Les cinq plus grands défis des remboursements aux employés

Il n'est pas bon de laisser votre équipe, en particulier les membres juniors, avancer les frais des produits et services d'ordre professionnel avec leur propre argent. Ce n’est pas seulement parce que cela peut les mettre dans une situation financière précaire, mais aussi parce que cela empêche votre entreprise d'avoir une bonne visibilité ou un contrôle efficace sur les dépenses.

Il existe plusieurs défis concernant les remboursements des employés, et voici les cinq principaux :

1. Les employés doivent utiliser leurs propres fonds

Comme nous avons pu le constater, il peut être assez pénible pour les employés d'utiliser leurs propres fonds pour le travail. Dans l'ensemble, cela crée beaucoup de tensions. Au Royaume-Uni, en 2019, on demandait encore à 35 % des employés d'utiliser leurs fonds personnels pour régler des frais professionnels.

Lorsque les employés doivent payer en utilisant leur propre argent, cela peut les laisser à court de fonds et attendre des jours, voire des semaines, pour être remboursés. Les employés peuvent donc se retrouver dans des conditions compliquées. Au lieu de se concentrer sur leur travail et leurs résultats et de se sentir autorisés à dépenser pour leur travail, ils s'inquiètent de l'argent et de leur capacité à joindre les deux bouts.

2. La visibilité sur les dépenses est mauvaise

Vos employés font donc leur travail et dépensent leur propres fonds avancer des frais professionnel à l'entreprise. Évidemment, vous ou votre équipe financière les rembourserez une fois qu'ils auront soumis leurs dépenses ainsi que leurs reçus. Mais que faire si vous n'êtes pas satisfait de ce qu'ils ont dépensé et qu'il n'y avait pas de politique claire et facile d'accès ? L'argent a déjà été dépensé.

Vous n'avez pas eu de visibilité sur ce qui a été acheté ni de contrôle sur le montant dépensé. De plus, comment pouvez-vous effectuer efficacement la clôture comptable de votre mois si vous ne savez même pas combien a été dépensé jusqu'aux derniers jours ? Et ce, si tout le monde soumet ses dépenses à temps. C'est la pagaille.

3. Vous ne pouvez pas contrôler les limites de dépenses ou affecter les dépenses aux budgets

Comme pour le point précédent, il est difficile de contrôler les dépenses lorsque les employés dépensent de leur propre poche et que l'entreprise rembourse des semaines plus tard. Avec les cartes d'entreprise Payhawk et le logiciel correspondant, vous pouvez définir des flux de travail et des contrôles de dépenses.

Quels sont les contrôles des dépenses de Payhawk ?

• Limites de dépenses par carte d'entreprise et par carte d'équipe.
• Demandes de fonds faciles, afin que les employés puissent demander plus de fonds (et donner une raison) si leurs limites ne couvrent pas leurs besoins.
• Flux d'approbation affectés à différents montants afin que les membres de l'équipe senior/les responsables puissent approuver les demandes de fonds en fonction du montant.

4. La gestion des reçus est difficile

La gestion des reçus est un défi tant pour les employés que pour les équipes financières. Comment voulez-vous qu'un employé conserve tous ses reçus pendant un mois afin de soumettre ses dépenses et d'être remboursé ? Anecdotiquement, j'ai rencontré beaucoup de personnes au MWC de Barcelone qui sauvegardaient leurs reçus et remplissaient les informations sur une feuille de calcul pour ensuite les envoyer à l'équipe financière de leur siège social.
Avec Payhawk, il suffit de dépenser avec la carte de l'entreprise, de prendre une photo du reçu à travers l'application, de choisir la catégorie de dépenses et le tour est joué. La technologie OCR extrait les données du reçu, de sorte que l'équipe financière dispose de tout ce dont elle a besoin pour clôturer le mois ou se préparer à un audit. Il n'est plus nécessaire de courir après les reçus, de les conserver, de les perdre et surtout, de passer des heures à saisir manuellement les données.

5. Saisie manuelle des reçus, etc.

Ce qui nous amène au sujet numéro un pour tous, la saisie de données. Saisir manuellement les détails des dépenses ou essayer de connecter des applications et des logiciels distincts est un cauchemar. Chez Payhawk, l'OCR extrait automatiquement toutes les informations pertinentes des reçus et des factures dans le logiciel afin que l'équipe financière puisse se concentrer sur des tâches plus significatives et productives.
De plus, Payhawk s'intègre à tous les systèmes ERP et comptables les plus populaires, ce qui signifie que les données correctes sont poussées dans le bon système avec un minimum d'effort.

Qu'en est-il de ces moments où les remboursements des employés sont 100% nécessaires ?

Chez Payhawk, nous comprenons que ces occasions se présentent de temps en temps. Disons, par exemple, que vous avez un employé qui n'a pas l'habitude de dépenser pour son travail et qu'il a besoin d'effectuer un paiement. Grâce à notre système de remboursement des employés en un clic, vous pouvez payer l'employé directement sur son compte bancaire, rapidement et simplement.

Vous voulez en savoir plus sur la gestion facile des dépenses et le remboursement des employés ? Réservez une démo. Si vous voulez en apprendre plus sur la gestion de vos finances et remboursement, n'hésitez pas à télécharger notre ebook à ce sujet.