Bespaar tijd door automatisch betaalkaarten te blokkeren

We weten allemaal dat het beheren van uitgaven van werknemers een eindeloze taak is voor financiële teams. Het kan tijdrovend en frustreren zijn om maar achter bonnetjes en ontbrekende facturen aan te zitten en missende informatie op te sporen. Gelukkig komt Payhawk daar om de hoek kijken. Onze nieuwe functie, het automatisch blokkeren van betaalkaarten (auto-blocking kaartfunctie), betekent dat je vanaf nu betaalkaarten kunt blokkeren als de benodigde documenten van een uitgave niet binnen een bepaalde tijd zijn ingediend.

Wij jagen de bonnetjes voor jou na

Als Payhawk klant kan je met deze nieuwe functie de zakelijke betaalkaart van een medewerker blokkeren als hij/zij de ontbrekende bonnetjes of facturen niet binnen een bepaalde tijd inlevert. De nieuwe functie, het automatisch blokkeren van de kaart, stimuleert werknemers om hun documenten op tijd in te dienen en het vermindert de tijd die nodig is om bonnetjes en onkostendeclaraties na te trekken.

Met onze gebruiksvriendelijke Payhawk app motiveren wij de medewerkers de bonnetjes of facturen in te dienen wanneer de betaling plaatsvindt. Dit doen wij door notificaties en herinneringen te sturen. Er zijn altijd collega’s die moeite hebben om documenten tijdig in te leveren, maar deze nieuwe functie geeft hen het broodnodige extra duwtje in de rug.

Hoe werkt de auto-blocking kaartfunctie van Payhawk?

Onze nieuwe functie, het automatisch blokkeren van betaalkaarten, maakt het leven van de finance professional vele maten eenvoudiger. Daarnaast is het ook gemakkelijk om dit in te stellen als Payhawk gebruiker. Dit zijn de stappen die je moet volgen:

1. De beheerder kan een reeds bestaand beleid bewerken en in de geavanceerde instellingen “automatisch blokkeren van kaarten” selecteren
2. De beheerder kan bepalen hoeveel dagen er moeten verstrijken voordat de uitgaven als te laat worden gemarkeerd en voor hoeveel te late uitgaven de kaart geblokkeerd moet worden.
3. Zodra de kaart het maximale aantal te late uitgaven heeft bereikt, wordt deze geblokkeerd en krijgt de werknemer een bericht.
4. Het is als beheerder mogelijk om de functie toe te passen op het uitgavenbeleid per team of per persoon.
5. Eén dag voordat de kaart geblokkeerd wordt, ontvangt de medewerker een notificatie via de mobiele app, email en via het portaal met daarin de boodschap over de nog missende betalingen.
6. Medewerkers kunnen hun kaart deblokkeren door te late uitgaven in te dienen en onder de grens voor maximale late uitgaven te komen.

Motiveer je finance team zich te concentreren op strategie

Het automatisch blokkeren van de betaalkaarten van je medewerkers kan je financiële team veel tijd en moeite besparen. In plaats daarvan kunnen ze deze kostbare tijd gebruiken om te werken aan strategische taken ter ondersteuning van de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie. In een recent rapport, gepubliceerd in samenwerking met de Harvard Business Review Analytic Services, zei 64% van de executives dat finance professionals meer zouden moeten werken aan het analyseren van financiële gegevens. 67% van diezelfde executives constateerde echter dat finance professionals het grootste deel van hun tijd besteden aan het najagen van bonnetjes en facturen.