Eleven Ventures logo

Преследването на разписки в Eleven Ventures е в миналото

Eleven Ventures е един от водещите рискови фондове за финансиране на компании в ранен етап на развитие в Югоизточна Европа. Компанията инвестира в стартъпи от 2012 г. и в момента има 150 инвестиции, с които допринася за развитието на регионалната стартъп екосистема.

Централно управление
България
Индустрия
Финанси
Служители
10+
Използва Payhawk от
Ноември 2018
Любими функции
  • Карти
  • Известия за недостиг на средства
  • Контрол в реално време


Животът преди Payhawk

Преди да започне да използва Payhawk, целият екип от десет души в Eleven разполага само с една дебитна карта. Споделянето на тази единствена карта предизвиква голямо объркване и пълна липса на прозрачност. Васил Терзиев, съдружник в Eleven, си спомня, че екипът "прекарва безброй часове в опити да съгласува разходите си" след всяко пътуване.

Това причинява сериозни главоболия на Диана Русева, финансов мениджър в Eleven. Без фактури или разписки в края на финансовата година, Русева се затруднява да подаде много от разходите, които пестят данъци.

Единствената карта, която екипът споделя, води и до други неприятности. За да се отговори на изискванията на търговската банка, има нужда от множество формуляри и отнемащи време процедури, което прави администрирането дълго и тромаво.

Свобода от сложните банкови процедури

През 2018 г. Eleven решава да инвестира в Payhawk и същевременно да изпробва услугата. След като прехвърля управлението на разходите към Payhawk, екипът променя изцяло начина на ръководенето им и бързо усеща ползите.

„С Payhawk успяхме да внедрим много по-гъвкаво решение. Всеки член на екипа има своя карта, осъществяваме много по-голям контрол върху разходите, а удобното използване ни помага да сведем до минимум времето за подаване на документи за разходи. Сега можем да прекараме това време в нещо много по-полезно за клиентите от портфолиото ни", казва Терзиев.

Сега всеки член на екипа разполага с карта с определен лимит, базиран на отпуснатия му бюджет. Ако се наложи да поиска повече средства, може да го направи бързо, само с няколко клика в приложението. Накрая финансовият мениджър може да одобри искането, отново само с няколко клика.

Преди Payhawk, докато екипът все още използва търговска банка, се налага те да изпращат формуляр до друга държава, при всяко поискване на по-висок лимит на картата. Този процес е неефективен и бавен.

Сега заявката за разходи е съвсем лесна и проста. Вече не е нужно и да се разнасят безкрайни касови бележки от пътувания – служителите просто снимат разписката си или качват фактурата, а вградената в портала технология за оптично разпознаване на символи (OCR) извлича цялата информация, от която се нуждае финансовият екип.

"Обичам буквално всички функции на Payhawk. Те ми спестяват толкова много време и енергия", споделя Русева.

Диана Русева, финансов мениджър в Eleven Ventures

"Спестяването на време и средства е основното предимство на Payhawk, при това без никакви усилия."

Диана Русева, финансов мениджър

Опростяване на разходите за бизнес пътувания

Като инвестиционна компания в ранен етап на развитие, екипът на Eleven постоянно пътува, за да се среща с нови или настоящи клиенти от портфолиото.

С Payhawk екипът разполага с всичко необходимо, за да извършва бизнес пътувания и да съхранява разходите. Всеки член може да плати с картата си, да качи касова бележка, да избере категория и да приключи с тази задача.

Софтуерът разполага и с функция за автоматично напомняне на служителите при липсваща информация, а това спестява на финансовия екип още един времеемък ангажимент.

"Една от любимите ми функции е напомнянето за липсващи документи", споделя Русева. „Това ми спестява преследването на колегите, когато трябва да качват фактури от пътуванията си."

Но ползите не свършват дотук. Payhawk осигурява и функция, която уведомява финансовия екип, когато балансът по картите на колегите им намалее. Това означава, че не се налага финансовият отдел да преглежда сметките всяка седмица, за да провери дали са останали достатъчно средства след разходите на екипа – отделът просто получава имейл, когато балансът е под зададения лимит.

„Любимата ми функция е известието за намаляване на средствата", казва Русева. "То ми помага да не оставям екипа си без никакви средства по средата на бизнес пътуване в чужбина."

Управление на разходите с помощта на категории

Категориите за разходи на Payhawk могат да се персонализират. Това означава, че клиентите имат възможност да създават свои собствени за отчитане на разходите за всеки проект или дейност. Всеки път, когато потребителят на картата извършва плащане, то може да се класифицира под определена категория (според предварително вътрешно решение), включително за разходи като "Реклама", "Абонаменти", "Храна" и т.н. Тези категории могат да се създават така, че да съответстват на начина, по който се съставят бюджетите, и това позволява лесно осчетоводяване и отчитане.

„Функциите на Payhawk за лимити на разходите и разходни категории правят разпределението на бюджетите особено ефективно, а това улеснява много нашия екип", обяснява Ник Янев, маркетинг мениджър в Eleven.

Повече време за важните неща

Payhawk дава възможност на всеки член на екипа на Eleven да спести време от подаването и обработката на документи за разходи и да го вложи в работата си.

Payhawk решава много проблеми при процесите - от разпределението на разходите до проследяването на разписките. Именно с тях управлението на разходите отнема наистина много време на бизнеса.

„Payhawk ми спестява неочаквано много време. Всички наши маркетингови инструменти, абонаменти и платформи са свързани с картата ми от Payhawk, което ми дава възможност да не мисля за следващото плащане или за това къде и как трябва да платя", казва Ник Янев, маркетинг мениджър.

Ако четете това и си мислите как бихте се възползвали от същите решения и във вашия бизнес, не се колебайте да заявите демо. Ще ви покажем повече за пестенето на време с автоматизираните процеси за управление на разходите.



Още истории от нашите клиенти

Loading...