So konfigurieren Sie individuelle Genehmigungsprozesse mit dem Workflow Designer

Wenn Sie das Wort “Optimierung” hören, rollen Sie vielleicht mit den Augen - so leicht kann es zu einem weiteren Modewort für Unternehmen werden, oder? Aber das muss nicht sein. Vor allem nicht, wenn es um die Automatisierung von Ausgaben geht. Die Automatisierung Ihrer Ausgaben ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen wächst und die Prozesse komplexer werden. Wenn Sie sich weiterhin auf manuelle Dateneingabe und Prozesse verlassen, werden Sie am Ende viele Fehler machen und viel Zeit verschwenden.

Was meinen wir mit einem Genehmigungsprozess für Ausgaben?

Kurz gesagt ist ein “Genehmigungsprozess“ der Ablauf rund um die Freigabe & Genehmigung für Ausgaben, Rechnungen und Bestellungen, an dem normalerweise der Mitarbeiter, der die Ausgaben einreicht, und der/die ernannte(n) Genehmigende(n) beteiligt sind, die entscheiden, ob die Ausgabe genehmigungsfähig ist oder nicht.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter eine Ausgabe - z. B. eine Quittung für ein Kundenessen - bei einem bestimmten Genehmigenden (z. B. einem Teamleiter) einreicht, liegt es in der Verantwortung des Teamleiters, die Ausgabe zu genehmigen oder abzulehnen oder bei Bedarf weitere Informationen anzufordern.

Die Herausforderungen manueller Genehmigungsprozesse

Abgesehen davon, dass die manuelle Verwaltung von Ausgaben, Rechnungen und Bestellfreigaben weder effizient noch skalierbar ist, gibt es noch weitere Herausforderungen.

• Es gibt keinen Audit Trail. Um die Finanzen eines Unternehmens effektiv zu verwalten, benötigen Sie einen vollständigen und genauen Audit Trail.
• Der Prozess ist sehr langsam. Effizienz ist bei einem wachsenden Unternehmen besonders wichtig. Die manuelle Verwaltung von Ausgaben kann sich als unmöglich erweisen, wenn Sie mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen und die Komplexität der Prozesse zunimmt. Die Mitarbeiter erwarten pünktliche Erstattungen und die Stakeholder erwarten finanzielle Transparenz.
• Sie können keine effektiven sequentiellen Genehmigungsverfahren implementieren. Wenn mehrere Personen für die Freigabe bestimmter, möglicherweise großer Ausgaben zuständig sind, haben Sie eine bessere finanzielle Kontrolle und Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen. Wenn Sie diesen Prozess jedoch manuell durchführen, dauert er ewig und erfordert viel E-Mail, Schriftverkehr und Papier! Technologie kann maßgeschneiderte, mehrstufige Genehmigungsprozesse vereinfachen.
• Sie haben keine genaue Kontrolle über die Budgets. Wenn Sie Ausgabengenehmigungen manuell verwalten, können Sie keine individuellen, Team- oder Projektbudgets festlegen und Ausgabenmuster nicht einfach und schnell überwachen. Wenn Sie sich durch Ordner, Excel-Tabellen und Briefumschläge wühlen, haben Sie keinen Überblick und keine Kontrolle. Dies schränkt den Überblick über die unternehmensweiten Ausgaben erheblich ein und erschwert genaue Prognosen und Planungen für zukünftiges Wachstum.

In Anbetracht all dieser Herausforderungen müssen Sie ein automatisiertes Genehmigungsverfahren für Ihre Ausgaben, Rechnungen und Bestellungen einführen, um Ihre Ausgaben effizient zu verwalten, flexibel zu bleiben und zu vermeiden, dass Sie sich durch langsame Genehmigungen verzetteln.

Wie Sie Ihr Genehmigungsverfahren automatisieren

Automatisierte Genehmigungen sind ein wesentliches Merkmal von Ausgabenmanagementlösungen, die die Prüfung und Genehmigung von Ausgaben, Rechnungen und Bestellungen rationalisieren.

Nehmen wir als Beispiel Maria, die beste Verkäuferin von Unternehmen X.

Marias Unternehmen verwendet eine Ausgabenmanagementsoftware, die Firmenkarten und eine Spesen & Reisekostenanwendung umfasst. Bisher hat sie ihre Firmenkarte für die Teilnahme an Besprechungen und Veranstaltungen sowie für die Bearbeitung einiger interessanter Leads für ihr Produkt verwendet. Da ihr Guthaben jedoch aufgebraucht ist, loggt sie sich in ihr Reisekostenmanagementsystem ein und wählt „Guthaben aufladen“. Wenn Ihr Unternehmen eine zeitsparende Automatisierungslösung einsetzt, kann die Genehmigung ihrer Spesenabrechnung in Sekundenschnelle erfolgen. Entweder automatisch, wenn sie unter einem bestimmten Betrag liegt, oder mit ein oder zwei zusätzlichen Schritten, wenn sie darüber liegt.

