Eleven Ventures logo

Geen kosten meer najagen

Eleven is een toonaangevend early-stage VC fonds. Ze zijn gevestigd in Bulgarije en investeren sinds 2012 in de SEE-regio. Met 150 gezamenlijke investeringen in zeven jaar tijd heeft het team van Eleven een belangrijke rol gespeeld bij het op gang brengen van het lokale startup-ecosysteem.

HQ
Bulgarije
Branche
Finance
Werknemers
10+
Payhawk klant sinds
November 2018
Functies waar ze van houden
  • Kaarten
  • Kennisgeving van lage middelen
  • Real time controle
Diana Ruseva, Finance Manager

"Tijd en geld besparen zijn de belangrijkste voordelen van Payhawk en dat zonder enige moeite."

Diana Ruseva, Finance Manager

Het leven vóór Payhawk

Voordat Payhawk werd gebruikt, deelde het 10-koppige team van Eleven slechts één debetkaart die was uitgegeven door de belangrijkste commerciële bank in Bulgarije. Het delen van kaarten veroorzaakte veel verwarring en een groot gebrek aan transparantie. Vassil Terziev, Partner bij Eleven, herinnert zich dat het team "ontelbare uren bezig was met het reconciliëren van onze uitgaven" na elke reis.

Vooral Diana Ruseva, Finance Manager bij Eleven, had er veel hoofdpijn van. Zonder facturen of bonnetjes had Ruseva moeite om veel van de kosten aan het eind van het fiscale jaar in te dienen voor de belastingen.

De ene kaart die het team deelde, bracht ook andere problemen met zich mee. Het compliance-proces van de commerciële bank omvatte een heleboel formulieren en tijdrovende procedures, en de administratie was tijdrovend en onhandelbaar geworden.

Complexe bankprocessen behoren tot het verleden

Eleven besloot in 2018 te investeren in Payhawk en de dienst tegelijkertijd uit te testen. Door hun uitgavenbeheer naar Payhawk te verplaatsen, heeft het team de manier waarop ze uitgaven beheerden volledig veranderd en merkte het al snel de voordelen.

"Met Payhawk waren we in staat om over te stappen op een veel flexibelere oplossing. Elk teamlid heeft een kaart, we hebben veel meer controle over de uitgaven, en de gebruikerservaring helpt ons om de tijd die we besteden aan het indienen van uitgaven te minimaliseren. Die tijd kunnen we nu besteden aan iets wat veel nuttiger is voor onze klanten", zegt Terziev.

Elk teamlid heeft nu een kaart met een vastgestelde limiet op basis van het door hem of haar toegewezen budget. En als ze meer geld nodig hebben, kunnen ze dat snel doen met een paar klikken via de app. De financieel manager kan dan met een paar klikken goedkeuren wat nodig is. Vóór Payhawk moesten ze, als ze de commerciële bank gebruikten, een formulier naar een ander land sturen om een hoger limiet op de kaart aan te vragen, wat inefficiënt en tijdrovend was.

Voor het team is het indienen van uitgaven nu een fluitje van een cent. Ze hoeven niet langer eindeloos bonnetjes te bewaren als ze op reis zijn; ze maken gewoon een foto van hun bonnetje of uploaden hun factuur, en de
Optical Character Recognition (OCR) technologie die in de portal is ingebouwd, haalt alle benodigde informatie eruit voor het financiële team.

"Ik ben letterlijk dol op alle functies van Payhawk. Het bespaart me zo veel tijd en energie," legt Ruseva uit.

Vereenvoudigen van kosten en uitgaven voor zakelijke reizen

Als een early-stage investeringsbedrijf, reist het team van Eleven voortdurend om nieuwe klanten te scouten en bestaande klanten te ontmoeten.

Met Payhawk heeft het team alles wat ze nodig hebben om zakenreizen te maken en hun uitgaven vast te leggen. Elk lid kan betalen met zijn kaart wanneer nodig, een ontvangstbewijs uploaden, een categorie selecteren en klaar is Kees. De tool helpt teamleden zelfs automatisch als er informatie ontbreekt, wat het financiële team weer een lastige klus bespaart.

"Een van mijn favoriete functies is de herinnering voor ontbrekende documenten", legt Ruseva uit. "Het bespaart me het achtervolgen van mijn collega's voor het uploaden van facturen van hun reizen."

Maar daar houden de voordelen niet op, want de Payhawk-oplossing bevat ook een functie die het financiële team laat weten wanneer het kaartsaldo van hun collega's laag is. Dit betekent dat het financiële team niet elke week naar de rekening hoeft te kijken om te zien of er genoeg saldo is nadat het team zijn uitgaven heeft gedaan; ze krijgen gewoon een e-mail om te zeggen dat het saldo onder de ingestelde limiet is.

"Mijn favoriete functie is de melding als het saldo te laag is", zegt Ruseva. "Het helpt me om sommige van mijn collega's niet zonder geld te laten zitten in het midden van een zakenreis naar het buitenland."

Categorieën instellen om uitgaven te beheren

Payhawk's aanpasbare categorieën voor uitgaven betekenen dat klanten hun eigen gedefinieerde categorieën kunnen creëren om uitgaven op project- of activiteitsbasis te meten. Telkens wanneer een kaartgebruiker een betaling doet, kan hij deze classificeren in een bepaalde categorie (zoals bepaald door het bedrijf), met inbegrip van zaken als " Advertising", " Tools", " Maaltijden", enz. Deze categorieën kunnen zo worden aangemaakt dat ze overeenkomen met de manier waarop de budgetten zijn opgesteld, wat een eenvoudige boekhouding en rapportage mogelijk maakt.

"De Payhawk-functies van uitgavenlimieten en uitgavencategorieën maken het bijzonder efficiënt om budgetten toe te wijzen; dit creëert een zeer gemakkelijke flow in ons team," legt Nick Yanev, Marketing Manager bij Eleven, uit.

Tijd steken in wat belangrijk is

Payhawk heeft elk teamlid van Eleven in staat gesteld om tijd te besparen op het beheren en archiveren van uitgaven en deze tijd weer in hun werk te steken.
Van het toewijzen van uitgaven tot het achterhalen van bonnetjes, Payhawk heeft veel problemen opgelost die ervoor zorgden dat uitgavenbeheer zo tijdrovend was voor het bedrijf.

"Payhawk bespaart me verrassend veel tijd. Al onze marketingtools, abonnementen en platforms zijn gekoppeld aan mijn Payhawk-kaart, wat het heel gemakkelijk maakt om niet na te denken over de volgende betaling of waar en hoe ik moet betalen," aldus Nick Yanev, Marketing Manager.

Boek vandaag nog een demo met ons als je meer wilt weten over het besparen van tijd met gestroomlijnde en geautomatiseerde expense management processen in jouw bedrijf.

Meer klantverhalen

Loading...