Geen kosten meer najagen

Vereenvoudigen van kosten en uitgaven voor zakelijke reizen

Als een early-stage investeringsbedrijf, reist het team van Eleven voortdurend om nieuwe klanten te scouten en bestaande klanten te ontmoeten.

Met Payhawk heeft het team alles wat ze nodig hebben om zakenreizen te maken en hun uitgaven vast te leggen. Elk lid kan betalen met zijn kaart wanneer nodig, een ontvangstbewijs uploaden, een categorie selecteren en klaar is Kees. De tool helpt teamleden zelfs automatisch als er informatie ontbreekt, wat het financiële team weer een lastige klus bespaart.

"Een van mijn favoriete functies is de herinnering voor ontbrekende documenten", legt Ruseva uit. "Het bespaart me het achtervolgen van mijn collega's voor het uploaden van facturen van hun reizen."

Maar daar houden de voordelen niet op, want de Payhawk-oplossing bevat ook een functie die het financiële team laat weten wanneer het kaartsaldo van hun collega's laag is. Dit betekent dat het financiële team niet elke week naar de rekening hoeft te kijken om te zien of er genoeg saldo is nadat het team zijn uitgaven heeft gedaan; ze krijgen gewoon een e-mail om te zeggen dat het saldo onder de ingestelde limiet is.

"Mijn favoriete functie is de melding als het saldo te laag is", zegt Ruseva. "Het helpt me om sommige van mijn collega's niet zonder geld te laten zitten in het midden van een zakenreis naar het buitenland."

Categorieën instellen om uitgaven te beheren

Payhawk's aanpasbare categorieën voor uitgaven betekenen dat klanten hun eigen gedefinieerde categorieën kunnen creëren om uitgaven op project- of activiteitsbasis te meten. Telkens wanneer een kaartgebruiker een betaling doet, kan hij deze classificeren in een bepaalde categorie (zoals bepaald door het bedrijf), met inbegrip van zaken als " Advertising", " Tools", " Maaltijden", enz. Deze categorieën kunnen zo worden aangemaakt dat ze overeenkomen met de manier waarop de budgetten zijn opgesteld, wat een eenvoudige boekhouding en rapportage mogelijk maakt.

"De Payhawk-functies van uitgavenlimieten en uitgavencategorieën maken het bijzonder efficiënt om budgetten toe te wijzen; dit creëert een zeer gemakkelijke flow in ons team," legt Nick Yanev, Marketing Manager bij Eleven, uit.

Tijd steken in wat belangrijk is

Payhawk heeft elk teamlid van Eleven in staat gesteld om tijd te besparen op het beheren en archiveren van uitgaven en deze tijd weer in hun werk te steken.
Van het toewijzen van uitgaven tot het achterhalen van bonnetjes, Payhawk heeft veel problemen opgelost die ervoor zorgden dat uitgavenbeheer zo tijdrovend was voor het bedrijf.

"Payhawk bespaart me verrassend veel tijd. Al onze marketingtools, abonnementen en platforms zijn gekoppeld aan mijn Payhawk-kaart, wat het heel gemakkelijk maakt om niet na te denken over de volgende betaling of waar en hoe ik moet betalen," aldus Nick Yanev, Marketing Manager.

Boek vandaag nog een demo met ons als je meer wilt weten over het besparen van tijd met gestroomlijnde en geautomatiseerde expense management processen in jouw bedrijf.