24. März 2022
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Die fünf größten Herausforderungen bei der Kostenerstattung für Mitarbeiter

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgenTrish Toovey
Teammitglied, das für die Erstattung eines Hotelzimmers zahlt
Zusammenfassung

Eine Kollegin hat mir letztens eine Geschichte über Kostenerstattungen für Mitarbeiter erzählt. Als sie gerade 22 Jahre alt war und bei einem anderen Unternehmen angefangen hatte, musste sie eine große Summe für Equipment für ein Arbeitsprojekt auslegen. Ihre Miete war am 25. fällig, aber die Rückerstattung durch ihr Unternehmen kam erst am letzten Tag des Monats.

Es ist keine gute Idee, Ihr Team, insbesondere Ihre jüngeren Teammitglieder, Produkte und Dienstleistungen für die Arbeit mit ihrem eigenen Geld bezahlen zu lassen. Nicht nur, weil sie dadurch in eine prekäre finanzielle Lage geraten können, sondern auch, weil Ihr Unternehmen so keine Übersicht oder Kontrolle über die Ausgaben hat.

Bei Kostenerstattungen für Mitarbeiter gibt es einige Herausforderungen. Hier sind die Top Fünf.

Die Mitarbeiter müssen ihr eigenes Geld verwenden

Wie schon erwähnt, kann es für Mitarbeiter ziemlich schmerzhaft sein, ihr eigenes Geld für die Arbeit vorzustrecken. Ja, es gibt vielleicht ein paar wenige, denen es entgegen kommt – vorausgesetzt sie sind in Besitz einer Kreditkarte, die mit Prämien und anderen Vorteile beim Einsatz lockt. Aber im Allgemeinen sorgt es für eine Menge Stress.

Im Vereinigten Königreich mussten in 2019 immer noch 35% der Arbeitnehmer ihr eigenes Geld für Geschäftsausgaben verwenden. Wenn die Mitarbeiter mit ihrem eigenen Geld bezahlen müssen, kann es passieren, dass sie nicht genügend davon haben und Tage oder sogar Wochen auf die Erstattung warten müssen. Dadurch leidet die Arbeitsmoral. Anstatt sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren und selbstbestimmt mit Firmengeldern umzugehen, müssen sie sich sorgen, ob sie am Monatsende über die Runden kommen.

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Es gibt keinen Überblick über die Ausgaben

Ihre Mitarbeiter sind also unterwegs und nutzen ihr eigenes Geld für Geschäftsausgaben. Natürlich werden Sie oder Ihr Finanzteam die Kosten erstatten, sobald sie ihre Ausgaben, Belege usw. eingereicht haben. Aber was, wenn Sie mit den Ausgaben nicht einverstanden sind? Oder es keine klaren und leicht zugänglichen Richtlinien gibt? Das Geld ist schon weg.

Sie hatten keinen Überblick darüber, was gekauft wurde. Und keine Kontrolle darüber, wie viel ausgegeben wurde. Und wie soll man den Monat effektiv abschließen, wenn man bis zum Schluss nicht einmal weiß, wie viel ausgegeben wurde? Vorausgesetzt, alle reichen ihre Ausgaben rechtzeitig ein. Ein Chaos.

Sie können keine Ausgabenlimits festlegen oder Ausgaben Budgets zuordnen

Es ist Fakt: Die Ausgaben lassen sich nur schwer kontrollieren, wenn die Mitarbeiter sie aus eigener Tasche bezahlen und das Unternehmen sie erst Wochen später erstattet. Mit den Firmenkarten von Payhawk und der dazugehörigen Software können Sie Workflows und Ausgabenkontrollen festlegen.

Was sind die Ausgabenkontrollen von Payhawk?

  1. Ausgabelimits pro persönlicher Firmenkarte und Teamkarten
  2. Einfache Geldanfragen, damit Mitarbeiter zusätzliche Mittel beantragen (und begründen) können, wenn ihre Limits nicht ausreichen
  3. Workflows, die verschiedenen Beträgen zugeordnet sind, damit leitende Teammitglieder/Manager Geldanfragen entsprechend dem Betrag freigeben können

Sie können keine einfache Verwaltung von Belegen fördern

Die Verwaltung von Belegen ist sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Finanzteams eine Herausforderung. Wie kann ein Mitarbeiter einen Monat lang alle seine Belege aufbewahren, um seine Ausgaben einzureichen und erstattet zu bekommen? Gerade erst habe ich auf der MWC in Barcelona viele Leute getroffen, die ihre Belege brav gesammelt und alle Details in einer Tabelle eingetragen haben, um sie dann an das Finanzteam in der Zentrale zu schicken.

Mit Payhawk zahlen Sie einfach mit der Firmenkarte, machen ein Foto des Belegs für die App, wählen Ihre Ausgabenkategorie und fertig. Die OCR-Technologie in der App zieht die Daten aus dem Beleg, so dass das Finanzteam alles hat, was es für den Monatsabschluss oder die Rechnungsprüfung braucht. Es gibt keine Jagd nach Belegen, kein Sammeln von Belegen, keine verlorenen Belege und definitiv keine stundenlange manuelle Dateneingabe.

Manuelle Dateneingabe von Belegen usw.

Das bringt uns zum Lieblingsthema eines jeden, der Dateneingabe. Die manuelle Eingabe von Ausgabendetails oder der Versuch, verschiedene Apps und Software miteinander zu verbinden, ist ein Albtraum. Bei Payhawk zieht die OCR automatisch alle relevanten Informationen aus Belegen und Rechnungen in die Software. So kann sich das Finanzteam auf sinnvollere und produktivere Aufgaben konzentrieren.

Und es gibt noch mehr: Payhawk lässt sich mit allen gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen integrieren. So werden direkt die richtigen Daten mit minimalem Aufwand in das richtige System übertragen.

Was ist, wenn sich eine Kostenerstattung für Mitarbeiter einfach nicht vermeiden lässt?

Wir bei Payhawk wissen, dass solche Situationen hin und wieder auftreten. Nehmen wir an, Sie haben einen Mitarbeiter, der normalerweise keine Geschäftsausgaben tätigt, aber nun aushelfen muss. Dank unserer One-Click Kostenerstattung für Mitarbeiter können Sie schnell und einfach Geld auf das jeweilige Konto überweisen.

Sind Sie bereit, mehr über einfaches Ausgabenmanagement und Mitarbeitererstattung zu erfahren? Dann buchen Sie eine Demo. Oder laden Sie unsere Checkliste für „Data-driven decision making“ herunter – bisher nur auf Englisch – um mehr über die Wichtigkeit von Ausgabentransparenz und Kontrollen zu erfahren.

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
Trish Toovey
Senior Content Manager
LinkedIn

Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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