Mejora el proceso de aprobación de gastos con un Diseñador de flujos de aprobación personalizable

Mejora tu proceso de aprobación de gastos con el Diseñador de flujos de aprobación

Oír la palabra "simplificar" puede hacerte poner los ojos en blanco: es otra palabra de moda en el mundo empresarial, ¿verdad? Pues no, especialmente cuando se trata de automatizar los gastos.

Payhawk es uno de los mejores softwares de gestión de gastos y pagos del mercado y está enfocado en grandes y medianas empresas. En esta guía descubrirás cómo sacarle el máximo provecho en los primeros 30 días.

La automatización de los gastos es esencial, sobre todo a medida que la empresa crece y los procesos se vuelven más complejos. Si sigues confiando en la introducción manual de datos, acabarás cometiendo muchos errores y perdiendo un tiempo muy valioso.

¿Qué entendemos por proceso de aprobación?

En pocas palabras, una "aprobación" es el proceso mediante el cual se validan gastos, facturas y órdenes de compra. Normalmente, este proceso involucra al empleado que presenta el gasto y a uno o varios aprobadores asignados, quienes deciden si el gasto es permisible o no.

Por ejemplo, cuando un empleado presenta un gasto (como el recibo de una cena con un cliente) a un aprobador (por ejemplo, un jefe de equipo), es responsabilidad del jefe de equipo aprobar o rechazar el gasto, o pedir más información si es necesario.

Los numerosos retos de los procesos de aprobación manuales

La gestión manual de la aprobación de gastos, facturas y órdenes de compra no es eficaz ni escalable. Aquí detallamos los principales retos:

• Falta de pista de auditoría: Para gestionar eficazmente las finanzas de la empresa, necesitas una pista de auditoría precisa y sustancial que fomente la responsabilidad y la transparencia. La gestión manual proporciona solo un registro en papel, que puede no ser preciso y cuya actualización conlleva mucho tiempo.
• Proceso más lento: La eficiencia es esencial, especialmente a medida que tu empresa crece. La gestión manual de los gastos puede volverse inviable con un mayor número de empleados. Los empleados esperan reembolsos a tiempo y las partes interesadas demandan visibilidad financiera, algo difícil de ofrecer con una gestión manual.
• Dificultad para implementar aprobaciones secuenciales: Requerir la aprobación de varias personas para ciertos gastos importantes puede proporcionar mayor control financiero, visibilidad y responsabilidad. Sin embargo, este proceso es muy lento cuando se gestiona manualmente e implica numerosos correos electrónicos, idas y venidas e incluso documentos en papel. La tecnología puede simplificar y personalizar los flujos de aprobación de manera eficiente.
• Falta de control exhaustivo sobre los presupuestos: La gestión manual de aprobaciones no permite establecer y supervisar fácilmente presupuestos individuales, de equipo o de proyecto. Buscar en carpetas, hojas de Excel y sobres físicos deja una visión desconectada y falta de control, limitando gravemente la visibilidad general del gasto y dificultando la previsión y planificación del crecimiento futuro.

Dado estos desafíos, necesitas implementar un proceso de aprobación automatizado para gastos, facturas y órdenes de compra, que permita gestionar el gasto de manera eficiente, mantener la agilidad y evitar demoras en las aprobaciones.

Cómo automatizar tu proceso de aprobación

Las aprobaciones automatizadas son una característica clave de las soluciones de gestión de gastos, ya que agilizan la revisión y autorización de gastos, facturas y órdenes de compra.

Por ejemplo, tomemos el caso de María, la mejor vendedora de la empresa X.

La empresa de María utiliza una solución de gestión de gastos que incluye tarjetas corporativas y una aplicación de gestión de gastos. Hasta ahora, ha estado utilizando su tarjeta corporativa para asistir a reuniones y eventos y trabajar en algunas oportunidades para la empresa. Pero está peligrosamente escasa de fondos, así que entra en su aplicación de gestión de gastos y selecciona "Añadir fondos". Si su empresa utiliza una solución automatizada que ahorra tiempo, la aprobación de su solicitud de fondos puede completarse en cuestión de segundos, automáticamente si es inferior a una cantidad determinada, o con uno o dos pasos adicionales si es superior.

Este es solo un ejemplo de cómo la automatización puede transformar los procesos. Te explicamos de forma muy sencilla cómo empezar:

1. Analiza tus procesos actuales: Antes de buscar un software de automatización, enumera los tipos de gastos que tu empresa debe procesar (facturas, solicitudes de compra, gastos de empleados, reembolsos), cómo gestionas las aprobaciones de cada uno y quiénes son los aprobadores respectivos y las condiciones que activan cada flujo de aprobación. Durante este análisis preliminar, identifica áreas de fricción (cuellos de botella en la aprobación, gastos no autorizados, etc.) y posibles oportunidades de mejora (aprobadores adicionales para un mejor control o eliminación de los que no aportan valor).

2. Encuentra el proveedor de software adecuado: Busca un proveedor de software de gestión de gastos que admita la automatización de flujos de aprobación, funcionalidades de gestión de gastos, soporte al cliente excepcional y sólidos controles de seguridad y gobernanza. Asegúrate de que el software se alinea con las necesidades de tu negocio, basándote en el análisis de tus procesos actuales y en la mejora de los mismos.

