Die Verfolgungsjagd war gestern

Das Leben vor Payhawk

Diana ist jetzt seit zwei Jahren bei Eleven. Sie ist verantwortlich für die Finanzen in Verbindung mit dem Fund und dem Budget. Bevor sie zu Eleven kam hat sie 10 Jahre als Buchhalterin gearbeitet und sogar ihre eigene Firma gegründet. In ihrer Freizeit ist sie eine waschechte Taekwondo Schiedsrichterin!

Diana hat uns verraten, dass es vor Payhawk nur eine Firmen-Debitkarte von einer heimischen Bank in Bulgarien gab. Das Team bestehend aus 10+ Mitarbeitern teilte sich also eine einzige Karte! Das ist tatsächlich häufiger der Fall bei kleineren Unternehmen oder innerhalb einzelnen Abteilungen.

Diese Herangehensweise hatte zwei Hauptprobleme. Erstens, alle Rechnungen mussten von den reisenden VC-Parnern eingesammelt und zu den Transaktionen richtig zugeordnet werden. Zweitens, Diana verbrachte eine immense Zeit damit, ihren Teammitgliedern hinterherzurennen, damit diese ihre Belege einreichen. Außerdem musste sie mit starren Bankverfahren kämpfen. Ohne Rechnung oder Beleg war es nicht möglich diese Ausgaben bei der Steuererklärung am Ende des Geschäftsjahres anzugeben. Auch der Prozess zur Einhaltung der Vorschriften der Geschäftsbanken war ein Alptraum, meinte sie. Immer mehr Informationen und Formulare waren auszufüllen und es war sehr schwierig, das Online-Banking-System zu betreiben.

Der Traum Payhawk

Eleven beschlossen, in die Pre-Seed-Phase von Payhawk zu investieren. Zu diesem Zeitpunkt, Ende 2018, nahmen sie auch unseren Service in Anspruch. Mit einer Karte fing es erstmal an.

“Ich war wirklich beeindruckt, wie einfach es war, mit Payhawk eine Debitkarte auszustellen.”

Mittlerweile haben sie 20/30 Transaktionen im Monat. Alles was die Teammitglieder machen müssen, sobald sie eine Geschäftsausgabe haben, ist ein Foto davon machen. Und Diana kann es direkt bearbeiten.

“Zeit und Kosten sparen, das sind für mich die Hauptvorteile. Und das ohne jeden Aufwand.”

Auch heute spart Diana Zeit. Sie muss keine Rückerstattungen erledigen, da sie 5 Payhawk-Karten haben – eine für jeden Ausgabeträger im Team.

Echtzeit-Benachrichtigung für niedrige Funds

Als ich Diana nach ihren liebsten Features gefragt habe, bat sie mich tatsächlich um ein Feature, das ihr fehlte. Dabei ging es um die Möglichkeit, alle Rechnungen eines bestimmten Zeitraums herunterladen zu können, damit sie diese direkt an die Buchhaltung schicken kann. Ich muss zugeben, da haben wir bei unserem Feature Release ein bisschen geschlafen und es nicht ausreichend gezeigt.

Jeden Monat, wenn Diana den Spesenbericht von der Plattform herunterlädt, versteckt sich der Link zur Rechnung in der letzten Spalte des Excel-Berichts. Sie würde allerdings gerne die Möglichkeit haben, den Excel-Bericht herunterzuladen, zusammen mit allen Rechnungen für diesen Zeitraum.

Auf meine Frage zurückkommend meinte Diana, ihre Lieblingsfeatures sind die Echtzeit-Benachrichtigung für niedrige Funds, den man als Erinnerung einstellen kann, um rechtzeitig wieder Geld aufzuladen. Und die Kartenlimite. Im ersten Fall muss sie endlich nicht wöchentlich das Konto checken, um zu sehen, ob noch genügend Geld nach den Team-Ausgaben drauf ist. Jetzt erhält sie einfach eine E-Mail, sobald diese unter das von ihr gesetzte Limit kommen.

Was die Kartenlimite angeht, können diese ganz leicht mit einem Klick im Payhawk Web-Portal angepasst werden. Zu Pre-Payhawk Zeiten, erzählte Diana, musste sie die Geschäftskarte mit einem Formular ins Ausland senden, um ein höheres Limit der Karte zu beantragen. Das war genauso umständlich und zeitaufwändig, wie es klingt.

“Die Hälfte unseres Teams sind Partner. Wenn es für sie keine einfache Lösung für das Kostenmanagement ist, wird es etwas kompliziert.”

Was können wir besser machen?

Mit diesen Gesprächen versuchen wir, unsere Kunden besser zu verstehen um deren Produkterfahrung zu verbessern. Während unserer Unterhaltung erwähnte Diana die Kostenangaben zu wiederkehrenden Anbietern, die sie jeden Monat einreichen. Sie fragte sich, ob Payhawk die Kategorie der Ausgaben automatisch ausfüllen könnte, damit sie es nicht jedes Mal tun müsste. Leider ist das bisher nur über die Web-Plattform möglich, da wir hier die OCR installiert haben. Wir arbeiten aber fleißig daran, diese Funktion auch bald über die App anbieten zu können.

Wenn wir jetzt Ihr Interesse geweckt haben und Sie mehr erfahren wollen, wie wir Ihrem Unternehmen beim Kostenmanagement helfen können, buchen Sie gerne eine Demo mit uns. Wir beantworten liebend gerne all Ihre Fragen.