautomatisering is het veel eenvoudiger om een duidelijk beeld te krijgen van de financiën van je bedrijf. Dit overzicht houdt de bedrijfsfinanciën te allen tijde flexibel en transparant en geeft je de kans om problemen met uitgavenpatronen of complianceproblemen snel op te sporen.

Hoe je goedkeuringsworkflows voor uitgaven kunt aanpassen met Payhawk

Wij bieden onze klanten waardevolle hulpmiddelen om hun workflows voor het goedkeuren van onkosten beter te beheren. Lees verder voor meer informatie over hoe je workflows kunt aanpassen met Payhawk.

Gebruik onze nieuwe Workflow Designer voor complexe workflowbehoeften

Met onze Workflow Designer kunnen bedrijven verschillende goedkeuringsstromen instellen voor verschillende soorten bedrijfsuitgaven, zodat grotere organisaties de goedkeuringsworkflows perfect aan hun behoeften kunnen aanpassen. Complexe workflows kunnen gemakkelijk worden aangepast, dus waar personeelsuitgaven een eenvoudigere workflow doorlopen, kunnen goedkeuringen van facturen en inkooporders een veel complexer proces doorlopen, dat Payhawk gemakkelijk kan automatiseren.

Jouw goedkeuring kan zo eenvoudig zijn als alleen de goedkeuring van een teammanager of zo complex als de goedkeuring van een inkooporderaanvraag die door meerdere teams en stadia gaat. Elk goedkeuringsproces heeft drie hoofdgebeurtenissen: een trigger - wat het proces in gang zet - een voorwaarde en een actie.

Bijvoorbeeld:

• Trigger: Laten we zeggen dat een werknemer een aankoopaanvraag indient
• Voorwaarde: De aanvraag, ongeacht het bedrag, gaat via de teammanager voor initiële goedkeuring. Als het verzoek meer dan €5.000,00 is, wordt het ook naar de afdelingsmanager gestuurd.
• Voorwaarde: Zodra de teammanager (en afdelingshoofd) het verzoek goedkeurt, wordt het tegelijkertijd doorgestuurd naar InfoSec en Legal voor beoordeling.
• Voorwaarde: Zodra InfoSec en Legal het verzoek goedkeuren, wordt het doorgestuurd naar Inkoop voor definitieve goedkeuring.
• Actie: Na goedkeuring wordt het verzoek een inkooporder
• Actie: Inkooporder wordt verzonden naar de leverancier.

Laten we nu een ander scenario bekijken:

• Trigger: Een factuur van de leverancier wordt geüpload naar Payhawk.
• Voorwaarde: ALS een factuurbedrag lager is dan €100, is er geen goedkeuring nodig.
• Voorwaarde: ALS een factuurbedrag lager is dan €1.000,00, moet de teammanager de factuur goedkeuren
• Voorwaarde: ALS een factuurbedrag tussen €1.000,00 en €5.000,00 is, moet de financieel directeur de factuur goedkeuren
• Voorwaarde: ALS een factuurbedrag hoger is dan €5.000,00, moet de CFO de factuur goedkeuren
• Actie: Zodra de factuur is goedgekeurd, wordt deze gerouteerd om te worden gecontroleerd en betaald.

Dus of je nu goedkeuring nodig hebt van één persoon of van meerdere personen, de nieuwe workflow designer van Payhawk maakt het allemaal mogelijk.

Het maakt niet uit hoe groot je organisatie is, hoeveel entiteiten je hebt of hoeveel verschillende goedkeuringsworkflows je wil instellen, je kunt het allemaal eenvoudig beheren vanaf één plek binnen het Payhawk portaal. Je kunt eenvoudig een combinatie van zowel sequentiële als niet-sequentiële stappen definiëren en categorie goedkeurders instellen om meerdere niveaus van goedkeuringen te ondersteunen, d.w.z. categorie manager, categorie level 2 manager, enzovoort.

Een specifiek goedkeuringsproces instellen op basis van het bedrag

Met onze nieuwe Workflow Designer kun je goedkeuringsworkflows instellen op basis van het bedrag, per budget (gerouteerd naar een kostenplaats of categorie) en per afdeling. En je kunt zelfs workflows voor inkooporders instellen.

Door gebruik te maken van de bovenstaande goedkeuringsstromen kun je ervoor zorgen dat alles door de juiste mensen wordt goedgekeurd en kun je het proces zo soepel en efficiënt mogelijk laten verlopen.

Een voorbeeld:

Binnen de Payhawk oplossing kun je complexe voorwaarden definiëren voor je onkostencontroles met stappen op basis van het bedrag, de waarde van het klantveld en de waarde van de categorie.

Dus, als categorie = SaaS + bedrag > 10.000 keurt X het goed.

Dit geeft je gedetailleerde controle over hoe elk onkostentype wordt goedgekeurd en welke workflow het volgt.

Je kunt zelfs goedkeuringsstappen een naam geven en uitgaven filteren op basis van de goedkeuringsstap die nog in behandeling is.

De voordelen van het automatiseren van goedkeuringsprocessen voor uitgaven, facturen en inkooporders

Er zijn zoveel voordelen verbonden aan het automatiseren van goedkeuringsprocessen voor onkosten, facturen en inkooporders, en niet in de laatste plaats aan het ondersteunen van je bedrijf bij verder groeien. Hoe groter je organisatie wordt, hoe complexer de processen worden, hoe meer mensen onkosten indienen, hoe meer entiteiten er te beheren zijn en de lijst gaat maar door....

Het antwoord op complexe behoeften? Eenvoudige, geautomatiseerde processen - zoals onze Workflow Designer, waarmee je:

• Verhoogde nauwkeurigheid en efficiëntie ervaart. Door de technologie automatisch problemen te laten signaleren of gegevens uit ontvangstbewijzen te laten halen, stroomlijn je het hele proces van begin tot eind.
• Minder handmatige fouten en vertragingen hebt. Met geautomatiseerde workflows hoef je niet dagen of weken te wachten op terugbetaling. In plaats daarvan worden goedkeurders in realtime op de hoogte gebracht van de indiening en kunnen ze onmiddellijk actie ondernemen vanaf hun telefoon of desktopcomputer.
• De naleving van het uitgavenbeleid verbetert. Door je onkostenbeleid in de software in te bouwen, wordt het moeilijk, zo niet onmogelijk, om onkosten goed te keuren die niet kloppen of die niet in overeenstemming zijn met het onkostenbeleid.

Lees meer over onze Workflow Designer, hoe het werkt en hoe het jouw organisatie kan helpen. Vraag een demo aan.