Informes de gasto automatizados: de la entrada al ERP

La solución adecuada, con la automatización correcta, cambia por completo la situación. En Payhawk, por ejemplo, los gastos relacionados suelen dispersarse entre distintas herramientas, personas y momentos. Los informes de gastos automatizados agrupan vuelos, hoteles, taxis y comidas en un único informe completo, documentado, listo para ERP y seguro para auditorías. Los empleados dejan de etiquetar y reenviar gastos. Los aprobadores revisan una sola vez y pueden rechazar una línea concreta sin bloquear el resto. Los contables exportan solo datos limpios y conformes. Y los CFO pueden ver el coste total del viaje o proyecto a mitad del ciclo, no semanas después.

Por qué es importante:

• Cerrar antes: las aprobaciones se realizan de una sola vez y las conciliaciones se completan más rápido.
• Reducir riesgos: los datos incompletos o faltantes nunca llegan al ERP.
• Mejorar la moral: los empleados dejan de reagrupar gastos y reenviar informes.
• Reducir la carga administrativa: finanzas deja de unir datos manualmente.
• Tomar decisiones antes: los líderes ven los costes reales a tiempo para actuar.

Por qué los informes de gastos automatizados importan

Si gestionas gastos en tu empresa, seguro te has encontrado con alguna de estas situaciones frustrantes:

• Controllers y contables: Datos incompletos, correcciones en ERP y conciliaciones extras → “Paso horas reuniendo gastos dispersos en un solo informe. Si falta alguno, los libros del ERP quedan incompletos”.
• CFOs: Cierres retrasados y poca visibilidad de los patrones de gasto → “No puedo ver el coste real de un proyecto hasta que alguien lo recopila manualmente. Eso retrasa la previsión y el cierre”.
• Aprobadores: Notificaciones fragmentadas → “Un viaje genera diez avisos. Quiero aprobarlo todo de una sola vez, no recibo por recibo”.
• Empleados: Tiempo perdido agrupando y reenviando gastos → “Hice un viaje y tuve que enviar cinco informes distintos. Si se rechaza una línea, tengo que rehacerlo todo”.
• Compliance y auditoría: Falta de trazabilidad y riesgo regulatorio → “Con los gastos dispersos, es difícil asegurarse de que solo los datos completos y conformes lleguen a contabilidad”.

La solución: informes de gastos automatizados

El verdadero problema no es solo la entrada de datos o los recibos, sino que los gastos relacionados nunca se agrupan sin intervención manual. Un viaje puede generar diez aprobaciones separadas, y una comida rechazada obliga a rehacer todo el informe.

Con la función de Informes de Gastos Automatizados de Payhawk, los gastos de un viaje o proyecto se agrupan automáticamente en un único informe listo para ERP. Los empleados preparan los informes más rápido, los aprobadores reciben una sola notificación, los contables exportan datos limpios y los líderes financieros ven el coste real sin tener que reagrupar manualmente.

Cómo funciona

1. Auto-completado: Define fechas de viaje o añade una etiqueta de proyecto. Todos los gastos que coincidan se adjuntan automáticamente al informe correcto. Nada de etiquetar recibos manualmente.
2. Auto-envío: Al finalizar el viaje o proyecto, el informe se marca como “listo”. Si el empleado no lo envía, Payhawk le recuerda y, tras tres días, se envía automáticamente para que los reembolsos y aprobaciones no se retrasen.
3. Aprobación consolidada: Los aprobadores reciben solo una notificación. Con un clic aprueban todo; si un recibo está incorrecto, solo se rechaza ese ítem.
4. Exportación lista para ERP: Los contables pueden registrar gastos individualmente o en grupo. Los gastos incompletos se bloquean hasta ser corregidos, asegurando que solo datos limpios lleguen al ERP.

Resultado: un único envío, una única aprobación y una única exportación, en lugar de un caos de procesos fragmentados.

Beneficios clave

• Datos más limpios y fiables: un informe completo por viaje o proyecto, sin duplicados ni errores.
• Aprobaciones más rápidas y cierres más cortos: una notificación por informe y posibilidad de rechazar solo la línea incorrecta.
• Preparado para auditorías: los ítems incompletos se bloquean hasta corregirse.
• Más fácil para los empleados: gastos adjuntados automáticamente; recordatorios y auto-envío al finalizar el viaje o proyecto.
• Integración ERP y visibilidad en tiempo real: los datos llegan limpios y listos para contabilizar; los CFOs ven los costes reales antes del cierre.

Impacto real

• Empleados: gastos del viaje o proyecto se adjuntan automáticamente; el auto-envío mantiene los reembolsos en movimiento.
• Aprobadores: una notificación por informe; aprobar con un clic o devolver solo una línea.
• Contables: registrar gastos individualmente o en grupo; líneas incompletas bloqueadas hasta corregirse.
• Controllers y compliance: seguimiento completo del ciclo del gasto en un solo lugar.
• CFO: visibilidad del coste total de cada viaje o proyecto a mitad del ciclo, no solo al cierre de mes.

Resultado final: un único informe por viaje o proyecto, menos errores, ahorro de tiempo para todos los equipos y visibilidad inmediata para tomar decisiones.

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