Das ist nur ein Beispiel, aber es gibt viele Möglichkeiten, wie die Automatisierung Ihre Spesenprozesse Ihr gesamtes Unternehmen unterstützen kann. Hier sind ein paar Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Bevor Sie sich auf die Suche nach einer Software zur Automatisierung der Buchhaltung begeben, sollten Sie sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, welche Arten von Geschäftsausgaben in Ihrem Unternehmen zu bearbeiten sind (Rechnungen, Einkaufsanforderungen, Mitarbeiterausgaben, Erstattungen), wie Sie die Genehmigungen für die einzelnen Ausgaben handhaben und schließlich, wer die jeweiligen Genehmigenden sind und welche Bedingungen die einzelnen Arbeitsabläufe auslösen (z. B. müssen Ausgaben über €1.000 von einer bestimmten Person oder mehreren Personen geprüft werden). Im Idealfall können Sie bei dieser ersten Analyse Reibungspunkte (Genehmigungsengpässe, nicht genehmigte Ausgaben usw.) und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten (zusätzliche Genehmiger für eine bessere Kontrolle oder das Entfernen von Genehmigern, die keinen Mehrwert für Ihr Unternehmen erbringen) identifizieren.

2. Dann ist es an der Zeit, den richtigen Anbieter von Spend Management Software zu finden, der die Automatisierung von Genehmigungsprozessen, leistungsstarke Funktionen für das Ausgabenmanagement, einen hervorragenden Kundensupport und robuste Sicherheits- und Governance-Kontrollen unterstützt.

Die Anpassung der Software an die Anforderungen Ihres Unternehmens sollte einfacher sein, da Sie bereits wissen, wie Ihre aktuellen Prozesse aussehen und wie sie verbessert werden können.

3. Dann ist es an der Zeit, Ihr Genehmigungsverfahren für jede Ausgabenart zu automatisieren. Die von Ihnen gewählte Software wird in der Regel mit Teamschulungen und Unterstützung bei der Ersteinrichtung Ihrer Arbeitsabläufe geliefert. Vergessen Sie nicht, Echtzeitbenachrichtigungen für alle Genehmigenden zu aktivieren, um einen effizienten Workflow zu gewährleisten.

Notiz: Um die Einhaltung aller Ausgaben zu gewährleisten, sollten Sie die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien durch Automatisierung durchsetzen. Dazu gehören die Anforderung von Belegen beim Hochladen digitaler Ausgaben, die Durchsetzung von Ausgabenlimits, um Budgets unter Kontrolle zu halten, oder sogar die automatische Sperrung von Firmenkarten, wenn Mitarbeiter es versäumt haben, Rechnungen oder Belege einzureichen.

4. Überprüfen und optimieren Sie Ihre Prozesse. Mit einer Software zur Ausgabenautomatisierung ist es viel einfacher, einen klaren Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens zu erhalten. Dieser Überblick sorgt dafür, dass die Unternehmensfinanzen jederzeit flexibel und transparent sind, und gibt Ihnen die Möglichkeit, Ausgabenmuster zu erkennen oder Compliance-Probleme schnell zu identifizieren.

Wie Sie Ihre Genehmigungsverfahren & Workflows mit Payhawk individuell konfigurieren können

Wir stellen unseren Kunden wertvolle Tools zur Verfügung, mit denen sie ihre Arbeitsabläufe bei der Genehmigung von Ausgaben besser verwalten können. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe mit Payhawk anpassen können.

Unser neuer Workflow Designer unterstützt Sie bei komplexen Genehmigungsverfahren

Unser Workflow-Designer ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Genehmigungsprozesse für unterschiedliche Arten von Unternehmensausgaben zu erstellen, sodass größere Organisationen die Genehmigungsprozesse perfekt an ihre Bedürfnisse anpassen können. Komplexe Workflows können einfach angepasst werden. Während Mitarbeiterausgaben einen einfacheren Workflow durchlaufen, kann die Genehmigung von Rechnungen und Bestellungen einen viel komplexeren Prozess durchlaufen, den Payhawk leicht automatisieren kann.

Jeder Genehmigungsprozess hat drei Hauptereignisse: einen Trigger, der den Prozess startet, eine Bedingung und eine Aktion.

Ein Beispiel:

Trigger: Angenommen, ein Angestellter reicht eine Bestellanfrage ein
Bedingung: Der Antrag wird unabhängig von der Höhe des Betrags zunächst vom Teamleiter genehmigt. Beträgt der Antrag mehr als 5.000 €, wird er auch an den Abteilungsleiter weitergeleitet.
Bedingung: Sobald der Teammanager (und Abteilungsleiter) die Anfrage freigibt, wird sie gleichzeitig an InfoSec und die Rechtsabteilung zur Prüfung weitergeleitet.
Bedingung: Sobald InfoSec und die Rechtsabteilung den Antrag genehmigt haben, wird er zur endgültigen Genehmigung an den Einkauf weitergeleitet.
Aktion: Nach der Genehmigung wird die Anfrage in eine Purchase Order (Bestellung) umgewandelt.
Aktion: Die Bestellung wird an den Lieferanten übermittelt.

