11 Tipps zur effektiven Einführung einer Spesenrichtlinie

Als Spesenrichtlinie bezeichnet man die Vorgaben und Regeln, die festlegen, wie Mitarbeitende mit Unternehmensgeldern umgehen dürfen. In diesem Artikel beleuchten wir die Best Practices in Bezug auf die Einführung und Pflege einer effektiven Kostenrichtlinie in Ihrem Unternehmen.

1. Den Zweck Ihrer Spesenrichtlinie bestimmen

Bevor Sie eine Kostenrichtlinie zusammenstellen, sollten Sie sich fragen, welchen Zweck sie erfüllen soll. Möchten Sie Kosten senken, die Compliance verbessern oder den Mitarbeitenden einen Rahmen geben, wie sie mit Unternehmensgeldern umgehen dürfen? Sobald Sie sich über den Zweck im Klaren sind, können Sie die Kostenrichtlinie an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Mächten Sie etwa die Kosten senken, könnten Sie einschränken, welche Ausgaben getätigt werden dürfen, tägliche Ausgabenlimits einführen oder für alle Ausgaben eine Genehmigung einfordern.

2. Erstattungsfähige Ausgaben festlegen

Eine der wichtigsten Aspekte einer Spesenrichtlinie ist eine Vorgabe darüber, welche Ausgaben rückerstattet werden können. Welche Ausgaben das sind, kann je nach Unternehmen variieren. Eine Vertriebsmitarbeiterin könnte zum Beispiel Reisekosten sowie Kosten für die Verpflegung und Unterhaltung rückerstattet bekommen. Ein Büromitarbeiter könnte hingegen nur Erstattungsanträge für Büromaterial- und Schulungskosten geltend machen. Indem Sie eindeutig festlegen und Beispiele dafür geben, welche Ausgaben rückerstattet werden können, beugen Sie Missverständnissen vor.

3. Beispiele für nicht erstattungsfähige Ausgaben geben

Nennen Sie Beispiele für Ausgaben, die nicht rückerstattet werden können, und begründen Sie die Auswahl. Ihre Spesenrichtlinie sollte unbedingt Beispiele für nicht erstattungsfähige Ausgaben enthalten. So informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, welche Ausgaben nicht zulässig sind und beugen Missverständnissen vor.

4. Ausgabenlimits festlegen

Ein weiterer wichtiger Aspekt einer wirksamen Ausgabenpolitik ist die Festlegung von Ausgabelimits. Um Kosten zu kontrollieren und zu verhindern, dass die Mitarbeiter zu viel Geld ausgeben, können Limits für bestimmte Ausgabenkategorien oder ein Gesamtausgabenlimit für jeden Mitarbeiter festlegt werden.
Es ist auch wichtig, den Standort des Mitarbeiters zu berücksichtigen, da die Ausgaben je nach Standort stark variieren können. So sind beispielsweise die Kosten für eine Mahlzeit in New York City (USA) deutlich höher als in Sofia (Bulgarien).

5. Genehmigungsprozesse einführen

Die Einrichtung von Genehmigungsverfahren, die die Einhaltung der Ausgabenpolitik gewährleisten, ist von grundlegender Bedeutung. Diese Verfahren könnten eine Vorabgenehmigung für bestimmte Ausgaben wie Reisen oder größere Anschaffungen vorschreiben. Sie können auch eine Genehmigungshierarchie festlegen, bei der verschiedene Führungsebenen unterschiedliche Arten von Ausgaben genehmigen können. Mit diesem Genehmigungsverfahren kann sichergestellt werden, dass alle Ausgaben wirklich notwendig sind und sich im Rahmen des Budgets bewegen.

6. Belege und Dokumentation einfordern

Korrekte Rechnungen und Belege sind für die Legitimität der Ausgaben unerlässlich. Zu diesen Unterlagen gehören Quittungen für Mahlzeiten, Reisen und andere Ausgaben sowie Informationen über den Zweck der Ausgaben, die sich auf ein Projekt, ein Ziel oder eine Initiative zurückführen lassen. Dies kann dazu beitragen, betrügerische Ausgaben zu verhindern und die Einhaltung von Steuervorschriften zu gewährleisten.

Für Unternehmen, die sich für die Ausgabenverwaltungssoftware von Payhawk entschieden haben, ist das Sammeln und Kategorisieren von Belegen und Ausgaben eine Leichtigkeit. Spesenabrechnungen geschehen im Handumdrehen und Mitarbeitende müssen nicht stapelweise Papierbelege bearbeiten, sondern laden einfach ein Foto des Belegs bzw. der Rechnung hoch. Belege zu sammeln ist nicht nur ein präventives Mittel gegen Betrug, sondern trägt auch dazu bei, Kosten zu senken, da es die Mehrwertsteuerrückerstattung erleichtert. Indem Unternehmen alle Belege ordnungsgemäß sammeln, digitalisieren und kategorisieren, gelingt die Mehrwertsteuerrückerstattung effektiver und lückenlos.

