Les 6 meilleures applications de gestion des frais de déplacements professionnels

Pourquoi recourir à une application de gestion des frais de déplacements professionnels ? La réponse est simple : pour gagner considérablement en efficacité.
En effet, en automatisant la saisie des données et en favorisant la mobilité, ce type d’application permet d’améliorer le processus souvent fastidieux de la gestion des frais de déplacements.

Nous vous proposons de découvrir comment les entreprises peuvent tirer parti des meilleures applications de gestion des frais de déplacements professionnels.

Les avantages de la gestion des frais de déplacements professionnels

La gestion des frais de déplacements professionnels présente de nombreux avantages qui permettent de transformer l'ensemble de son processus de gestion des dépenses. En voici quelques-uns :

Rapidité et efficacité

Grâce à la dématérialisation des notes de frais, les dépenses engagées lors des déplacements professionnels peuvent être enregistrées et traitées bien plus rapidement. Le processus est simplifié grâce à la saisie automatique des données, à l'intégration des relevés de cartes de crédit ou de débit et à des processus d'approbation plus rapides.

Diminution des erreurs de facturation

En utilisant des outils automatisés – comme notre appareil photo IA –, le risque d'erreurs lors de la saisie manuelle des données est alors minimisé. Le processus de facturation gagne ainsi en précision.

Augmentation de la mobilité et de la flexibilité

Grâce aux applications de gestion des frais de déplacements professionnels disponibles sur mobile (smartphone, tablette, etc.), les employés peuvent enregistrer les dépenses effectuées à tout moment, et n’importe où. Cela a pour effet d’améliorer la mobilité et la flexibilité, car les notes de frais peuvent désormais être soumises et approuvées immédiatement. De cette manière, chaque déplacement professionnel peut être traité plus facilement.

Respect de la conformité

La législation fiscale et les politiques de l’entreprise peuvent être automatiquement prises en compte par les outils numériques choisis. Cela permet ainsi de garantir que tous les frais de déplacement sont facturés conformément à la réglementation en vigueur au sein de l’entreprise.

Meilleure visibilité sur les dépenses

En s’appuyant sur des solutions numériques, les entreprises et leurs salariés bénéficient d'une meilleure visibilité sur leurs dépenses, ce qui leur permet de faciliter le suivi des budgets, de prendre des décisions éclairées et d’améliorer leur contrôle financier. Les tâches quotidiennes de toutes les parties prenantes sont alors simplifiées et les processus de travail accélérés.

Intégrations natives à d'autres outils

De nombreuses applications de gestion des frais de déplacement professionnels s'intègrent facilement à d'autres systèmes d’entreprise, tels que les logiciels comptables ou les systèmes ERP. Ces intégrations natives permettent de gagner en efficacité opérationnelle et favorise une collaboration fluide entre les différents services de l’entreprise.

Analytique avancée

Grâce à la création automatique de rapports et d'analyses, les solutions de gestion des frais de déplacements professionnels offrent un précieux aperçu des habitudes de dépenses au sein des entreprises, y compris les paiements récurrents. Celles-ci peuvent alors prendre des décisions éclairées afin d'optimiser les dépenses, économiser des ressources et réduire les coûts.

Les avantages apportés par la dématérialisation des frais de déplacements professionnels sont multiples et permettent, entre autres, de gagner en temps et en précision. Mais comment bien choisir la solution adaptée à vos cas d’usage ?

Les 6 meilleures applications de gestion numérique des frais de déplacements

Les six applications suivantes font partie des meilleures solutions de gestion des frais de déplacements professionnels :

Payhawk

Payhawk est une application complète de gestion des dépenses professionnelles, qui comprend notamment la gestion des notes de frais en temps réel et lesc artes d’entreprise. Payhawk propose une solution de gestion multi-entités intuitive et facile à utiliser.

TravelPerk

TravelPerk propose une plateforme tout-en-un qui facilite non seulement la gestion des frais de déplacement, mais aussi la réservation des voyages d'affaires. TravelPerk offre ainsi une solution intégrée, dédiée à la gestion des déplacements professionnels.

N2F

N2F est une application intuitive spécialisée dans l'automatisation des processus de traitement des factures et des notes de frais. N2F propose aux entreprises un moyen économique d'enregistrer leurs dépenses et d’en améliorer la gestion.

Jenji

Cette application intelligente utilise l’IA pour faciliter la gestion des dépenses d’entreprise en automatisant le suivi et l'analyse de ces dernières.

mobile Xpense

Cette application permet d'enregistrer facilement les dépenses et les notes de frais. Grâce à une intégration native aux systèmes comptables, mobile Xpense facilite ainsi la gestion des dépenses.

SAP Concur

SAP Concur regroupe les notes de frais, la gestion des dépenses et les réservations de voyages d’affaires au sein d’une seule et même plateforme. Cette application offre une solution complète pour l'ensemble de la gestion des déplacements professionnels.

Le choix de l'application qui vous convient le mieux dépend des besoins et des préférences spécifiques de votre entreprise et de son secteur d'activité. Ces applications se distinguent par leur facilité d’utilisation, leur efficacité et leur diversité en termes de fonctionnalités, et permettent d’optimiser le processus de gestion des frais de déplacements professionnels.

Quelles sont les fonctionnalités innovantes qui font de Payhawk la meilleure application de gestion des dépenses d’entreprise ?

Payhawk se distingue comme l'une des meilleures applications de gestion des dépenses d’entreprise grâce à un certain nombre de fonctionnalités innovantes. Voici les plus importantes d’entre elles :

Technologie OCR et appareil photo IA

Si l'intégration de la technologie OCR permet d’enregistrer automatiquement les documents, l’appareil photo IA, quant à lui, favorise une collecte de données simple et efficace. Ces technologies avancées facilitent la saisie des documents et limitent les tâches manuelles.

