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Fehlende Belege in Kombination mit manuellen Tools und Prozessen bedeuten, dass Ihr Team auf einen schwierigen Modus eingestellt ist. Schon bald sind Sie und Ihre Mitarbeiter auf der Suche nach Belegen, während Sie Pendlerpauschalen und Tagegelder erraten. Aber Sie kommen mit der Verwaltung der Ausgaben nicht hinterher, so dass die Kosten in die Höhe schnellen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Keine Sorge, wir verraten Ihnen, wie Sie Ihr Reisekostenmanagement in nur wenigen Schritten verbessern können.
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„Ich weiß, dass sie hier irgendwo sind“, seufzt Ben aus der Vertriebsabteilung, während er in seinen Reisekostenbelegen herumkramt. Nachdem er sein Hotelzimmer auf den Kopf gestellt hat, ist es klar. Die Spesenbelege sind weg. Es ist Zeit für eine peinliche E-Mail an die Buchhaltung, um die Situation zu erklären. Sie werden weniger als erfreut sein, da ihre Arbeitsbelastung gerade gestiegen ist und die Zahlen verzerrt werden könnten.
Kurz gesagt: Fehlende Reisebelege können zu verlorenen Reisekostenerstattungen, Steuerproblemen, erhöhten Verwaltungskosten und undurchsichtigen Tagespauschalen führen, was langfristig zu finanziellen Problemen führt. In diesem Blog wird erläutert, wie veraltete Systeme zu diesen Problemen beitragen und wie die Automatisierung Ihres Reisekostenmanagements mit Payhawk das Aufspüren von Belegen überflüssig machen, die Transparenz der Ausgaben verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen kann – und das alles bei gleichzeitiger Zeit- und Kostenersparnis.
Damit Ihre Reisekosten nicht auf der Strecke bleiben
Fehlende Belege für Pendlerpauschalen und Geschäftsreisekosten sind häufig und kostspielig. Sicher, Fehler passieren, aber oft sind die Mitarbeiter nicht das Problem. Es sind die vorhandenen Systeme und Prozesse, die die Grundlage für das Drama um fehlende Belege bilden.
Zum Beispiel benötigen Unternehmen jeden Monat einen zusätzlichen Tag, um Ausgaben zu verarbeiten, wenn sie physische Belege und Spesenformulare verwenden. Dieser zusätzliche Tag kostet Unternehmen jährlich fast 3.000 £, was für britische Unternehmen 2,8 Milliarden £ entspricht.
Aber das muss nicht sein ...
Die Rechnung kann schmerzhaft sein, wenn in Ihrem Unternehmen zu viele Belege fehlen. Hier sind einige Verluste, die auftreten können:
Es hilft, einen Überblick über die finanziellen Verluste zu gewinnen, die Ihrem Unternehmen durch fehlende Belege entstehen könnten. Sehen wir uns einige Daten zu Pendlerpauschalen, staatlicher Unterstützung für Reisekosten, typischen Reiseausgaben und allgemeinen Geschäftsreisen an:
Fehlende Belege sind mehr als nur ein Ärgernis für Ihr Buchhaltungsteam; sie können schädliche, langfristige Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Lassen Sie uns die häufigsten durchgehen.
Der finanzielle Verlust kann enorm sein, wenn Sie fehlende Belege mit veralteten Tools und Prozessen für das Spesenmanagement kombinieren. Lassen Sie uns dieses Problem in die richtige Perspektive rücken. Nehmen wir an, Sie sind der Finanzvorstand eines Martech-Scale-ups mit 200 Mitarbeitern. Das Unternehmen hat drei Büros in Berlin, Paris und Amsterdam.
Die Vertriebs-, Beziehungsmanagement- und Marketingteams reisen regelmäßig zwischen diesen Büros hin und her. Sie nehmen auch an Branchenmessen, Konferenzen und Schulungsseminaren in ganz Europa teil.
