Firmenkarten automatisch sperren und Zeit sparen

Finanzteams müssen sich regelmäßig der Verwaltung von Mitarbeiterausgaben widmen. Das kann zeitaufwendig und frustrierend sein, wenn sie Belege sammeln und fehlende Informationen auffinden müssen. Wir haben die passende Lösung: Die neue Technologie von Payhawk, eine automatische Sperrfunktion für Firmenkarten, ermöglicht unseren Kunden, Karten zu blockieren, wenn die Ausgaben bis zu einer bestimmten Frist nicht eingereicht werden.

Wir sammeln die Belege für Sie

Stellen Sie sich vor, Sie sind Kunde von Payhawk. Mit der automatischen Sperrfunktion können Sie die Firmenkarte eines Mitarbeitenden sperren, wenn er seine Ausgaben nicht innerhalb einer gewissen Zeit einreicht. Diese Funktion bietet Mitarbeitenden einen Anreiz, ihre Ausgaben pünktlich einzureichen, und reduziert den Zeitaufwand für das Sammeln von Belegen und Ausgabendaten. Das wiederum führt zu einem schnelleren, effizienteren Monatsabschluss.

Unsere Lösungen motiviert Mitarbeitende bereits, Belege und Ausgaben einzureichen, sobald die Zahlung erfolgt ist, denn unsere benutzerfreundliche App sendet ihnen Aufforderungen und Erinnerungen in Echtzeit. Doch nicht alle sind von Natur aus pünktlich, und mit der neuen Funktion haben wir uns eine Möglichkeit überlegt, diesen Kollegen einen Anstoß zu geben, ihre Aufgaben fristgerecht zu erledigen

Wie funktioniert die automatische Sperrfunktion mit den Payhawk-Karten?

Unsere automatische Sperrfunktion für Karten macht der Buchhaltung das Leben leichter – und sie punktet in Sachen Benutzerfreundlichkeit. Gehen Sie ganz einfach wie folgt vor:

1. Der Administrator kann eine bestehende Richtlinie bearbeiten und in den erweiterten Einstellungen „Karten automatisch sperren“ auswählen.
2. Der Administrator legt fest, wie viele Tage vergehen dürfen, bis die Ausgaben als überfällig markiert werden, und bei wie vielen überfälligen Ausgaben die Karte gesperrt werden sollte.
3. Sobald die maximale Anzahl überfälliger Ausgaben auf einer Karte erreicht ist, wird sie gesperrt und der entsprechende Mitarbeiter wird informiert.
4. Der Administrator kann die automatische Sperrfunktion für Einzelpersonen oder Teams zu den Ausgabenrichtlinien hinzufügen.
5. Die Mitarbeitenden erhalten die Benachrichtigung über verspätete Ausgaben über die mobile App und über E-Mail. Diese Erinnerungen werden einen Tag vor dem Greifen des Sperrmechanismus verschickt. Außerdem erhalten die Mitarbeitenden Warnungen über das Portal. Diese werden für einen Mitarbeitenden sichtbar, wenn zwei oder mehr Ausgaben überfällig sind.
6. Um die Kartensperre aufzuheben, müssen die Mitarbeitenden die überfälligen Ausgaben einreichen, bis sie weniger als die maximale Anzahl überfälliger Ausgaben haben.

Strategischer Fokus für Ihre Finanzteams

Finanzteams können sich viel Zeit und Mühe sparen, wenn sie Firmenkarten automatisch sperren und so dem verspäteten Einreichen von Ausgaben entgegenwirken. Mit der gewonnenen Zeit können sie sich strategischen Aufgaben widmen, die dem Erreichen der Unternehmensziele dienen. Laut eines kürzlich erschienenen Berichts, der in Zusammenarbeit mit Harvard Business Review Analytic Services entstanden ist, sind 64 % der Führungskräfte der Meinung, dass sich Finanzexperten auf die Analyse von Finanzdaten konzentrieren sollten. 67 % dieser Führungskräfte meinten jedoch, dass Finanzexperten meistens mit dem Sammeln von Belegen bzw. Ausgaben beschäftigt sind.