Преследването на касови бележки в Eleven Ventures е в миналото

Опростяване на разходите за бизнес пътувания

Като инвестиционна компания в ранен етап на развитие, екипът на Eleven постоянно пътува, за да се среща с нови или настоящи клиенти от портфолиото.

С Payhawk екипът разполага с всичко необходимо, за да извършва бизнес пътувания и да съхранява разходите. Всеки член може да плати с картата си, да качи касова бележка, да избере категория и да приключи с тази задача.

Софтуерът разполага и с функция за автоматично напомняне на служителите при липсваща информация, а това спестява на финансовия екип още един времеемък ангажимент.

"Една от любимите ми функции е напомнянето за липсващи документи", споделя Русева. „Това ми спестява преследването на колегите, когато трябва да качват фактури от пътуванията си."

Но ползите не свършват дотук. Payhawk осигурява и функция, която уведомява финансовия екип, когато балансът по картите на колегите им намалее. Това означава, че не се налага финансовият отдел да преглежда сметките всяка седмица, за да провери дали са останали достатъчно средства след разходите на екипа – отделът просто получава имейл, когато балансът е под зададения лимит.

„Любимата ми функция е известието за намаляване на средствата", казва Русева. "То ми помага да не оставям екипа си без никакви средства по средата на бизнес пътуване в чужбина."

Управление на разходите с помощта на категории

Категориите за разходи на Payhawk могат да се персонализират. Това означава, че клиентите имат възможност да създават свои собствени за отчитане на разходите за всеки проект или дейност. Всеки път, когато потребителят на картата извършва плащане, то може да се класифицира под определена категория (според предварително вътрешно решение), включително за разходи като "Реклама", "Абонаменти", "Храна" и т.н. Тези категории могат да се създават така, че да съответстват на начина, по който се съставят бюджетите, и това позволява лесно осчетоводяване и отчитане.

„Функциите на Payhawk за лимити на разходите и разходни категории правят разпределението на бюджетите особено ефективно, а това улеснява много нашия екип", обяснява Ник Янев, маркетинг мениджър в Eleven.

Повече време за важните неща

Payhawk дава възможност на всеки член на екипа на Eleven да спести време от подаването и обработката на документи за разходи и да го вложи в работата си.

Payhawk решава много проблеми при процесите - от разпределението на разходите до проследяването на разписките. Именно с тях управлението на разходите отнема наистина много време на бизнеса.

„Payhawk ми спестява неочаквано много време. Всички наши маркетингови инструменти, абонаменти и платформи са свързани с картата ми от Payhawk, което ми дава възможност да не мисля за следващото плащане или за това къде и как трябва да платя", казва Ник Янев, маркетинг мениджър.

Ако четете това и си мислите как бихте се възползвали от същите решения и във вашия бизнес, не се колебайте да заявите демо. Ще ви покажем повече за пестенето на време с автоматизираните процеси за управление на разходите.