Abschied von der Zettelwirtschaft: So profitieren Sie von automatisierten Spesenberichten

Die richtige Lösung mit passender Automatisierung verändert alles. Bei Payhawk zum Beispiel werden zusammengehörige Ausgaben oft über verschiedene Tools, Personen und Zeiträume verteilt. Automatisierte Spesenberichte fassen jeden Flug, jedes Hotel, Taxi und jede Mahlzeit zu einem vollständigen, dokumentierten Bericht zusammen, der ERP-fähig und revisionssicher ist. Mitarbeitende müssen Ausgaben nicht mehr markieren oder erneut einreichen. Genehmigende prüfen einmalig und können einzelne Positionen ablehnen, ohne den gesamten Bericht zu blockieren. Buchhalter:innen exportieren nur saubere, regelkonforme Daten. Und CFOs erhalten die Gesamtkosten einer Reise oder eines Projekts bereits während des Zyklus, nicht erst Wochen später.

Darum lohnt es sich:

• Schneller abschließen: Genehmigungen laufen in einem Schritt, Abgleiche sind schneller erledigt.
• Risiken minimieren: Unvollständige oder fehlende Daten gelangen nicht ins ERP.
• Mitarbeitermotivation steigern: Ausgaben müssen nicht mehr neu zusammengetragen oder Berichte wieder eingereicht werden.
• Aufwand reduzieren: Die Finanzabteilung spart sich das mühsame Zusammenfügen von Daten.
• Bessere Entscheidungen treffen: Führungskräfte sehen die tatsächlichen Kosten rechtzeitig, um zu handeln.

Sollten Sie auf automatisierte Spesenberichte setzen?

Kurz gesagt: Ja. Wenn Sie in die Spesenabrechnung involviert sind, kennen Sie wahrscheinlich eine dieser typischen Frustrationen — genau hier setzt dieser Blog an:

• Financial Controller & Buchhalter:innen: Unvollständige Daten, ERP-Korrekturen und zusätzliche Abgleiche → „Ich verbringe Stunden damit, verstreute Ausgaben zu einem Bericht zusammenzuführen. Fehlt eine Position, sind die ERP-Bücher unvollständig.“
• CFOs: Verzögerte Abschlüsse, mangelnde Transparenz bei Ausgaben → „Die echten Projektkosten sehe ich erst, wenn jemand alles manuell zusammenstellt. Das verzögert Forecasts und Monatsabschlüsse.“
• Genehmigende: Zu viele fragmentierte Benachrichtigungen → „Eine Reise erzeugt zehn Meldungen. Ich möchte alles auf einmal genehmigen, statt jede einzelne Quittung.“
• Mitarbeitende: Zeitverlust durch Gruppieren und erneutes Einreichen → „Ich war auf einer Reise, musste aber fünf separate Spesen einreichen. Wird eine Position abgelehnt, muss ich den gesamten Bericht neu machen.“
• Compliance- & Audit-Manager:innen: Fehlende Audit-Trails und höheres regulatorisches Risiko → „Bei verstreuten Ausgaben ist es schwer sicherzustellen, dass nur vollständige, regelkonforme Daten ins ERP gelangen.“

Die Lösung: Automatisierte Spesenberichte

Das größte Problem in der Spesenverwaltung ist nicht nur die Dateneingabe, sondern dass zusammengehörige Ausgaben ohne manuelle Arbeit nie automatisch zusammengeführt werden. Eine Reise kann zehn separate Genehmigungen auslösen, und eine abgelehnte Mahlzeit zwingt Mitarbeitende, den gesamten Bericht neu einzureichen.

Die neue Automated Expense Report-Funktion von Payhawk löst dieses Problem.

Mit Payhawk werden zusammengehörige Ausgaben — egal ob aus einer Geschäftsreise oder einem Projekt — automatisch zu einem ERP-fähigen, revisionssicheren Bericht zusammengefasst. Mitarbeitende bereiten Berichte schneller vor, Genehmigende erhalten nur eine Benachrichtigung, Buchhalter:innen exportieren saubere Daten, und Finanzverantwortliche sehen die echten Kosten einer Reise oder eines Projekts in Echtzeit.

So funktioniert es in der Praxis:

1. Automatisches Befüllen: Definieren Sie Start- und Enddatum einer Reise oder weisen Sie ein Projekt-Tag zu. Alle passenden Ausgaben werden automatisch dem richtigen Bericht zugeordnet, manuelles Taggen entfällt.
2. Automatisches Einreichen: Nach Ende der Reise oder des Projekts wird der Bericht automatisch als „bereit“ markiert. Hat die Mitarbeitende:r ihn noch nicht eingereicht, erinnert Payhawk sie. Nach drei Tagen erfolgt die automatische Einreichung, sodass Erstattungen und Genehmigungen nicht stocken.
3. Konsolidierte Genehmigung: Genehmigende erhalten keine zehn separaten Meldungen mehr. Mit einem Klick kann alles genehmigt werden. Ist ein Beleg fehlerhaft, wird nur diese Position abgelehnt.
4. ERP-fähiger Export: Buchhalter:innen können Ausgaben einzeln oder gesammelt verbuchen. Unvollständige Positionen werden automatisch blockiert, bis sie korrigiert sind.

Ergebnis: Ein Bericht, eine Genehmigung, ein Export — statt eines chaotischen Prozesses mit verstreuten Belegen.

• Trips: Ausgaben innerhalb der Reisedaten werden automatisch einem Bericht zugeordnet.
• Projekte: Ausgaben mit Projekt-Tag (und innerhalb des Zeitraums) werden in einem Bericht zusammengefasst.
• Qualitätskontrolle: Fehlende Dokumente oder bereits zugeordnete Positionen bleiben blockiert, bis sie korrigiert sind.