Stockage des rapports de gestion des dépenses dans le cloud

Le stockage dans le cloud permet d’accéder facilement aux rapports de gestion des dépenses depuis n'importe quel endroit, favorisant ainsi la collaboration entre les équipes et le partage d’informations dans toute l'entreprise.

Des filtres de dépenses personnalisés

Grâce à des filtres personnalisés définis par l’utilisateur (par service ou par cluster de dépenses, par exemple), Payhawk permet de contrôler ses dépenses avec précision. Cette fonctionnalité permet aux entreprises d'analyser et de gérer les dépenses de manière plus ciblée.

Des politiques de dépenses personnalisées

En définissant des politiques de dépenses personnalisées, les entreprises peuvent ainsi formuler des directives claires quant aux dépenses que les collaborateurs peuvent effectuer, contribuant ainsi au respect des politiques en vigueur.

Automatisation des notes de frais

L'automatisation des notes de frais accélère considérablement le processus d'approbation. Les collaborateurs peuvent ainsi enregistrer leurs dépenses plus facilement et les reçus sont automatiquement transmis afin d’être rapidement approuvés.Cela permet de gagner un temps précieux et de minimiser les potentielles erreurs humaines.

Une plateforme sécurisée

Payhawk offre une infrastructure sécurisée à toute épreuve pour garantir la confidentialité et l'intégrité des données financières. Cela comprend des transmissions sécurisées, des contrôles d'accès, ainsi que le cryptage des données pour protéger les informations sensibles.

Automatisation, intégration, ESG, conformité… Les différenciants de Payhawk face à la concurrence

Payhawk se distingue de la concurrence sur le marché en offrant non seulement des fonctionnalités avancées d’automatisation des notes de frais et des frais de déplacements professionnels, mais aussi en incorporant un reporting ESG (Environnement, Social, Gouvernance). Effectuer des voyages d’affaires n’a jamais été aussi simple !

Voici quelques raisons pour lesquelles Payhawk a toujours une longueur d’avance sur ses concurrents dans ce domaine :

Un reporting ESG automatisé

Payhawk innove en matière de gestion des frais de déplacements en incorporant le reporting ESG dans sa plateforme. Cette fonctionnalité permet aux entreprises de suivre automatiquement leur impact environnemental et de les inclure dans leurs dépenses totales. Cette fonctionnalité est particulièrement utile compte tenu de l'importance croissante de l'économie durable, d’autant plus que les critères ESG sont de plus en plus au cœur des préoccupations des entreprises et des investisseurs.

Un respect des normes de conformité

L’automatisation du reporting ESG et de la gestion des frais de déplacements contribue à respecter pleinement les normes de conformité en veillant à ce que les entreprises déclarent leurs voyages d’affaires conformément aux dernières directives et normes en vigueur.

Une analyse prédictive

En intégrant les rapports ESG et de voyage d’affaires, Payhawk offre des fonctionnalités d'analyse qui donnent un aperçu de l’avenir. Les entreprises peuvent alors identifier des tendances dans leurs dépenses et leurs performances ESG afin de prendre des mesures proactives et des décisions éclairées.

Payhawk, l'app ultime de gestion des dépenses : qu’en disent nos clients ?

Payhawk reçoit régulièrement des retours d’expérience concernant l'utilisation de son application tout-en-un de gestion des dépenses.

Que ce soit dans l'App Store, sur Google Play, ou sur G2, nos clients n’hésitent pas à partager leur avis :

Charlotte, SDR au Royaume-Uni et utilisatrice Payhawk, témoigne :

Payhawk a véritablement changé la donne ! L’application a permis de raccourcir nos processus de clôture mensuelle et l’équipe a toujours fait preuve d’un engagement et d’une aide extraordinaire tout au long de l’utilisation de l’application. Désormais, le suivi des notes de frais est enfin effectué en temps réel et n'est plus repoussé à la fin du mois.

Avec Payhawk, gagnez en efficacité et en satisfaction collaborateur grâce à une gestion des dépenses dématérialisée

La dématérialisation de la gestion des dépenses marque une étape décisive vers l'optimisation de l'efficacité, de la transparence et donc de la satisfaction des collaborateurs. Dans cette ère de mobilité et de transformation numérique, choisir la bonne plateforme de gestion des frais de déplacements revêt une importance capitale. Au fil du temps, Payhawk s'est révélé être une solution de pointe dans le domaine de la gestion des dépenses d’entreprise, en répondant non seulement aux exigences traditionnelles, mais en offrant également des fonctionnalités innovantes pour répondre aux nouveaux besoins des entreprises, en matière d’ESG notamment.

Grâce à sa technologie OCR intégrée, son appareil photo IA et ses filtres de dépenses personnalisables, Payhawk constitue une solution de choix pour la gestion des dépenses d’entreprise. L’automatisation des processus d'approbation permet de réaliser des économies considérables en termes de temps, de ressources humaines et financières, mais permet aussi de gagner largement en efficacité opérationnelle. Payhawk offre non seulement une plus grande flexibilité, mais propose également une approche plus moderne de la gestion des dépenses d'entreprise. Ces fonctionnalités font de Payhawk une plateforme pionnière pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur efficacité et à moderniser leur contrôle des dépenses.

Grâce à cette approche innovante, Payhawk se positionne en tant que leader du secteur, qui ne se concentre plus uniquement sur les notes de frais traditionnelles, mais qui encourage également des pratiques commerciales plus durables. Les entreprises peuvent ainsi être accompagnées dans l’automatisation de leurs processus et apprendre à tirer le meilleur parti de leur activité.

Choisissez Payhawk et franchissez un nouveau cap en matière d'efficacité et de satisfaction dans la gestion de vos dépenses d’entreprise.