Houd grip op data en toegang in uitgavenbeheer

Beheer en goedkeuringen van uitgaven moeten strak zijn, niet verstikkend. Met finance orchestration en de juiste rollen en rechten blijven teams compliant en efficiënt, zonder dataverlies, vertragingen of onzichtbare toegang die de business vertraagt.

Wanneer bestedingsrechten en datatoegang te ruim zijn, loop je risico op datalekken, non-compliance en uren verspild aan het herstellen van fouten.

Zijn ze te beperkt, dan komt alles stil te liggen. Finance-teams worden gezien als blokkades, terwijl HR, projectmanagers en andere afdelingen in de rij staan voor data. Of erger nog, inloggegevens delen om hun werk gedaan te krijgen.

De oplossing is slimmer financieel beheer.

Met Payhawk kun je rollen afstemmen op hoe je organisatie écht werkt. Een finance manager heeft misschien controle over alle entiteiten, terwijl een lokale goedkeurder alleen uitgaven binnen zijn afdeling accordeert. Combineer dit met gedetailleerde toegangsrechten en inzichtinstellingen, en je hebt een veilig systeem dat met je organisatie meegroeit.

Leer hoe je zes van de meest voorkomende uitdagingen binnen finance operations oplost, zonder elke uitgave te hoeven micromanagen.

De uitdaging: Rollen scheiden tussen entiteiten of landen

Een one-size-fits-all aanpak werkt niet in finance. Wereldwijde teams werken met meerdere entiteiten, valuta en btw- of belastingregels. Generieke rollen en snelle oplossingen binnen workflows brengen je dan maar tot een bepaald punt. Naarmate je organisatie groeit, worden taken specialistischer en heb je gedetailleerde toegangsrechten nodig om alles veilig te laten verlopen.

Met Payhawk kun je toegangsrechten aanpassen aan de verantwoordelijkheden van elke gebruiker. Zo bouw je een compliant goedkeuringsstructuur, verklein je risico’s en geef je teams de toegang die ze nodig hebben, zonder onnodige omwegen.

De oplossing:

• Entiteit-specifieke rollen en uitbreidingen. Maak eenvoudig de exacte rollen en permissies die jouw organisatie nodig heeft, met onbeperkte combinaties over meerdere entiteiten. Nodig je een medewerker uit voor meer dan één entiteit, dan kun je verschillende rollen toewijzen aan dezelfde persoon per entiteit, bijvoorbeeld: finance manager bij de ene, lokale goedkeurder bij de andere.
• Controle over meerdere entiteiten vanuit één overzicht. Beheer uitgaven over alle entiteiten en krijg realtime inzicht via één centraal dashboard.
• Super admin-rollen. Deze rollen beheren kritieke referentiegegevens (zoals leveranciers, categorieën en kostenplaatsen) om duplicaten, foutieve classificaties en auditrisico’s te voorkomen. De “super admin” is de enige rol met volledige rechten.

De uitdaging: Willekeurige mensen die uitgaven goedkeuren

Goedkeuringen hebben structuur nodig, geen improvisatie. Wanneer teamleden zomaar in workflows springen “om te helpen” of junior medewerkers hun eigen declaraties goedkeuren, sluipen fouten en niet-goedgekeurde uitgaven er makkelijk in. Al snel wordt het onmogelijk om grip te houden op alle uitgaven.

Duidelijke verantwoordelijkheden lossen dat op. Het vermindert risico, versterkt compliance en geeft iedereen beter inzicht. Met de juiste oplossing voor uitgavenbeheer kun je gestructureerde goedkeuringsflows afdwingen die controle houden over uitgaven, zonder teams te vertragen.