3. Automatiza el proceso de aprobación: Comienza a automatizar el proceso de aprobación para cada tipo de gasto. El software que elijas debería incluir formación para el equipo y asistencia para configurar los flujos de aprobación por primera vez. Activa las notificaciones en tiempo real para todos los aprobadores para que los flujos de aprobación sean eficientes.

Importante: Para que todos los gastos cumplan con la normativa, asegúrate de implementar la política de gastos mediante la automatización. Esto incluye exigir recibos al cargar gastos digitales, aplicar límites de gasto para mantener los presupuestos bajo control o incluso bloquear automáticamente las tarjetas corporativas si el empleado no ha proporcionado facturas o recibos.

4. Audita y optimiza tu proceso: Con el software de automatización de gastos, es mucho más fácil obtener una imagen clara de las finanzas de tu empresa. Esta visualización del gasto en tiempo real mantiene las finanzas ágiles y transparentes, permitiéndote detectar rápidamente problemas en los patrones de gasto o en el cumplimiento.

Cómo personalizar tus flujos de aprobación de gastos con Payhawk

Proporcionamos a nuestros clientes valiosas herramientas para ayudarles a gestionar mejor sus flujos de aprobación de gastos. Sigue leyendo para saber más sobre cómo puedes personalizar tus flujos de aprobación con Payhawk.

Utiliza nuestro nuevo Diseñador de flujos de aprobación para hacer fácil lo difícil

Nuestro Diseñador de flujos de aprobación permite a las empresas configurar diferentes flujos de aprobación para los distintos tipos de gastos, de manera que las organizaciones más grandes puedan personalizar estos flujos de acuerdo con sus necesidades específicas. Puedes acomodar fácilmente flujos de aprobación complejos, de modo que mientras los gastos de los empleados pueden pasar por un flujo de aprobación más sencillo, las aprobaciones de facturas y órdenes de compra pueden pasar por un proceso mucho más elaborado, que Payhawk puede automatizar eficientemente. En definitiva, Payhawk se adapta a ti y no al revés.

Tu flujo de aprobación puede ser tan simple como la aprobación de un jefe de equipo o tan complejo como la aprobación de una solicitud de orden de compra que pase por múltiples equipos y etapas. Cada proceso de aprobación tiene tres componentes principales: un desencadenante (gracias al cual se activa una secuencia específica), una condición y una acción.

Por ejemplo:

• Desencadenante: Un empleado envía una solicitud de compra.
• Condición: La solicitud, independientemente del importe, pasa por el jefe de equipo para su aprobación inicial. Si la solicitud supera los 5.000 €, también se envía al jefe de departamento.
• Condición: Una vez que el jefe de equipo (y el jefe de departamento) aprueban la solicitud, se envía simultáneamente a los departamentos de InfoSec (Seguridad de la Información) y el departamento Legal para su revisión.
• Condición: En cuanto InfoSec y Legal aprueban la solicitud, se envía a Compras para su aprobación final.
• Acción: Una vez aprobada, la solicitud se convierte en una orden de compra.
• Acción: Se envía el pedido al proveedor.

Veamos ahora un escenario diferente:

• Desencadenante: Se carga una factura de un proveedor en Payhawk.
• Condición: Si el importe de la factura es inferior a 100 €, no se necesita aprobación.
• Condición: Si el importe de una factura es inferior a 1.000 €, el responsable del equipo deberá aprobarla.
• Condición: Si el importe de una factura está entre 1.000 € y 5.000 €, el director financiero necesita aprobarla.
• Condición: Si el importe de una factura es superior a 5.000 €, el director financiero y el CFO deben aprobarla.
• Acción: Una vez aprobada la factura, pasa al departamento financiero para que un contable pueda revisarla y pagarla.

No importa lo grande que sea tu organización, cuántas entidades tenga o cuántos flujos de aprobación diferentes desees configurar, puedes gestionarlo todo fácilmente desde un único lugar dentro del portal de Payhawk. Puedes definir una combinación de pasos secuenciales y no secuenciales y configurar aprobadores de categoría para obtener múltiples niveles de aprobación, como responsable de categoría, responsable de subcategoría, etc.

Establece un proceso de aprobación específico en función del importe

Con nuestro nuevo Diseñador de flujos de aprobación, puedes establecer flujos de aprobación basados en el importe del gasto. Esto asegura que los gastos pequeños puedan ser aprobados rápidamente (como en el caso de Maria), mientras que los gastos más grandes pasan por un proceso de revisión más exhaustivo.

Conclusión

Automatizar el proceso de aprobación de gastos, facturas y órdenes de compra es crucial para mejorar la eficiencia, la precisión y la transparencia financiera de tu empresa. Con el Diseñador de flujos de aprobación de Payhawk, puedes personalizar y optimizar estos flujos de manera que se adapten perfectamente a las necesidades específicas de tu organización. Esto no solo ahorra tiempo y reduce errores, sino que también garantiza un control financiero más riguroso y una mayor responsabilidad en toda la empresa. Habla con uno de nuestros expertos para ver cómo funciona la nueva funcionalidad.