Aufgrund des vollen Terminkalenders Ihrer Mitarbeiter gehen Spesenabrechnungen und Belege häufig verloren. Einige Mitarbeiter vergessen auch, Spesenabrechnungen per E-Mail zu senden oder reichen unvollständige Spesenabrechnungen ein. Das Nachverfolgen von Belegen ist daher für die Buchhaltung die Regel. Einige Beispiele für finanzielle Verluste, die Ihrem Unternehmen durch diese Vorgehensweise entstehen könnten, sind:
Diese Situationen würden zu einer horrenden Rechnung von 105.200 € führen, für die Ihr Unternehmen aufkommen muss – und das alles nur wegen fehlender Belege.
Es ist, als würde man im Dunkeln tappen, wenn man physische Belege, Spesenabrechnungen in Papierform und manuelle Kontoüberweisungen für Reisekostenerstattungen zusammenfügt. Es ist nahezu unmöglich, die aktuelle Finanzlage Ihres Unternehmens zu kennen, zu wissen, was auf Sie zukommt und an wen Sie sich wenden können. Mit dieser Vorgehensweise wird die Budgetverfolgung zum Glücksspiel. Kostspielige Probleme wie die Überzahlung eines Mitarbeiters, ungenaue Aufzeichnungen über das Spesenmanagement und Kostenüberschreitungen sind die Folge. Schlimmer noch: Sie werden es erst bemerken, wenn bereits erheblicher Schaden entstanden ist. Probleme mit der Ausgabenübersicht sind weit verbreitet; 43 % der Unternehmen wollen sie verbessern.
Mussten Sie jemals die Fertigstellung der Monatsabschlüsse verschieben, weil zu viele Mitarbeiter unvollständige oder verspätete Spesenabrechnungen eingereicht haben? Das ist ein administrativer Albtraum. Sie müssen den gesamten Prozess der Finanzberichterstattung verschieben. Dieses Problem könnte dazu führen, dass Ihr Team bis spät in die Nacht arbeiten muss, um den Rückstand aufzuholen. Solche Szenarien werfen auch ein schlechtes Licht auf Ihr hart arbeitendes Team und sorgen bei wichtigen Interessengruppen für Stirnrunzeln.
Auch wenn viele Mitarbeiter Dienstreisen mögen, ist die damit verbundene Spesenverwaltung wahrscheinlich nicht das, was sie sich unter Spaß vorstellen. Es ist unglaublich frustrierend, wenn Mitarbeiter ihre Spesen manuell einreichen müssen und die Unterlagen verloren gehen.
Möglicherweise müssen Sie die Kostenerstattung eines Mitarbeiters ohne Quittung verschieben oder stornieren. Wenn man bedenkt, dass jeder dritte Arbeitnehmer seine Ausgaben aus eigener Tasche bezahlen muss, ist dies eine heikle Angelegenheit, insbesondere bei hohen Ausgaben wie Reisen ins Ausland. Schlimmer noch: Mitarbeiter können entmutigt und ängstlich werden, wenn es um geschäftliche Einkäufe geht, was die Moral des Teams senkt.
Die Zeit und das Geld, die Ihr Unternehmen für die Suche nach Quittungen aufwendet, verschwenden Ressourcen. Diese Probleme verursachen enorme Opportunitätskosten. Sie hätten das Geld und die Zeit in strategische Initiativen wie die Finanzplanung und die Identifizierung neuer Geschäftsmöglichkeiten investieren können. Hinzu kommen die Branchenveränderungen, die bedeuten, dass Sie eine höhere Rechnung für Quittungs-Fauxpas erhalten werden. Reisekosten steigen (1,8 % für Flugtickets, 29,8 % für Hotelzimmer und voraussichtlich 2,1 % für Mietwagen). Die Ausgaben für Geschäftsreisen könnten ebenfalls um 14 % bis 15 % pro Jahr steigen.