De oplossing:

• Role-Based Access Controls (RBAC) voor uitgaven. RBAC bepaalt wie, op basis van hun functie, bevoegd is om welke uitgaven goed te keuren. Bijvoorbeeld: goedkeuringsrechten kunnen liggen bij medewerkers, teamleads, budgethouders of beheerders, zodat de controle past bij de structuur van je organisatie.
• Scheiding van verantwoordelijkheden tussen technische en financiële rollen. Risico’s nemen toe als dezelfde persoon uitgaven kan indienen, goedkeuren en reconciliëren. Daarom moeten financiële en technische verantwoordelijkheden gescheiden blijven. Finance managers, controllers en administrators krijgen specifieke rollen gericht op compliance en reconciliatie. Projectmanagers, HR of engineers hebben alleen toegang tot de functies die ze nodig hebben, zoals het indienen van declaraties of bekijken van rapportages. Het resultaat is: geen overlap, geen gedeelde inloggegevens en volledig auditeerbare workflows.

De uitdaging: Afdelingshoofden meer controle geven over hun budgetten

Volledige centralisatie van goedkeuringen werkt averechts. Je krijgt te maken met vertragingen, opgehoopte declaraties en gefrustreerde teams, om nog maar te zwijgen van overbelaste finance-afdelingen.

Met de juiste oplossing voor uitgavenbeheer kunnen afdelingshoofden zelf eenvoudig hun teambudget beheren. Door hen verantwoordelijkheid te geven over hun eigen kostenplaatsen, verlicht je de druk op finance en houd je processen wendbaar.

Maar het loslaten van controle moet wel op de juiste manier gebeuren, met goede kaders. Wat is dan de oplossing?

De oplossing:

• Afdelingsspecifieke rollen. Beheerders kunnen teams aanmaken voor elke afdeling en managers toewijzen. Zo blijven de uitgaven per afdeling overzichtelijk. Afdelingshoofden hebben standaardrechten, zoals het kunnen blokkeren van teamkaarten, maar kunnen bijvoorbeeld geen kaartlimieten aanpassen.
• Goedkeuringsflows op basis van team- of budgeteigendom. De juiste mensen aanwijzen om uitgaven goed te keuren is essentieel voor kostenbeheersing en risicoreductie. Misschien wil je dat de goedkeuringsflow de hiërarchie van je team volgt, of juist dat de budgethouder de uitgaven accordeert. Met een no-code workflow designer bouw je eenvoudig elke goedkeuringsflow die je wilt, voor elk type uitgave.
• Realtime budgetinzicht voor kostenplaatsverantwoordelijken. Budgethouders krijgen realtime inzicht via het Payhawk-platform. Zo hoef je niet te wachten op maandrapportages. Volg alle uitgaven tegenover budgetten in één overzicht, bekijk budgetverbruik als percentage of in euro’s en ontvang meldingen bij overschrijding of als het budget bijna op is.
• Gescheiden rollen per regio, team of budget. De flexibiliteit om gebruikersrollen per afdeling of entiteit aan te passen helpt uitgaven gericht te beheren. Een gebruiker kan verschillende rollen hebben in meerdere teams, of een afdelingshoofd kan alleen meekijken zonder aanpassingen te doen. Zo ondersteunt het platform de structuur van jouw organisatie, groot of klein.

De uitdaging: Interne controles zonder processen te vertragen

Micromanagement veroorzaakt wrijving en vertraagt interne processen. Veel organisaties worstelen met het invoeren van controles zonder dat het voelt alsof finance constant over iemands schouder meekijkt.

Het is lastig om controle los te laten en erop te vertrouwen dat medewerkers verantwoord uitgeven. Toch is er een middenweg: een balans waarin controle én autonomie hand in hand gaan, zodat verantwoorde uitgaven de norm worden.

Zo beperk je fraude en houd je je team efficiënt.

De oplossing:

• Regelgebaseerde workflows. Het bouwen van aangepaste workflows voor elk type betaling vermindert wrijving en verwarring in het proces van uitgavenbeheer. Voeg stappen toe zoals indienen, goedkeuren, controleren, bevestigen en betalen. Een goed ontworpen workflow draait automatisch, bespaart tijd en garandeert naleving.
• Automatische handhaving van beleid. Met Payhawk zijn uitgavenlimieten en beleidsregels ingebouwd in het platform. Stel eenvoudig limieten in per persoon of project, beperk aankopen bij bepaalde leveranciers en blokkeer automatisch kaarten als bonnen of documenten te laat zijn. Zodra taken zijn voltooid, worden kaarten automatisch weer geactiveerd. Zo voorkom je uitgaven buiten beleid.