Ein gutes Beispiel ist das deutsche Automobilunternehmen ATU. Bevor das Unternehmen seine Ausgabenverwaltung mit Payhawk digitalisierte, kauften die Filialleiter Autoteile mit Bargeld ein und kategorisierten die Unternehmensausgabe als „Sonstige“. In der Folge konnte ATU 19 % des Kaufbetrags nicht als Mehrwertsteuerrückforderung geltend machen. Nach dem Wechsel zu Payhawk machte ATU in nur einem Jahr Einsparungen von über 2 Millionen €, da Belege nun korrekt gesammelt und kategorisiert werden konnten, was eine bessere Kontrolle über die Firmenausgaben ermöglichte.

7. Klare Vorschriften kommunizieren

Achten Sie darauf, dass die Vorschriften in Bezug auf die Kostenrichtlinie für alle Mitarbeitenden klar definiert sind. Geben Sie etwa Beispiele für erstattungsfähige Ausgaben, erklären Sie, wie der Genehmigungsprozess funktioniert, und erläutern Sie die Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Richtlinien. Sie können auch Schulungen anbieten, sodass die Mitarbeitenden die Kostenrichtlinie und ihre Pflichten diesbezüglich verstehen.

Im Idealfall verwenden Sie eine Lösung, mit der Sie die Richtlinien in das Tool integrieren können, mit dem Ihre Mitarbeiter ihre Ausgaben tätigen. Wenn Ihre Mitarbeiter beispielsweise die Firmenkarte von Payhawk verwenden und sie mit der App verknüpfen, sind Ausgabenlimits, Genehmigungen, Tagespauschalen usw. bereits in das Tool integriert, wobei Ihr Unternehmen die spezifischen Parameter selbst festlegen kann.

8. Einhaltung der Gesetze überprüfen

In der heutigen globalen Wirtschaft ist es für Unternehmen wichtiger denn je, sicherzustellen, dass ihre Spesenrichtlinien den lokalen Vorschriften entsprechen. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu rechtlichen Strafen, Rufschädigung und erhöhtem Risiko führen, was sich erheblich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken kann.

9. Die Sprache der Mitarbeitenden sprechen

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Spesenrichtlinie so verfasst ist, dass Ihre Mitarbeiter sie nachvollziehen können. Fügen Sie ein Glossar mit allen Begriffen und Abkürzungen hinzu, die Sie verwenden. Mitarbeiter, die die Richtlinie gut nachvollziehen können, sind eher bereit, sie korrekt zu befolgen und Fehler zu vermeiden.

10. Die Richtlinie überwachen und durchsetzen

Außerdem ist es wichtig, die Ausgabenpolitik zu überwachen und durchzusetzen. Dazu können die regelmäßigen Prüfungen der Spesenabrechnungen und das Tracking der Mitarbeiterausgaben gehören. Es ist auch wichtig, Konsequenzen für die Nichteinhaltung der Richtlinien einzuführen, z. B. eine automatische Ausgabensperre oder die Ablehnung der Erstattung von Ausgaben.

11. Eine Ausgabenmanagementlösung einsetzen

Jedes Unternehmen, welches eine wirksame Spesenrichtlinie einführen möchte, sollte sich nach einem Programm für das Spesenmanagement umsehen. So ein Programm kann Sie bei der Einhaltung von firmeneigenen und rechtlichen Vorschriften unterstützen, einen umsichtigen Umgang mit Unternehmensgeldern fördern und Einblicke in Ausgabentrends bieten.
Wir bei Payhawk bieten eine Komplettlösung für das Ausgabenmanagement, einschließlich integrierter Richtlinien, Sperrfunktion, Genehmigungsworkflows und mehr. Erfahren Sie mehr über Richtlinien und anpassbare Kontrollen, mit denen Sie Ihre Ausgaben im Griff behalten.

Die Kernpunkte

Eine funktionierende Spesenpolitik ist unerlässlich für Unternehmen, die ihre Kosten kontrollieren, die Compliance verbessern und für eine zweckmäßige Verwendung der Unternehmensgelder sorgen wollen. Um eine Spesenpolitik zu etablieren, die zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt, sollten Sie die erstattungsfähigen Ausgaben definieren, Ausgabenlimits festlegen, einen Genehmigungsprozess einführen, Belege und Dokumente einfordern, klare Richtlinien kommunizieren und die Kostenrichtlinie überwachen und durchsetzen.

Eine Spesenrichtlinie ist niemals in Stein gemeißelt. Überprüfen Sie also regelmäßig, ob sie nach wie vor relevant und wirksam ist. Mithilfe einer gut ausformulierten Spesenrichtlinie kann Ihr Unternehmen Geld sparen und effizienter arbeiten. Erfahren Sie, wie die Ausgabenmanagementplattform von Payhawk Sie unterstützen kann und buchen Sie noch heute eine Demo.