No más persecución de gastos

Antes de Payhawk

En Eleven desde hace dos años, Diana está a cargo tanto de las finanzas del fondo, como del presupuesto. Antes de unirse a Eleven, trabajó durante 10 años como contadora y hasta fundó su propia empresa. En su tiempo libre, ¡Diana es árbitro profesional de Taekwondo!

Antes de comenzar a usar Payhawk, en Eleven contaban con una tarjeta de débito emitida por el principal banco comercial de Bulgaria, para gestionar los gastos. Un equipo de más de 10 personas compartía esta tarjeta de débito, una práctica bastante común entre las pequeñas empresas.

Esta solución tenía dos problemas principales. El primero era recolectar todas las facturas de viajes de los socios y la gran cantidad de costes no identificables. El segundo era la cantidad irrazonable de horas que debía invertir Diana, persiguiendo al equipo para le que entregaran sus facturas, o lidiando con procedimientos bancarios rígidos. Sin facturas ni recibos, fue imposible incluir estos costes en la declaración de impuestos al final del año fiscal. Además, según comenta, todo el proceso de validación con la banca comercial era una pesadilla, cada vez solicitaban más información y rellenar más formularios. Incluso operar su sistema de banca en línea era una pesadilla.

El sueño de Payhawk

Cuando Eleven decidió invertir en la ronda de inversión pre-seed de Payhawk, a finales de 2018, también comenzó a usar Payhawk. Primero, empezaon con sólo una tarjeta para ver como funcionaba.

“Es increíble lo fácil que es emitir tarjetas Payhawk para el equipo”.

Hoy en Eleven tienen entre 20/30 transacciones al mes y los miembros del equipo solo necesitan hacer una fotografía cada vez que realizan un gasto, para que Diana pueda procesarlo rápidamente.

“Ahorrar tiempo y ahorrar dinero son los principales beneficios para mí. Y sin ningún esfuerzo”.

Diana continúa ahorrando tiempo hoy. Ya no tiene que hacer ningún reembolso porque dispone de cinco tarjetas Payhawk, una para cada miembro del equipo que realiza pagos corporativos.

Alertas de fondos bajos y límites de tarjetas

Cuando le preguntamos a Diana por las funcionalidades favoritas de Payhawk, ella mencionó primero una característica que le faltaba. Esta era la posibilidad de descargar todas las facturas de un cierto período de tiempo, para enviarlas directamente a su contadora. El fallo fue nuestro ya que esta funcionalidad ya existe, puedes descargar un archivo CSV con todas las transacciones y en adjunto la copia de todos los recibos-facturas asociados a dichas transacciones.

Las funcionalidades de Payhawk favoritas de Diana son la alerta de fondos bajos, que puede configurar para recordarle cuándo debe cargar dinero, y los límites de las tarjetas. Gracias a la primera, Diana no tiene que mirar la cuenta todas las semanas para verificar si hay fondos suficientes, después de que todo el equipo ha hecho sus gastos. Solo recibe un correo electrónico cuando los fondos están por debajo del límite establecido.

En cuanto a los límites de las tarjetas, en la plataforma de Payhawk puede modificarlas fácilmente con un simple clic. En cambio, tal y como Diana mencionó antes, usando la tarjeta bancaria comercial tuvo que enviar un formulario a otro país para solicitar un límite más alto, y todo era increíblemente lento.

“La mitad de nuestro equipo son socios, si no es una solución de gestión de gastos fácil para ellos, resulta un poco complicado.”

¿Algo que podemos mejorar?

Con estas charlas con los clientes también intentamos mejorar la experiencia con nuestro producto. Durante nuestra charla, Diana nos consultó sobre los gastos de un mismo proveedor que debía incluir todos los meses. Se preguntaba si con Payhawk se podría completar automáticamente la categoría del gasto, para que ella no tuviera que hacerlo cada vez. Desafortunadamente, por ahora esto solo puede hacerse si el gasto se carga desde la plataforma web donde tenemos instalado el OCR. No obstante, pronto tendremos el OCR también App móvil.

Si te ha gustado la historia, si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte con la gestión de gastos de tu empresa, no dudes en reservar una demo con nosotros. Estaremos encantados de responder todas tus preguntas.