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Monatsabschluss bei Doverie Pension Assurance: Schnell, einfach und zuverlässig - in nur wenigen Tagen

Doverie zählt mit über 1,2 Millionen Kunden zu den größten Pensionsversicherern Bulgariens. Seit 1994 ist das Unternehmen mit 50 Filialen landesweit präsent. Als Teil der renommierten Vienna Insurance Group steht Doverie für höchste Transparenz und Verlässlichkeit. Erfahren Sie, wie Payhawk Doverie dabei unterstützt – und noch vieles mehr ermöglicht.

Hauptsitz
Sofia, Bulgarien
Industrie
Financial Services
Mitarbeitende
300+
Payhawk-Kunde seit:
2024
Beliebteste Produktfunktionen
  • Firmenkreditkarten mit integrierten Ausgabenrichtlinien
  • Automatisierung von Abläufen
  • Benutzerdefinierte Felder zur Ausgabenkategorisierung
Foto von Ivo Zaharieff, Finanzvorstand (CFO) bei Doverie

„Die Effizienz in unserer Buchhaltungsabteilung hat sich deutlich gesteigert… Aufgaben, die früher drei Personen erforderten, werden jetzt von einer Person erledigt. Der Monatsabschluss, der zuvor Wochen dauerte, ist nun in wenigen Tagen abgeschlossen. Auch Verantwortungsbewusstsein und Disziplin haben sich erheblich verbessert!“

Ivo Zaharieff, Finanzvorstand bei Doverie

Das Leben vor Payhawk: Überlastete Buchhaltung und viel Papierkram

Vor Payhawk verwaltete Doverie die Geschäftsausgaben mit viel Papier und komplizierten Abläufen. Jedes Büro führte seine eigene Kasse, was ständige Aktualisierungen der Kassenbücher, tägliche Überwachung der Bargeldbestände und strikte Einhaltung nationaler Vorschriften erforderte.

Als Finanzvorstand erklärt Ivo Zaharieff:

Die Hauptlast lag bei unseren Buchhaltungskollegen, die ständig mit manuellen Prozessen beschäftigt waren. Rechnungen und Belege lagen alle auf Papier vor, was Kontrolle, Nachvollziehbarkeit und Effizienz erheblich erschwerte. Das erhöhte das Fehlerpotenzial, verzögerte den Monatsabschluss und band zu viele personelle Ressourcen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit hatten für das Unternehmen oberste Priorität; die bisherige Arbeitsweise war nicht mehr zeitgemäß. Ivo und sein Team waren überzeugt, dass es eine bessere Lösung geben musste.

SAP & Payhawk: Perfekte Kombination

Als das Team Payhawk entdeckte, stellten sie schnell fest, dass die Lösung einfach und ohne großes IT-Projekt mit ihrem ERP-System SAP funktioniert.

Dank der flexiblen Exportvorlagen von Payhawk gelang die Anbindung schnell und effizient. So konnte das Team Ausgaben und ERP vollständig verbinden und so die volle Transparenz der Ausgaben erreichen.

„Dank der sorgfältigen Vorkonfiguration und der vollständigen Synchronisation mit unserem Kontenplan können wir heute sagen, dass unsere Finanzberichterstattung nahezu automatisiert ist. Die Daten werden direkt in einem SAP-kompatiblen Format exportiert, was den Aufwand und die manuelle Eingabe durch die Buchhalter deutlich reduziert“, erklärt Ivo.

Unsere schnelle Anpassungsfähigkeit an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens war entscheidend. Miroslav Marinov, CEO von Doverie, berichtet, dass sich die Ergebnisse sehr schnell zeigten:

Foto von Miroslav Marinov, Geschäftsführer (CEO) bei Doverie

„Die Kontrolle der Geschäftsausgaben ist nicht nur ein Instrument zur Kosteneinsparung, sondern auch ein Mittel zur Vertrauensbildung. Vertrauen zwischen den Teams, zwischen Mitarbeitenden und Führung sowie zwischen unserem Unternehmen und den Aufsichtsbehörden. Mit den integrierten Funktionen von Payhawk – wie Ausgabenlimits, Genehmigungen und Kategorien – steuern wir die Ausgaben projekt-, team- und mitarbeiterbezogen. So treffen wir schneller und fundierter Entscheidungen und sparen jeden Monat Dutzende von Stunden, die früher in der Bearbeitung von Dokumenten verloren gingen.“