Mijn favoriete functie is de mogelijkheid om uitgavenbeleid toe te wijzen aan medewerkers. Het geeft ze de vrijheid om hun werk te doen zonder telkens toestemming te vragen om budget dat al is goedgekeurd.

— Leon Steenbrink, CFO, Mercell

• Auditlogs en uitzonderingsrapportage. Wanneer er iets misgaat, wil je snel inzicht in waar het probleem zit. Met uitgebreide auditlogs kun je precies zien wat er is gebeurd bij elke transactie, wat compliance ondersteunt en transparantie bevordert. Ontvang meldingen voor geslaagde of mislukte transacties, inclusief de reden, zodat je snel kunt ingrijpen.
• Gespecialiseerde rollen voor crediteurenmedewerkers, finance admins en managers. Het scheiden van verantwoordelijkheden is essentieel, niet alleen om fraude te voorkomen, maar ook om het proces te versnellen en de werkdruk te verlagen. Maak specifieke rollen aan voor elke medewerker en wijs verantwoordelijkheden toe om efficiëntie, transparantie en controle te waarborgen.

Bekijk het volledige verhaal van Mercell in de video hieronder.

De uitdaging: Grip houden op data en alleen relevante velden tonen

Wanneer medewerkers te veel irrelevante velden en waardes zien, vertraagt dat het indienen van uitgaven en neemt de kans op fouten toe. Door het aantal opties te beperken, dwing je consistentie af in de manier waarop uitgaven worden ingediend. Dat maakt het proces eenvoudiger en efficiënter voor iedereen binnen de organisatie.

Stel dat je meer dan 200 uitgavevelden hebt. Dat is een enorme lijst waar medewerkers zich doorheen moeten werken. Wat als ze niet meer alle codes hoefden te doorzoeken? En wat als accountants niet langer fouten hoefden te herstellen die hierdoor ontstaan?

Het goede nieuws: er zijn genoeg functies die de gebruikerservaring en datatoegang aanzienlijk verbeteren.

De oplossing:

• Gebruikersrollen en teamgebaseerde zichtbaarheid. In Payhawk is zichtbaarheid van uitgaven gekoppeld aan gebruikersrollen en teamtoewijzingen. Medewerkers zien alleen hun eigen uitgaven. Teammanagers krijgen één extra weergave: de uitgaven van hun team. Heb je de uitgave niet ingediend en beheer je het team niet, dan kun je het ook niet zien. Zo blijft je data veilig en goed afgeschermd.
• Aangepaste weergaven voor gebruikers en teams. Met opgeslagen filters kun je specifieke weergaven maken voor bepaalde gebruikers of teams. Bijvoorbeeld: filter op “document niet geüpload” om direct ontbrekende bonnetjes te vinden. Door ruis te verwijderen, ziet iedereen alleen wat relevant is voor hun rol. Het resultaat is een sneller en overzichtelijker proces zonder afleiding.
• Automatische invulling van uitgavevelden. Stel standaardwaarden in voor uitgavecategorieën of laat Payhawk AI slimme suggesties doen op basis van eerdere transacties. Zo verminder je handmatig werk en maak je het medewerkers makkelijker om uitgaven correct in te dienen.

Data-toegang onder controle houden is essentieel – en Payhawk helpt je daarbij

Met Payhawk blijf je eenvoudig voldoen aan wet- en regelgeving, terwijl je beschikt over gedetailleerde toegangscontrole op basis van rollen. In uitgavenbeheer is geen ruimte voor shortcuts, zeker niet als je bedrijf groeit.

Ons platform biedt flexibele, aanpasbare oplossingen die aansluiten op de manier waarop jouw organisatie werkt. We helpen je vooruit met een toonaangevend systeem voor uitgavenbeheer dat voor iedereen makkelijk te gebruiken is.

Wil je zien hoe het werkt in de praktijk? Boek een persoonlijke demo en ontdek hoe onze toegangscontroles jouw finance-team helpen efficiënter en veiliger te werken.