11 Bonnes Pratiques Pour Des Politiques De Dépenses Efficaces

Une politique de dépenses (ou politique de frais) regroupe des directives et des règles qui déterminent la manière dont vos équipes peuvent utiliser l'argent de l'entreprise. Dans cet article, découvrez nos bonnes pratiques pour la mise en œuvre d’une politique de dépenses efficace dans votre entreprise.

1. Déterminez l’objectif de votre politique de dépenses

Avant de vous lancer, assurez-vous de connaître l’objectif de votre politique de frais. Souhaitez-vous réduire vos dépenses, améliorer votre conformité ou donner des instructions pour une utilisation optimale de l’argent de votre entreprise ? Une fois que vous avez fixé vos priorités, adaptez la politique à vos besoins. Par exemple, si vous voulez diminuer vos coûts, vous pouvez mettre l’accent sur la limitation plus stricte des dépenses autorisées, la nécessité d’une approbation en amont ou l’introduction de plafonds quotidiens.

2. Définissez les dépenses admissibles

Dans votre politique de frais, veillez à définir les dépenses remboursables. Elles sont variables d’une entreprise à l’autre, en fonction de leur activité. Par exemple, une commerciale peut se faire rembourser ses frais de déplacement, de restauration et de divertissement. Par contre, un employé de bureau peut uniquement demander le remboursement de frais de fourniture de bureau et de formation.

Assurez-vous de délimiter clairement les dépenses admissibles et donnez des exemples afin d’éviter toute confusion.

3. Donnez des exemples de dépenses non remboursables

Enrichissez votre politique d’exemples de dépenses qui ne peuvent pas être remboursées et expliquez votre raisonnement pour dissiper toute confusion. Grâce à ces informations, vos équipes sont à même d’identifier les dépenses non autorisées.

4. Déterminez des plafonds de dépenses

Pour une politique de frais efficace, n’oubliez pas de fixer des plafonds afin de garder la main sur vos coûts et d'éviter les dépenses excessives. Vous pouvez créer des plafonds pour des catégories de dépenses particulières ou pour certains employés. Prenez également en compte où se trouvent vos équipes, puisque le montant des dépenses peut varier d’une région à l’autre. Par exemple, le prix d’un repas new-yorkais est nettement plus élevé qu’un déjeuner en Bulgarie.

5. Introduisez des processus d’approbation

Garantissez le respect de votre politique de dépenses par le biais de processus d'approbation. Dans le cadre de ces processus, une autorisation préalable peut être exigée avant d’engager certaines dépenses pour des déplacements ou des achats importants, par exemple. Vous pouvez également établir une hiérarchie d'approbation afin que différents types de dépenses soient approuvés par différents responsables. Ces processus d’approbation vous permettent de vous assurer que chaque dépense est bien nécessaire et respecte votre budget.

6. Exigez des justificatifs

Pour vous assurer que les dépenses de votre entreprise sont en ordre, vous devez disposer des bons documents. Ils comprennent entre autres les reçus pour les repas et les notes de frais de déplacement, mais également les informations concernant le motif de la dépense et la façon dont elle est liée à un projet, un objectif ou une initiative spécifique. Vous évitez ainsi les dépenses frauduleuses et respectez à tout moment les réglementations fiscales en vigueur.

Pour les entreprises qui ont opté pour le logiciel de gestion des dépenses de Payhawk, la collecte et le classement des reçus et des dépenses sont un véritable jeu d'enfant. Elles ont pu dire adieu aux longues notes de frais et aux montagnes de reçus papier puisqu’il leur suffit désormais d’importer une photo du reçu ou de la facture à traiter.

Outre la lutte contre la fraude, la collecte de justificatifs vous permet également de réduire vos coûts en facilitant la récupération de la TVA. En effet, en collectant, numérisant et classant correctement les reçus, les demandes de remboursement de la TVA peuvent se faire de manière plus efficace et complète.

Prenez l’exemple de l’entreprise automobile allemande ATU. Avant d’utiliser Payhawk pour numériser la gestion des dépenses, les responsables de succursales utilisaient de l’argent liquide pour l’achat de pièces et classaient ces dépenses dans la catégorie « Autres ». Par conséquent, ATU ne pouvait pas faire valoir 19 % du montant de l'achat pour la récupération de la TVA. Après avoir choisi Payhawk et grâce à la collecte et au classement corrects des reçus, l’entreprise a économisé plus de 2 millions d’euros en un an.

7. Donnez des directives claires

Donnez à vos employés des directives claires pour assurer la bonne compréhension de votre politique de dépenses. Ces directives peuvent inclure des exemples de dépenses admissibles, des explications concernant le processus d’approbation et les conséquences d’un manquement aux règles de conformité. En outre, vous pouvez former vos équipes pour que votre politique et leurs responsabilités soient claires.

L’idéal est d’intégrer la politique à l’outil utilisé pour le traitement des dépenses. Avec Payhawk, si vos employés se servent des cartes d’entreprise connectées à l’application, les plafonds de dépenses, les autorisations, les indemnités journalières et les paramètres personnalisés définis par votre entreprise sont déjà inclus.

8. Vérifiez votre conformité aux réglementations

Dans le contexte commercial actuel, les entreprises doivent s’assurer que leurs politiques de dépenses sont conformes aux réglementations locales. Leur non-respect peut avoir des conséquences considérables sur le succès de votre entreprise. Vous vous exposeriez en effet à des sanctions juridiques, une plus grande vulnérabilité aux risques et des effets négatifs sur votre réputation.

9. Utilisez un langage accessible

Rédigez votre politique de dépenses de sorte qu’elle puisse être facilement comprise par vos équipes. N’hésitez pas à ajouter un glossaire des termes et abréviations utilisés. Les employés qui comprennent votre politique sont plus susceptibles de la respecter et d’éviter les erreurs.

10. Contrôlez et faites appliquer votre politique

Vous devez impérativement contrôler et faire appliquer votre politique de frais. À cette fin, réalisez des audits des rapports de dépenses et surveillez les dépenses de vos employés. Le non-respect de la politique ne doit pas rester sans conséquences : mettez en place des actions disciplinaires, un blocage des cartes ou le rejet des remboursements de frais.

11. Utilisez une solution de gestion des dépenses

Si vous cherchez à mettre en place une politique de frais efficace, pourquoi ne pas vous tourner vers un programme de gestion des dépenses ? Un tel programme peut vous aider à vous conformer aux réglementations internes et locales, promouvoir une gestion éclairée des fonds de l'entreprise et fournir des informations concernant les tendances en matière de dépenses.

Chez Payhawk, nous proposons une solution complète de gestion des dépenses qui intègre politiques, plafonds, limites, flux d’approbation et bien plus encore. En savoir plus sur les politiques et les contrôles personnalisables de vos dépenses.

Ce qu’il faut retenir

Une politique de dépenses efficace est indispensable pour les entreprises qui souhaitent contrôler leurs coûts, améliorer leur conformité et veiller à la bonne utilisation de leurs fonds. Pour établir une politique de frais qui répond aux besoins de votre entreprise, vous devez définir les dépenses remboursables, fixer des plafonds, mettre en place des processus d'approbation, exiger des justificatifs, communiquer des directives claires et vous assurer de sa bonne application.

Une politique de dépenses doit s’adapter au fil du temps : assurez-vous de la réviser régulièrement afin qu’elle soit toujours pertinente. Grâce à une politique de frais bien conçue, votre entreprise peut faire des économies et opérer de façon plus efficace. Découvrez comment la plateforme de gestion des dépenses de Payhawk peut vous aider.