Firmenkarten automatisch sperren und Zeit sparen

Finanzteams müssen sich regelmäßig der Verwaltung von Mitarbeiterausgaben widmen. Das kann zeitaufwendig und frustrierend sein, wenn sie Belege sammeln und fehlende Informationen auffinden müssen. Wir haben die passende Lösung: Die neue Technologie von Payhawk, eine automatische Sperrfunktion für Firmenkarten, ermöglicht unseren Kunden, Karten zu blockieren, wenn die Ausgaben bis zu einer bestimmten Frist nicht eingereicht werden.

Wir sammeln die Belege für Sie

Stellen Sie sich vor, Sie sind Kunde von Payhawk. Mit der automatischen Sperrfunktion können Sie die Firmenkarte eines Mitarbeitenden sperren, wenn er seine Ausgaben nicht innerhalb einer gewissen Zeit einreicht. Diese Funktion bietet Mitarbeitenden einen Anreiz, ihre Ausgaben pünktlich einzureichen, und reduziert den Zeitaufwand für das Sammeln von Belegen und Ausgabendaten. Das wiederum führt zu einem schnelleren, effizienteren Monatsabschluss.

Unsere Lösungen motiviert Mitarbeitende bereits, Belege und Ausgaben einzureichen, sobald die Zahlung erfolgt ist, denn unsere benutzerfreundliche App sendet ihnen Aufforderungen und Erinnerungen in Echtzeit. Doch nicht alle sind von Natur aus pünktlich, und mit der neuen Funktion haben wir uns eine Möglichkeit überlegt, diesen Kollegen einen Anstoß zu geben, ihre Aufgaben fristgerecht zu erledigen

Wie funktioniert die automatische Sperrfunktion mit den Payhawk-Karten?

Unsere automatische Sperrfunktion für Karten macht der Buchhaltung das Leben leichter – und sie punktet in Sachen Benutzerfreundlichkeit. Gehen Sie ganz einfach wie folgt vor:

1. Der Administrator kann eine bestehende Richtlinie bearbeiten und in den erweiterten Einstellungen „Karten automatisch sperren“ auswählen.
2. Der Administrator legt fest, wie viele Tage vergehen dürfen, bis die Ausgaben als überfällig markiert werden, und bei wie vielen überfälligen Ausgaben die Karte gesperrt werden sollte.
3. Sobald die maximale Anzahl überfälliger Ausgaben auf einer Karte erreicht ist, wird sie gesperrt und der entsprechende Mitarbeiter wird informiert.
4. Der Administrator kann die automatische Sperrfunktion für Einzelpersonen oder Teams zu den Ausgabenrichtlinien hinzufügen.
5. Die Mitarbeitenden erhalten die Benachrichtigung über verspätete Ausgaben über die mobile App und über E-Mail. Diese Erinnerungen werden einen Tag vor dem Greifen des Sperrmechanismus verschickt. Außerdem erhalten die Mitarbeitenden Warnungen über das Portal. Diese werden für einen Mitarbeitenden sichtbar, wenn zwei oder mehr Ausgaben überfällig sind.
6. Um die Kartensperre aufzuheben, müssen die Mitarbeitenden die überfälligen Ausgaben einreichen, bis sie weniger als die maximale Anzahl überfälliger Ausgaben haben.

Strategischer Fokus für Ihre Finanzteams

Finanzteams können sich viel Zeit und Mühe sparen, wenn sie Firmenkarten automatisch sperren und so dem verspäteten Einreichen von Ausgaben entgegenwirken. Mit der gewonnenen Zeit können sie sich strategischen Aufgaben widmen, die dem Erreichen der Unternehmensziele dienen. Laut eines kürzlich erschienenen Berichts, der in Zusammenarbeit mit Harvard Business Review Analytic Services entstanden ist, sind 64 % der Führungskräfte der Meinung, dass sich Finanzexperten auf die Analyse von Finanzdaten konzentrieren sollten. 67 % dieser Führungskräfte meinten jedoch, dass Finanzexperten meistens mit dem Sammeln von Belegen bzw. Ausgaben beschäftigt sind.

Die automatische Sperrfunktion für Karten hat zahlreiche Vorteile – hier sind einige davon:

• Sie bietet Mitarbeitenden einen Anreiz, ihre Ausgaben pünktlich einzureichen, da ihre Karten nach einer bestimmten Frist sonst automatisch gesperrt werden.
• Sie reduziert die Zeit, die Sie mit dem Sammeln von Belegen und Ausgabendaten verbringen, und beschleunigt den Monatsabschluss.
• Administratoren können Regeln zum automatischen Sperren von Karten in die Ausgabenrichtlinien aufnehmen und festlegen, wann eine Ausgabe als überfällig gilt bzw. wie viele Karten im Fall einer Verspätung gesperrt werden sollen.
• Sie können Belege einfacher erfassen und Ihre Ausgaben schneller bearbeiten.
• Sie haben die richtigen Informationen schneller bei der Hand. Und wenn keine wichtigen Details fehlen, sind Sie stets auf Audits vorbereitet.
• Sie können Ihre Mitarbeitenden mithilfe von Warnungen und Benachrichtigungen auffordern und daran erinnern, ihre Ausgaben einzureichen.

Firmenkarten von Payhawk zur Überwindung zeitraubender Herausforderungen bei der Ausgabenverwaltung

Die automatische Sperrfunktion für Karten ist einfach und mühelos zu implementieren. Das bedeutet, dass sich Ihr Finanzteam wichtigeren Aufgaben als dem Aufsuchen von Belegen zuwenden und für das Wachstum Ihres Unternehmens sorgen kann.

„Ich bin von der Sperrfunktion bei überfälligen Belegen begeistert; sie hilft mir dabei, Compliance-Regelungen durchzusetzen und einen gesunden Finanzhaushalt im Unternehmen zu fördern“, erklärt Uchenna, Finance Manager bei MDM Props. „Und reibungslose Abläufe sind für uns ganz wichtig.“

Da die Ausgaben schneller bearbeitet werden, fällt es mit der automatischen Sperrfunktion für Karten auch leichter, vorauszuplanen. Wir halten die Finanzprozesse am Laufen und Sie können sich ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.

Erfahren Sie, welche Vorteile Ihr Finanzteam von unserer neuen Funktion hat. Buchen Sie noch heute eine Demo – unsere qualifizierten Ansprechpartner helfen Ihnen gerne weiter.