Miroslav Marinov, Geschäftsführer bei Doverie

Umfassende Kontrolle der Firmenkarten & schnellere Erstattungen

Mit über 300 Mitarbeitenden in ganz Bulgarien setzt Doverie auf klare Regeln und volle Kontrolle bei den Geschäftsausgaben. Bei Payhawk können Finanzteams Firmenkarten ganz flexibel mit individuellen Richtlinien und Ausgabelimits nach Rolle, Abteilung oder Projekt konfigurieren – genau so, wie es das Doverie-Team umsetzt.

So haben sie die volle Sicherheit, dass Ausgaben schon vor ihrer Entstehung im Griff sind.

„Die Möglichkeit, verschiedene Regeln je nach Rolle, Abteilung oder Projekt anzuwenden, sorgt für bessere Kontrolle und Transparenz. Gleichzeitig fördert sie eine starke Finanzkultur: Mitarbeitende wissen genau, was von ihnen erwartet wird, und Genehmigungen erfolgen schnell und eindeutig“, erklärt Ivo.

Neben den Kartenrichtlinien schätzt das Team besonders diese Karten und Ausgabenfunktionen:

  • Einfache Beleg- und Rechnungserfassung (inklusive Erinnerungen) über die mobile App
  • OCR-Technologie, die Daten aus Dokumenten in Sekunden extrahiert
  • Digitale Erstattungsanträge, die von Mitarbeitenden eingereicht werden
  • Individuelle Felder zur Kategorisierung von Ausgaben nach unternehmensinternen Kriterien
  • Echtzeit-Transparenz und Kontrolle – ein großer Vorteil für das Management

Das Ergebnis? Schnellere Abläufe, weniger Fehler und deutlich mehr Transparenz.

Behalten Sie mit den Karten von Payhawk die volle Kontrolle über Ihre Ausgaben

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Intelligente Kontrolle, schneller Monatsabschluss und erstklassiger Service

Finanzvorstand Ivo Zaharieff betont die wichtige Rolle der Automatisierung bei der Transformation der Abläufe bei Doverie. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben reduziert unsere Lösung manuelle Dateneingaben und verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Teams.

Geschäftsführer Miroslav Marinov ergänzt:

„Plattformen wie Payhawk haben uns geholfen, zentrale Prozesse rund um Ausgaben und Reporting zu automatisieren. Das hat nicht nur die Zeit unseres Teams optimiert, sondern auch die Geschwindigkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit jeder Finanztransaktion deutlich verbessert.“

Die Ergebnisse sind eindeutig. Innerhalb weniger Monate konnte Doverie seine Buchhaltungsprozesse deutlich verschlanken und erreicht:

  • Schnelleren Monatsabschluss: Statt Wochen dauert dieser jetzt nur noch wenige Tage
  • Dreifache Effizienz: Aufgaben, die früher drei Personen benötigten, erledigt heute eine Person
  • Volle Echtzeit-Transparenz bei den Ausgaben und verbesserte Verantwortlichkeit

Neben diesen Erfolgen hebt Ivo vor allem das Team von Payhawk hervor: „Das Customer Success Team unterstützt uns jederzeit kompetent bei Integrationen und Updates. Es fühlt sich eher wie eine echte Partnerschaft als nur technischer Support an.“

„Der Fokus unserer Buchhaltung hat sich verändert. Statt sich um administrative Aufgaben zu sorgen, können sie sich nun auf Analyse und Kontrolle konzentrieren.“

Möchten Sie Ihre Finanzprozesse ebenfalls transformieren? Vereinbaren Sie noch heute eine Demo und entdecken Sie, wie Payhawk Ihnen dabei helfen kann.

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