Het mysterie van AI ontrafeld: Slimme tips voor uitgavenautomatisering

Dat is waar onze nieuwe tips voor uitgavenautomatisering van pas komen. Ze zijn ontworpen om duidelijkheid te brengen in de suggesties van AI, zodat je het proces kunt begrijpen en vertrouwen.

De belangrijkste voordelen van AI in uitgavenbeheer

Het uitgavenbeheerproces omvat veel handmatige administratieve taken, maar het is ook een proces dat accurate gegevens moet genereren. Het is dus zinvol om grote delen van het proces waar mogelijk te automatiseren om handmatige fouten en discrepanties te verminderen en te stroomlijnen wat een zeer complex proces kan worden. En dat kan met onze AI Agents!

AI kan helpen bij het stroomlijnen en raakt elk aspect van uitgavenbeheer, inclusief:

Vastleggen van onkostengegevens. Het invoeren van onkostengegevens kan vol fouten zitten; je kunt bonnetjes verkeerd lezen, onjuiste data overzetten, enz. Maar bij Payhawk haalt onze OCR-technologie, inclusief een AI-camera, al deze details er automatisch uit, waardoor de eerste fase van het proces snel en foutloos verloopt.

Factuurgegevens controleren. Probeer je discrepanties in gegevens te ontdekken met alleen het menselijk oog? Dan is het heel gemakkelijk om belangrijke dingen over het hoofd te zien, zoals gegevens van leveranciers of overeenkomsten tussen de ontvangen goederen en je oorspronkelijke inkooporder. Maar met behulp van three-way matching vergelijken we automatisch je factuur met je ontvangstbewijs en inkooporder om ervoor te zorgen dat je niet het verkeerde bedrag uitbetaalt.

Real-time inzicht in uitgavenpatronen. En daar houdt de AI-ondersteuning niet op; deze strekt zich uit tot automatische uitgavencategorisering aan de rapportagekant van het uitgavenbeheer. Het automatisch categoriseren van je uitgaven maakt realtime inzicht in uitgaven veel efficiënter en effectiever, zodat je uitgavenpatronen snel kunt herkennen en aanpakken voordat ze schade toebrengen aan je budget.

En nog veel meer.

Maak kennis met het AI Office van de CFO

Bij Payhawk denken we voortdurend na over hoe AI écht nuttig kan zijn voor finance teams. Geen hype, geen loze beloften — maar oplossingen die werk uit handen nemen. Daarom introduceren we het AI Office van de CFO: een vooruitstrevende visie waarin speciaal ontwikkelde AI Agents naadloos geïntegreerd zijn in ons platform.

Deze agents zijn geen losse plug-ins of optionele extra’s. Ze zitten ingebed in de workflows die finance teams dagelijks gebruiken — denk aan bedrijfsbetalingen, uitgavencurves, goedkeuringsflows en uitgavenbeheer.

En de eerste agent die we lanceren? Dat is de Financial Controller Agent. De eerste resultaten liegen er niet om:

• 2x snellere indiening van onkostendeclaraties
• 62,7% van de declaraties werd binnen vier uur na een teambuilding-event met meer dan 350 deelnemers ingediend (een enorme sprong ten opzichte van 6,5%)
• 5x meer goedkeuringen afgerond binnen 24 uur
• Minder nabellen. Minder vertraging. Meer tijd voor strategisch werk.

Dát is wat AI zou moeten doen — concrete problemen oplossen die finance teams tijd en energie kosten. Deze agent werkt via Slack, de mobiele app en desktop, past binnen je bestaande goedkeuringsstructuur en neemt administratieve taken over, zoals bonnetjes najagen, compliancechecks doen en afwijkingen signaleren.

En dit is nog maar het begin. We werken aan een roadmap vol AI Agents die finance teams ontzorgen — met volledige controle, transparantie en dezelfde rechten en rollen als je menselijke collega’s.

De risico's van het gebruik van AI bij uitgavenbeheer

Hoewel AI nuttig is, hebben de aanbevelingen die je krijgt soms net een beetje verduidelijking nodig. Je zou kunnen denken: “Hoe heeft het dat bepaalde getal of suggestie gegenereerd?”

Het kan moeilijk zijn om deze suggestie zonder context op waarde te schatten en het kan betekenen dat je dieper moet graven om te zien of de suggestie te vertrouwen is.

In plaats daarvan heb je een betrouwbare AI-oplossing voor uitgavenbeheer nodig die korte uitleg geeft over waar de aanbeveling vandaan komt.

Hoe Payhawk AI ontrafelt: Onze functie in een notendop

Je vertrouwt op nauwkeurige onkostengegevens om impactvolle zakelijke beslissingen te nemen, maar hoe kun je ervoor zorgen dat de AI-suggesties en automatisch ingevulde velden betrouwbaar zijn?
Onze nieuwe tips voor automatisering van uitgaven geven gebruikers meer context door naast AI-suggesties te verschijnen. Ze maken duidelijk waar de suggestie vandaan komt en verbeteren het inzicht in hoe de onkostengegevens zijn gegenereerd.

Zonder dit handige contextvak weten gebruikers niet waar de gegevens vandaan komen of hoe ze de configuratie ervan kunnen verbeteren.

Laten we eens stilstaan bij de volgende vraag: Waar komen de geautomatiseerde gegevens vandaan?

Ze kunnen afkomstig zijn van:

• Kaarttransactie
• Een bijgevoegd document
• Historische gegevens van de klant met behulp van Payhawk AI
• Geselecteerde leverancier
• De medewerker/het team van de uitgave
• Een gekoppelde inkooporder

En de lijst blijft groeien, dus verwacht er in de nabije toekomst meer...

Hier zie je een voorbeeld van hoe de automatiserings-tips eruit zien voor uitgaven (hieronder). Het vakje wordt zichtbaar als er op het veld wordt geklikt, waardoor de gebruiker context krijgt en gerustgesteld wordt.

AI maakt niet alleen het werk van het financiële team veel gemakkelijker en sneller, maar de resultaten die je ermee krijgt zijn ook nauwkeuriger, waardoor de efficiëntie over de hele linie wordt gestroomlijnd.

En hoewel er misschien een gevoel van terughoudendheid is om de automatische suggesties en automatisch ingevulde velden te vertrouwen, zullen gebruikers na verloop van tijd, en met behulp van handige contexttooltips, snel de voordelen van AI in uitgavenbeheer herkennen, van snelheid en nauwkeurigheid tot automatische naleving en de strategische waarde die ermee gepaard gaat.

Vraag je persoonlijke demo aan om onze slimme technologie in actie te zien.