Fehlende Belege können Ihre Zahlen verzerren und Ihr Unternehmen schnell in rechtliche Schwierigkeiten bringen. Dies gilt insbesondere für die Verwaltung von Pauschalen für Länder mit komplexen Vorschriften. In den Niederlanden beispielsweise gelten je nach Art der Ausgaben und zeitlichen Beschränkungen unterschiedliche Pauschalen. Ausgaben für Abendessen sind während der Geschäftsreise zwischen 18 und 21 Uhr gültig. Die internationalen Tagessätze des Vereinigten Königreichs hängen vom Land und der Reisedauer ab, was manuell nur schwer zu verwalten ist. Als Nächstes kommen Steuerprüfungen und -audits, die mit hohen Strafen und Bußgeldern enden. Diese Konsequenzen können dem Ruf und dem Geldbeutel Ihres Unternehmens schaden und es zurückwerfen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie Ihre Ausgaben nicht ohne Unterstützung verwalten müssen. Sehen wir uns einige Möglichkeiten an, wie Sie unsere Lösung nutzen können, um das Reisekostenmanagement zum Kinderspiel zu machen:
Sind Sie es leid, Belege zu suchen und sich mit verlorenen Belegen herumzuschlagen? Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Spesenabrechnungen unterwegs einreichen können, um solche Fälle mit unseren Funktionen für Pendlerpauschalen zu reduzieren. Zum Beispiel:
Nehmen wir zum Beispiel Porsche e-Bikes. Das Team hatte ein umständliches Reisekostenabrechnungssystem. Infolgedessen waren die Einreichung und Genehmigung von Ausgaben langsam und komplex.
Gabriela Leovac, Buchhalterin bei Porsche e-Bikes, erklärt:
Das größte Problem vor Payhawk waren die geschäftlichen Reisekosten. Wir hatten kein System, mit dem die Mitarbeiter ihre Reisekosten einfach einreichen konnten. Und wir wollten eine Lösung finden, mit der die Mitarbeiter Firmenkarten verwenden, Tagegelder beantragen, alle ihre Reise- und Arbeitskosten hochladen und schnelle Genehmigungen erhalten können.
Aber sobald das Team unsere virtuellen Karten, die OCR-Technologie zur Belegerfassung, das Tagesgeld-Tool und die Spesenverwaltungssoftware implementiert hatte. Sie haben auch TravelPerk integriert.
Die Verwaltung von Ausgaben, die Erfassung von Kilometern und die Buchung von Reisen ist für das Porsche e-Bikes-Team jetzt ganz einfach. Das Team profitiert von einer Echtzeit-Ausgabentransparenz, einem effizienten Buchhaltungsprozess und starken internen Kontrollen. Durch den Wegfall manueller Tools und Prozesse, die nun für wichtige Aufgaben wie Analysen eingesetzt werden, spart das Team außerdem Zeit, Geld und Energie.
Muss Ihr Team ständig Tabellen und Kreditkartenabrechnungen im Auge behalten und sich um das Budget sorgen? Verschaffen Sie sich mit unseren leistungsstarken Visa-Karten für Unternehmen und unserer Software für das Ausgabenmanagement einen Überblick über die Ausgaben und einen Kontrollturm zur Verwaltung der Ausgaben. Sie können beispielsweise:
Hannah Dobson, Vertriebsleiterin bei der GDS Group, sagt:
Payhawk hat mir Zeit gespart, aber noch wichtiger ist, dass es meinem Team Zeit gespart hat. Es ist ein Traum, denn jetzt kann ich mein Team dazu bringen, seine eigenen Ausgaben zu erledigen, und ich kann sie aus der Ferne schnell und effizient genehmigen. Es ist eine großartige Benutzererfahrung. Und es bedeutet, dass sie sich auf wertvollere Aktivitäten konzentrieren können.
Schluss mit dem Vergleichen von Tabellen, Ausgabenrichtlinien und Websites mit Regierungsvorschriften, in der Hoffnung, dass Sie die richtigen Tagessätze verwenden. Automatisieren Sie die Berechnung von Tagegeldern und die Erstattung von Reisekosten für transparente und papierlose Prozesse mit unserer Funktion „Per Diem“. Der Prozess ist schnell und einfach:
Nehmen wir zum Beispiel die Tagessätze in den Niederlanden. Die durchschnittliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers für den einfachen Weg von zu Hause zum ständigen Wohnsitz des Arbeitgebers betrug 2023 32 Minuten. Die typische Entfernung betrug 15,73 Kilometer. Der Tagessatz von 0,23 € (steuerfrei) entspricht 3,60 € pro Mitarbeiter und Tag. Ein Unternehmen mit 40.000 Mitarbeitern, das jährlich 5 % seiner Belege verliert, verursacht also ein jährliches Loch von 160.000 €. Durch die Nutzung unserer Funktion für Tagespauschalen, Firmenkarten und App können Sie jedoch die meisten fehlenden Belege eliminieren und so Zeit und Geld sparen.