Sehen wir uns ein anderes Szenario an.

Trigger: Eine Rechnung des Lieferanten wird in Payhawk hochgeladen.
Bedingung: Liegt ein Rechnungsbetrag unter 100 $, ist keine Genehmigung erforderlich.
Bedingung: Wenn ein Rechnungsbetrag unter 1.000 € liegt, muss der Team Manager die Rechnung genehmigen.
Bedingung: Wenn ein Rechnungsbetrag zwischen 1.000 und 5.000 € liegt, muss der Finanzdirektor die Rechnung genehmigen.
Bedingung: Wenn ein Rechnungsbetrag über 5.000 € liegt, muss der CFO ihn genehmigen.
Aktion: Sobald die Rechnung genehmigt ist, wird sie zur Prüfung und Bezahlung weitergeleitet.

Egal, ob Sie die Genehmigung einer einzelnen Person oder mehrerer Personen benötigen, der neue Workflow-Designer von Payhawk macht es möglich.

Unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist, wie viele Gesellschaften & Standorte Sie haben oder wie viele verschiedene Genehmigungs-Workflows Sie einrichten möchten, Sie können alles von einer zentralen Plattform im Payhawk-Portal verwalten.

In der Payhawk Plattform können Sie eine Kombination aus sequentiellen und nicht-sequentiellen Schritten definieren und Kategorien definierten, sodass mehrere Genehmigungsebenen unterstützt werden, z. B. Kategorie-Manager, Kategorie-L2-Manager usw.

Implementieren Sie ein konkretes Genehmigungsverfahren basierend auf der Höhe des Betrags

Mit unserem neuen Workflow-Designer können Sie Genehmigungs-Workflows auf der Grundlage von Betrag, Budget (das an eine Kostenstelle oder Kategorie weitergeleitet wird) und Abteilung erstellen. Sie können sogar Workflows für Bestellanforderungen einrichten.

Durch die Verwendung der oben genannten Genehmigungs-Workflows können Sie sicherstellen, dass jede Bestellung von den richtigen Personen genehmigt wird, und den Prozess so reibungslos und effizient wie möglich gestalten.

Ein Beispiel:

Innerhalb der Payhawk-Lösung können Sie komplexe Bedingungen für Ihre Ausgabenkontrollen definieren. Welche auf dem Betrag, dem Wert des Kundenfeldes und dem Wert der Kategorie basieren.

Wenn also Kategorie = SaaS + Betrag > 10.000 €, wird die Ausgabe von Person X genehmigt.
Auf diese Weise können Sie genau steuern, wie jede Ausgabe genehmigt wird und welchen Workflow er durchläuft.

Sie können sogar die Genehmigungsschritte benennen und die Ausgaben nach dem ausstehenden Genehmigungsschritt filtern.

Die Vorteile der Automatisierung von Genehmigungsverfahren für Ausgaben, Rechnungen und Bestellungen

Die Automatisierung der Genehmigung von Ausgaben, Rechnungen und Bestellungen bietet viele Vorteile, nicht zuletzt die Rückendeckung Ihres Unternehmens & Teams im Wachstum. Je größer Ihr Unternehmen wird, desto komplexer werden Ihre Prozesse, desto mehr Personen reichen Ausgaben ein, desto mehr Gesellschaften müssen verwaltet werden und die Liste geht endlos weiter...

Die Antwort auf komplexe Anforderungen? Unser neuer Workflow Designer, mit dem Sie Ihre Prozesse automatisieren können:

Höhere Genauigkeit und Effizienz. Indem Sie die Technik dazu bringen, Probleme zu markieren oder Daten aus Belegen automatisch zu extrahieren, optimieren Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende.
Geringere manuelle Fehler und Verzögerungen. Mit automatisierten Arbeitsabläufen müssen Sie nicht mehr tage- oder wochenlang auf die Erstattung warten. Stattdessen werden die Genehmiger in Echtzeit über die Einreichung benachrichtigt und können sofort von ihrem Telefon oder Desktop-Computer aus tätig werden.
Verbessern Sie die Einhaltung von Spesenrichtlinien. Durch die Integration Ihrer Spesenrichtlinien in die Software wird es schwierig, ja fast unmöglich, Ausgaben zu genehmigen, die nicht korrekt sind oder nicht den Spesenrichtlinien entsprechen.

Sie möchten mehr über unseren Workflow Designer erfahren? Dann buchen Sie noch heute Ihre kostenlose Demo!