KI endlich verständlich – Clevere Tool-Tipps für die automatisierte Ausgabenerfassung

Genau hier setzen unsere neuen Tooltips zur Ausgabenautomatisierung an. Sie machen die Vorschläge der KI transparenter – damit Sie jeden Schritt nachvollziehen und dem Prozess mit gutem Gefühl vertrauen können.

Die wichtigsten Vorteile von KI im Spesenmanagement

Das Spesenmanagement erfordert viele manuelle Schritte – und gleichzeitig höchste Datenpräzision. Genau deshalb lohnt es sich, große Teile dieses Prozesses zu automatisieren: um Fehler zu minimieren, Abweichungen zu vermeiden und einen oft komplexen Ablauf deutlich effizienter zu gestalten.

KI kann dabei helfen, jeden Aspekt des Spesenmanagements zu optimieren, einschließlich:

Erfassung von Ausgabendaten. Die manuelle Eingabe von Ausgabendaten ist fehleranfällig – Belege können falsch gelesen, Beträge vertauscht oder Daten versehentlich falsch übertragen werden. Aber bei Payhawk extrahiert unsere https://payhawk.com/de/blog/intelligente-datenextraktion-dank-ocr-software, einschließlich einer KI-Kamera, all diese Details automatisch und macht die Anfangsphase des
Prozesses schnell und fehlerfrei.

Überprüfung der Rechnungsdetails. Versuchen Sie, Unstimmigkeiten in den Daten nur mit dem menschlichen Auge zu erkennen, ist es leicht, wichtige Details zu übersehen – etwa Lieferantenangaben oder Übereinstimmungen zwischen gelieferten Waren und der ursprünglichen Bestellung. Genau hier hilft der automatische Drei-Wege-Abgleich: Er vergleicht Rechnung, Beleg und Bestellung für Sie – und stellt sicher, dass Sie nur den richtigen Betrag bezahlen.

Echtzeit-Einblick in Ausgabenmuster. Und damit endet die KI-Unterstützung noch lange nicht – sie hilft auch bei der automatischen Kategorisierung von Ausgaben auf der Berichtsseite des Ausgabenmanagements. Durch die automatische Kategorisierung Ihrer Ausgaben wird die Sichtbarkeit der Ausgaben in Echtzeit viel effizienter und effektiver, sodass Sie Ausgabenmuster schnell erkennen und beheben können, bevor sie das Budget belasten.

Die Risiken des Einsatzes von KI im Ausgabenmanagement

So hilfreich KI auch ist – manchmal bleiben ihre Empfehlungen unklar. Vielleicht fragen Sie sich: „Wie kommt diese Zahl zustande?“ oder „Warum wurde genau dieser Vorschlag gemacht?“

Ohne den passenden Kontext fällt es schwer, den Vorschlag einfach zu übernehmen – und oft ist zusätzliche Recherche nötig, um sicherzugehen. Das aber untergräbt den eigentlichen Nutzen der KI.

Was Sie stattdessen brauchen, ist eine verlässliche KI-Lösung im Spesenmanagement, die Ihnen auf einen Blick erklärt, wie eine Empfehlung zustande kommt.

Wie Payhawk KI verständlich macht: Unser Feature im Überblick

Sie verlassen sich auf präzise Ausgabendaten, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen – doch wie können Sie sicher sein, dass KI-Vorschläge und automatisch ausgefüllte Felder wirklich verlässlich sind?

Unsere neue Funktion für Ausgabentipps zur Automatisierung liefert genau den Kontext, den Sie brauchen: Direkt neben den KI-Vorschlägen angezeigt, zeigen die Tooltips transparent auf, woher die Daten stammen – und machen die Generierung der Ausgabeninformationen nachvollziehbar.

Ohne diesen praktischen Kontext bleibt oft unklar, wie die Daten entstanden sind oder wie sich die Konfiguration gezielt verbessern lässt.

Ein einfaches Beispiel: Woher stammen die automatisierten Daten? Die Antwort gibt’s direkt im Tooltip.

Sie können von folgenden Vorgängen oder Dokumenten stammen :

• Kartentransaktion
• Einem angehängten Dokument
• Historischen Kundendaten unter Verwendung der Payhawk KI
• Ausgewählten Lieferanten
• Dem Mitarbeiter/Team der Ausgabe
• Einem verknüpften Kaufauftrag

Und die Liste wächst stetig – Sie dürfen also schon bald mit weiteren Themen rechnen. ...

Hier sehen Sie ein Beispiel dafür, wie die Tooltips zur Ausgabenautomatisierung in der Praxis aussehen (siehe unten). Das Tooltip erscheint beim Klick auf das entsprechende Feld und liefert hilfreichen Kontext – damit Sie den Vorschlag besser nachvollziehen und sicher bestätigen können.

KI macht die Arbeit von Finanzteams nicht nur einfacher und schneller – sie liefert auch präzisere Ergebnisse und steigert die Effizienz über alle Bereiche hinweg.

Auch wenn anfangs vielleicht etwas Zurückhaltung besteht, automatischen Vorschlägen oder vorausgefüllten Feldern zu vertrauen, zeigt sich mit der Zeit der wahre Mehrwert: Durch den Einsatz hilfreicher Kontext-Tooltips erkennen Nutzer schnell die Vorteile der KI im Spesenmanagement – von Geschwindigkeit und Genauigkeit bis hin zur automatischen Einhaltung von Richtlinien und dem strategischen Nutzen, den sie mit sich bringt.

Fordern Sie Ihre persönliche Demo an, um unsere intelligente Technologie in Aktion zu sehen.