Die Zentralisierung von Tagesgeldern, Spesenabrechnungen für Mitarbeiter und Kilometerverfolgung auf einer Plattform mit unserer Lösung macht es einfach, mit nur wenigen Klicks auf dem Laufenden zu bleiben. Mit unseren Funktionen zur Spesenverwaltung können Sie die Ausgaben über Reisen, Unternehmenseinheiten und Gebiete hinweg kontrollieren. So erhalten Sie beispielsweise automatische Kostenberechnungen für Ausgaben wie Unterkunft, Firmenveranstaltungen und Branchenkonferenzen. Sie können auch Ausgabenlimits und Arbeitsabläufe gemäß Ihrer Reiserichtlinie anpassen.
Diana Ruseva, Finanzmanagerin bei Eleven Ventures, sagt:
Eine meiner Lieblingsfunktionen ist die Erinnerung an fehlende Dokumente. So muss ich meine Teamkollegen nicht ständig daran erinnern, Rechnungen von ihren Reisen hochzuladen. Und meine absolute Lieblingsfunktion ist die Warnung bei niedrigem Guthaben. So kann ich verhindern, dass einige meiner Teamkollegen mitten auf einer Geschäftsreise im Ausland ohne Guthaben dastehen.
Mit uns müssen Sie sich nicht mit fragmentierten Systemen und umständlichen Prozessen zufrieden geben. Schaffen Sie ein Ökosystem für das Reisekostenmanagement mit unserer direkten Integration mit TravelPerk. Ihr Team muss keine Flug-, Hotel-, Auto- oder Zugticketbelege einzeln bei Payhawk hochladen. Alle über TravelPerk getätigten Buchungen werden automatisch an unsere Lösung übertragen. Außerdem können Sie sicherstellen, dass die Zahlen stimmen, ohne dass Ihr Team manuelle Arbeit leisten muss, indem Sie die automatische Abstimmung aller mit unseren Firmenkarten getätigten Travelperk-Ausgaben nutzen.
Schluss mit der Suche nach fehlenden Dokumenten und Spesenformularen oder dem Kampf mit der manuellen Belegabstimmung für die Mehrwertsteuerrückerstattung. Unterstützen Sie effiziente Mehrwertsteuerrückerstattungen mit unserer automatischen Beleg- und Rechnungsabstimmung, Kategorisierung und Spesenverwaltung. Dann erhalten Sie wertvolle Gelder automatisch zurück und senken die damit verbundenen Verwaltungskosten durch unsere direkte Integration mit 60dias, einer Lösung zur Mehrwertsteuerrückerstattung. Tschüss Mehrwertsteuer, hallo Erleichterung!
Wenn Sie das Reisekostenmanagement schlecht vorbereitet angehen, ist der Aufwand enorm. Außerdem ist dies der Grund für fehlende Belege, finanzielle Verluste und verpasste Gelegenheiten. Das muss nicht sein. Mit einer umfassenden Lösung für das Reisekostenmanagement und strategischen Integrationen können Sie die nächtliche Zahlenarbeit einschränken und hoffen, dass die Reisekosten korrekt sind. Verspätete Abrechnungen und geschmälerte Gewinne können ebenfalls der Vergangenheit angehören.
Durch den Verzicht auf Papier und die Einführung der richtigen Ausgabenrichtlinien werden außerdem Fehler reduziert und die Rendite von Geschäftsreisen maximiert. Es lohnt sich, fehlende Belege lieber früher als später in den Griff zu bekommen. Ergreifen Sie also noch heute Maßnahmen für ein stressfreies Reisekostenmanagement und fliegen Sie in den kommenden Jahren auf Erfolgskurs.
Verwalten Sie Ihre Ausgaben nicht auf die harte Tour. Schalten Sie mit Payhawk in den Reisekosten-Tempomat. Buchen Sie noch heute eine Demo und erfahren Sie mehr.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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