„Keine Excel-Tabellen mehr, keine Belegstapel“ – Wie CHG-MERIDIAN mit Payhawk den Reisekostenprozess neu gedacht hat

Kundenerfahrungen aus erster Hand: Das Interview mit Alexander Schilling ging als erstes im Magazin Markt & Mittelstand live.

Wie gelingt echte digitale Transformation in der Finanzabteilung – jenseits von Buzzwords und bloßer Prozessmodernisierung? Das zeigt ein aktuelles Interview im renommierten Mittelstandsmagazin Markt & Mittelstand mit Alexander Schilling, Teamleader Accounting Payables beim Finanzierungs- und Technologiemanager CHG-MERIDIAN. Das Unternehmen ist weltweit in über 30 Ländern aktiv und steht für innovative Lösungen im Bereich Technologie-Management.

Interessant ist, dass Schilling darin berichtet, wie sein Team mit Payhawk als Ausgabenmanagement-Lösung den kompletten Reisekostenprozess digitalisiert hat – und dabei nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden deutlich steigern konnte.

Die Umstellung auf eine digitale Reisekostenabrechnung hat unseren gesamten Prozess umgekrempelt. – Alexander Schilling, CHG-MERIDIAN

Der Ausgangspunkt: Manuelle Prozesse und hohe Belastung

Vor der Digitalisierung war der Reisekostenprozess bei CHG-MERIDIAN aufwendig, fehleranfällig und für viele Beteiligte frustrierend. Mitarbeitende mussten Excel-Listen pflegen, Belege einscannen und häufig in Vorleistung gehen – etwa für Flüge, Hotels oder Geschäftsessen. Die Buchhaltung wiederum war mit manuellen Prüfungen, Rückfragen und langwierigen Abstimmungen beschäftigt. Das führte nicht nur zu Verzögerungen bei der Erstattung, sondern auch zu einem hohen administrativen Aufwand.

Das war ein Vorgehen, das hohe manuelle Arbeit erforderte – von den Mitarbeiter:innen, aber auch von unserer Buchhaltung, fehleranfällig war und trotzdem wichtig für das Unternehmen – ein klassischer Pain Point.

Diese Prozesse waren nicht nur ineffizient, sondern auch demotivierend – besonders für Vielreisende, die regelmäßig mit hohen Auslagen konfrontiert waren. Der Wunsch nach einer modernen, digitalen Lösung war daher groß.

Der Gamechanger: Payhawk als digitale Lösung

Die Einführung von Payhawk brachte die entscheidende Wende. Heute erhalten alle Vielreisenden bei CHG-MERIDIAN Firmenkreditkarten, die sie direkt ins Apple Wallet integrieren können. Belege werden unterwegs per App fotografiert, automatisch verarbeitet und direkt der richtigen Kostenstelle zugewiesen. Damit gehört das mühsame Sammeln und Nachreichen von Papierbelegen endgültig der Vergangenheit an – ebenso wie das manuelle Ausfüllen von Excel-Listen.

Keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter muss mehr in Vorleistung gehen. Früher waren Firmenkreditkarten ein seltenes Gut – jetzt haben wir zahlreiche davon draußen und das funktioniert hervorragend.

Die Umstellung hat nicht nur die Buchhaltung entlastet, sondern auch die gesamte Reisekostenkultur im Unternehmen verändert. Prozesse sind heute schneller, transparenter und deutlich angenehmer für alle Beteiligten.

Akzeptanz durch echte Entlastung

Neben der Technologie war auch das Change Management entscheidend für den Erfolg des Projekts. Alexander Schilling betont, wie wichtig es ist, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen und spürbare Verbesserungen schnell erlebbar zu machen. Denn nur wenn die Nutzer:innen den direkten Mehrwert erkennen, wird eine neue Lösung auch langfristig angenommen.

Kleine Erfolge bringen schneller Akzeptanz. [...] Wir haben es geschafft, dass unsere Leute die neue Plattform gerne nutzen, weil sie direkt merken, wie viel einfacher ihr Alltag wird.

Das Team setzte bei der Einführung von Payhawk bewusst auf einen schrittweisen Rollout – mit klaren Kommunikationsmaßnahmen und praxisnahen Schulungen. So konnten Unsicherheiten abgebaut und die neue Lösung schnell in den Arbeitsalltag integriert werden. Heute ist Payhawk aus dem Alltag der Finanzabteilung nicht mehr wegzudenken.

Jetzt lesen: Das vollständige Interview im Markt & Mittelstand

Im Interview spricht Alexander Schilling ausführlich darüber, wie sich die Rolle der Finanzabteilung verändert hat – weg von der reinen Buchhaltung hin zu einem strategischen Partner im Unternehmen. Er zeigt auf, welche Herausforderungen mit der Digitalisierung einhergehen, wie wichtig Datenqualität und Automatisierung sind – und warum Payhawk für CHG-MERIDIAN die passende Lösung war.

Hier geht’s zum Interview im Markt & Mittelstand.

Das Gespräch liefert wertvolle Einblicke für alle, die selbst vor der Herausforderung stehen, ihre Finanzprozesse zu modernisieren – und bietet praxisnahe Tipps, wie man dabei Schritt für Schritt zum Erfolg kommt.

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