Mit dieser Automatisierung verschwindet das Chaos, Berichte werden transparent, nachvollziehbar und effizient über die gesamte Organisation.

Wie Payhawk den Wechsel von manueller zu automatischer Berichterstattung unterstützt

Viele Lösungen digitalisieren Ausgaben, überlassen aber Mitarbeitenden, Genehmigenden und Buchhalter:innen das manuelle Zusammenführen der Belege. Deshalb verschwenden Finanzteams noch immer Stunden mit Tagging und Datenbereinigung.

Payhawk schließt diese Lücke, indem es:

• Zusammengehörige Ausgaben automatisch zu einem Bericht pro Reise/Projekt gruppiert
• Sauberen ERP-Export sicherstellt: unvollständige Positionen bleiben blockiert
• Genehmigende entlastet: nur eine Benachrichtigung pro Bericht
• CFOs Transparenz bietet: echte Kosten jeder Reise oder jedes Projekts vor Monatsende sichtbar

Vorteile automatisierter Spesenberichte

Sauberere Daten, bessere Einblicke
Vorher: Finanzteams jagen Belegen hinterher und fügen Fragmente zusammen.
Nachher: Ein kompletter Bericht pro Reise oder Projekt — keine Lücken, keine Duplikate.

Schnellere Genehmigungen, kürzere Abschlüsse
Vorher: Zehn Benachrichtigungen für eine Reise.
Nachher: Ein konsolidierter Bericht; Genehmigen mit einem Klick oder einzelne Position ablehnen.

Audit-ready standardmäßig
Vorher: Unvollständige Positionen gelangen ins ERP.
Nachher: Fehlende Belege, VAT oder Kostenstellen bleiben blockiert, bis sie korrigiert sind.

Einfacher für Mitarbeitende
Vorher: Manuelles Taggen, erneutes Einreichen, langsame Erstattungen.
Nachher: Ausgaben werden automatisch nach Datum oder Projekt zugeordnet; Berichte erinnern und reichen sich nach Reiseende selbst ein.

ERP-Integration, Echtzeit-Transparenz
Vorher: Transparenz erst Wochen später bei der Abstimmung.
Nachher: Nur saubere Daten fließen in Echtzeit ins ERP, bereit zur Buchung.

Ergebnis: Ein Bericht pro Reise oder Projekt, weniger Fehler, Zeitersparnis für alle Teams und transparente Kosten für CFOs noch vor Monatsende.

Payhawk in der Praxis

Für Financial Controller: Saubere Daten, ein ERP-fähiger Bericht

„Wir sparen 2 Stunden pro Woche und haben die Prüfzeit um 50 % reduziert, bei weniger Fehlern. Manager können Reisekosten hinterfragen und spezifische Erstattungen prüfen.“
— Axell Girard, Financial Controller, SpendHQ

Für Genehmigende: Weniger Benachrichtigungen, kürzere Zykluszeit

„Die Trip-Funktionalität ist ein großer Vorteil für unser Team. Sie bietet klare Übersicht über alle Ausgaben während der Reise und macht den Prozess transparent und einfach handhabbar. Unsere Mitarbeitenden finden es leicht zu nutzen, und es spart viel Zeit, da ein Bericht statt mehrerer Einreichungen ausreicht.“
— Sami Abu-Bakr, Team Lead Accounts Payable, Unzer

Fünf Best Practices für automatisierte Spesenberichte

1. Klare Gruppierungsregeln definieren
   Reisen, Projekte oder Datumsbereiche standardisieren, damit Ausgaben zusammenbleiben, Duplikate vermieden werden und Ausgabemuster erkennbar bleiben.

2. Auto-Submit-Erinnerungen nutzen
   Sanfte Erinnerungen halten den Prozess am Laufen, reduzieren Verzögerungen und helfen Mitarbeitenden, Ausgaben fristgerecht einzureichen. Diese Erinnerungen können die Resubmit-Zeit um bis zu 70 % reduzieren.

3. Genehmigungen auf Positionsebene aktivieren
   Fehlerhafte Positionen können abgelehnt werden, ohne den ganzen Bericht zu blockieren. Das erhöht Genauigkeit und Transparenz.

4. Unvollständige Ausgaben vom ERP-Export blockieren
   Nur geprüfte, vollständige Ausgaben gelangen ins ERP, was Fehler reduziert und die Buchhaltung entlastet.

Zusammenfassung — Der Nutzen automatisierter Spesenberichte

Mit Payhawk wird jede Reise oder jedes Projekt in einem vollständigen, ERP-fähigen und revisionssicheren Bericht erfasst:

• Mitarbeitende: Ausgaben innerhalb der Daten oder mit Projekt-Tag werden automatisch zugeordnet; Auto-Submit sorgt für flüssige Erstattungen.
• Genehmigende: Eine Benachrichtigung pro Bericht; Genehmigen mit einem Klick oder einzelne Position zurückweisen.
• Buchhalter:innen: Einzelne oder gruppierte Buchungen; unvollständige Positionen blockiert bis zur Korrektur.
• Controller & Compliance: Vollständiger Überblick über jede Reise oder jedes Projekt an einem Ort.
• CFOs: Sehen die Gesamtkosten noch während des Zyklus, nicht erst nach Monatsende.

Ergebnis: Eine Einreichung, eine Genehmigung, ein Export — statt eines chaotischen Prozesses mit verstreuten Belegen.

Sehen Sie automatisierte Berichte von Payhawk live in Aktion und vereinbaren Sie eine Demo.