Cómo los controles de acceso estructurados garantizan una gestión de gastos segura

Los controles de gasto y las aprobaciones deben ser firmes, pero sin entorpecer el trabajo. Con la orquestación financiera adecuada y los roles y permisos correctos, los equipos cumplen normativas y trabajan de manera eficiente, evitando fugas de datos, cuellos de botella o accesos no autorizados que ralentizan el negocio.

Cuando los permisos de gasto y la visibilidad de los datos son demasiado amplios, se corre el riesgo de errores, incumplimientos y horas perdidas corrigiéndolos. Si son demasiado restrictivos, las operaciones se bloquean: finanzas se convierte en un cuello de botella y otros departamentos, como RR. HH. o project managers, esperan por datos o incluso comparten credenciales para poder avanzar.

La clave es una orquestación financiera inteligente. Con Payhawk puedes definir roles según cómo funciona tu organización: un responsable de finanzas puede tener control sobre toda la entidad, mientras que un aprobador local solo valida gastos de su departamento. Sumando permisos granulares y reglas de visibilidad, obtienes un sistema seguro y escalable que crece contigo.

Descubre cómo solucionar seis de los desafíos más comunes en operaciones financieras, sin tener que gestionar y hacer seguimiento cada gasto uno a uno.

El reto: Separar roles entre entidades legales o países

Los roles genéricos no funcionan en finanzas globales. Los equipos que trabajan con múltiples entidades, monedas y normas de IVA o impuestos de ventas necesitan permisos granulares para que las operaciones sean seguras. A medida que la organización crece, las responsabilidades se especializan y los accesos deben adaptarse.

Con Payhawk puedes personalizar los permisos según las responsabilidades de cada usuario. Así construyes una estructura de aprobación conforme a normativa, reduces riesgos y das a los equipos el acceso necesario —sin recurrir a soluciones improvisadas.

La solución

• Roles específicos por entidad y extensiones: crea fácilmente los roles y permisos que tu empresa necesita, con combinaciones ilimitadas entre varias entidades. Por ejemplo, un empleado invitado a más de una entidad puede tener distintos roles: gerente financiero en una, aprobador local en otra.
• Control inter-entidad con supervisión central: controla gastos en todas las entidades y obtén visibilidad en tiempo real a través de un panel centralizado.
• Roles de “superadmin”: estos roles controlan cambios en datos críticos (proveedores, categorías, centros de coste), evitando duplicados, errores de clasificación y riesgos de auditoría. Solo un superadmin tiene todos los permisos.

El reto: Evitar que personas no autorizadas aprueben gastos

Las aprobaciones necesitan estructura, no improvisación. Cuando empleados intervienen “para ayudar” o aprueban sus propios gastos, surgen errores y gastos fuera de política, complicando el control.

La solución es responsabilidad clara: reduce riesgos, mejora el cumplimiento y da visibilidad a todos. Con el software adecuado, puedes establecer cadenas de aprobación estructuradas que mantengan los gastos bajo control sin frenar al equipo.

La solución

• Control de acceso basado en roles (RBAC): define quién puede aprobar qué según su función. Por ejemplo, derechos de aprobación para empleados, líderes de equipo, responsables de presupuesto o administradores, asegurando que la supervisión se ajuste a tu estructura.
• Segregación de funciones técnicas y financieras: quien puede enviar, aprobar y conciliar gastos debe ser distinto. Gerentes de finanzas y administradores tienen roles especializados, mientras que project managers, RR. HH. o ingenieros solo acceden a lo necesario: enviar gastos o ver informes. Así se evita el solapamiento y la compartición de credenciales.

El reto: Que los responsables de departamento controlen su presupuesto

Centralizar por completo las aprobaciones genera cuellos de botella, retrasos en reembolsos y equipos de finanzas saturados.

La solución es delegar control a los jefes de departamento con las herramientas adecuadas, reduciendo la carga sobre finanzas y manteniendo la supervisión.

La solución

• Roles por departamento: asigna equipos y responsables con permisos adecuados, como congelar tarjetas de miembros del equipo sin poder modificar límites generales.
• Aprobaciones basadas en equipo o presupuesto: diseña cadenas de aprobación según jerarquía o propiedad del presupuesto con un diseñador de flujos sin código.
• Visibilidad de presupuesto: los responsables pueden ver en tiempo real el gasto de su centro de coste, porcentaje de utilización y recibir alertas al acercarse al límite.
• Roles separados por región, equipo o presupuesto: permite controlar el gasto según distintos criterios, adaptándose a estructuras de entidad única o multinacionales.

El reto: Controles internos sin frenar el ritmo

Micromanagement genera fricción y ralentiza procesos. Hay que confiar en los empleados para tomar decisiones de gasto dentro de la normativa, pero sin perder control.

La solución

• Flujos de trabajo basados en reglas: personaliza pasos de submit, approve, review, confirm, authorize y pay. Una vez configurados, los flujos funcionan solos, asegurando cumplimiento y eficiencia.
• Aplicación automática de políticas: establece límites por usuario o proyecto, controla proveedores y bloquea tarjetas automáticamente cuando hay gastos pendientes.

El reto: Reducir el desorden y mostrar solo lo relevante en los gastos

Cuando los empleados se enfrentan a campos y valores irrelevantes, el proceso de registro de gastos se ralentiza y aumentan los errores. Al simplificar las opciones, se establecen estándares claros para la introducción de gastos, agilizando el proceso para todos en la organización.

Imagina que tienes más de 200 campos de gasto. Son muchos códigos que los empleados deben revisar y que los contables deben corregir cuando se cometen errores.

La buena noticia: existen funciones que mejoran enormemente la experiencia del usuario y la visualización de datos.

La solución

• Roles de usuario y visibilidad por equipo: en Payhawk, la visibilidad de los gastos depende del rol del usuario y de su asignación a equipos. Los empleados solo ven los gastos que ellos mismos introducen. Los responsables de equipo tienen una vista adicional: los gastos de su equipo. Si no lo has introducido ni gestionas el equipo, no puedes verlo. Así mantenemos los datos seguros y protegidos.
• Vistas personalizadas para usuarios y equipos: con filtros guardados, puedes crear vistas específicas para determinados usuarios o equipos. Por ejemplo, filtrar por “documento no subido” para identificar recibos faltantes al instante. Al eliminar el desorden, todos ven solo lo relevante para su trabajo, logrando un proceso más rápido y claro.
• Relleno automático de campos de gasto: configura valores por defecto para categorías de gasto o deja que la IA de Payhawk haga sugerencias inteligentes basadas en actividad pasada. Esto reduce la entrada manual y facilita la vida de los empleados.

Controlar el acceso a los datos es clave, y Payhawk te respalda en ello

Con Payhawk es fácil cumplir con las normativas legales y regulatorias, mientras se aplica un control granular de acceso basado en roles. En la gestión de gastos no hay atajos, especialmente cuando tu negocio crece. Si quieres saber más sobre cómo Payhawk puede ayudarte a mejorar el control y la visibilidad, mientras mantienes la seguridad de datos, puedes empezar por agendar una llamada con un experto aquí.