ПОК "Доверие" е една от най-големите пенсионно-осигурителни компании в България и предпочитан избор за над 1,2 млн. клиенти. Тя е създадена през 1994 г. и има 50 офиса в цялата страна. Компанията е част от Vienna Insurance Group - водеща застрахователна група в Централна и Източна Европа, чиито акции се търгуват на три европейски фондови борси. Това води със себе си необходимостта ПОК "Доверие" да отговаря на високи нормативни стандарти за прозрачност и отчетност всеки ден. Ето как Payhawk помага за тази цел, а и с още много други възможности.
“Ефективността в счетоводния отдел се увеличи многократно - работа, извършвана от трима души преди, сега се поема от един. Месечното приключване, което отнемаше седмици, вече се извършва в рамките на няколко дни. Отчетността и дисциплината се повишиха също.”
Преди да започне работа с Payhawk, ПОК "Доверие" управлява своите разходи чрез изключително сложен процес с хартиени фактури. Всеки офис е поддържал собствена каса, което налагало постоянна поддръжка на касови книги, ежедневно следене на паричните наличности и внимателно съобразяване с нормативната уредба.
Финансовият директор Иво Захариев споделя:
„Основната тежест падаше върху колегите от отдел „Счетоводство“, които ежедневно бяха ангажирани с ръчната обработка. Освен това, документи като фактури и разписки бяха изцяло на хартия, което затрудняваше контрола, проследимостта и ефективността. Това криеше риск от допускане на грешки, забавяше месечните приключвания и ангажираше прекомерен човешки ресурс.“
Друг важен фактор за ПОК „Доверие“ е бил стремежът да се осигури максимална прозрачност и проследимост.
Когато екипът открива и проучва Payhawk, му прави силно впечатление, че модерната платформа може да работи със съществуващата ERP система на ПОК "Доверие" - SAP, с помощта на персонализирани експорти и без нужда от мащабна IT намеса.
Иво Захариев разяснява:
“Благодарение на предварителната настройка и пълната синхронизация със сметкоплана ни, днес можем да кажем, че отчетността е почти напълно автоматизирана. Данните се експортират директно във формат, съвместим със SAP, което значително намалява времето за обработка и нуждата от ръчна намеса от страна на счетоводителите.”
Решението, което Payhawk дава на ПОК "Доверие" им позволява бърза адаптация спрямо специфичните нужди на компанията.
“Контролът върху бизнес разходите не е просто инструмент за спестяване – той е инструмент за доверие. Доверието между екипи, между служители и ръководство, между компания и регулатор. С вградените функции на Payhawk – лимити, одобрения, категории – можем да управляваме разходите по конкретни проекти, звена и дори отделни служители. Това ни помага да вземаме бързи, информирани решения и спестява десетки часове месечно, които преди се губеха в документооборот.”
С над 300 служители в цялата страна, ПОК "Доверие" залага на ясни правила и пълен контрол, когато става въпрос за служебни разходи. Корпоративните карти на Payhawk могат да се настройват с индивидуални политики и лимити, които се прилагат спрямо длъжност, отдел или проект. Това дава на финансовия екип увереност, че разходите са под контрол още преди да бъдат направени.
„Възможността да прилагаме различни правила спрямо длъжност, отдел или проект позволява по-добър контрол и прозрачност. Това допринася и за изграждането на стабилна финансова култура в организацията - служителите знаят какво се очаква от тях, а одобренията стават бързо и прозрачно,“ обяснява Захариев.
Освен настройването на политики за разходите по карти, екипът използва и други ключови функционалности:
Резултатът? По-бързи процеси, по-малко грешки и много по-голяма прозрачност.
Дебитни и кредитни карти, които дават пълен контрол и видимост над разходите
Промяната е осезаема. В рамките на няколко месеца, ПОК "Доверие" успява значително да оптимизира работата на счетоводния отдел.
Както обобщава Захариев в няколко точки:
„Работата на счетоводния екип вече е насочена към анализ и контрол, вместо към административна обработка.“
Финансовият директор Иво Захариев отбелязва значението на автоматизацията, която Payhawk носи в процесите на ПОК "Доверие". С нейна помощ те подобряват координацията между отделите и минимизират зависимостта от ръчно въвеждане на данни.
Изпълнителният директор на ПОК "Доверие", Мирослав Маринов, споделя:
“Въвеждането на платформи като Payhawk ни помогна да автоматизираме редица оперативни процеси, свързани с разходите и отчетността. Това не само оптимизира времето на екипите ни, но и повиши скоростта, прозрачността и проследимостта на всяка финансова операция.”
Компанията цени не само автоматизацията на процесите, но също и подкрепата от хората в Payhawk. Ние се гордеем с нашите екипи по имплементация, клиентска поддръжка и Customer Success и се радваме, когато клиентите ни забелязват нашата отдаденост.
Както казва Захариев:
“От Customer Success екипа на Payhawk получаваме навременни съвети, помощ при интеграции и актуализации. Работата с тях е добро партньорство, а не просто техническа поддръжка.”
Готови ли сте и вие да направите следващата крачка в дигиталната трансформация на финансите си? Свържете се с нас и вижте как Payhawk може да ви помогне.
Deutsch (DE)
English (Rest of Europe)
