Bespaar tijd door automatisch betaalkaarten te blokkeren

We weten allemaal dat het beheren van uitgaven van werknemers een eindeloze taak is voor financiële teams. Het kan tijdrovend en frustreren zijn om maar achter bonnetjes en ontbrekende facturen aan te zitten en missende informatie op te sporen. Gelukkig komt Payhawk daar om de hoek kijken. Onze nieuwe functie, het automatisch blokkeren van betaalkaarten (auto-blocking kaartfunctie), betekent dat je vanaf nu betaalkaarten kunt blokkeren als de benodigde documenten van een uitgave niet binnen een bepaalde tijd zijn ingediend.

Wij jagen de bonnetjes voor jou na

Als Payhawk klant kan je met deze nieuwe functie de zakelijke betaalkaart van een medewerker blokkeren als hij/zij de ontbrekende bonnetjes of facturen niet binnen een bepaalde tijd inlevert. De nieuwe functie, het automatisch blokkeren van de kaart, stimuleert werknemers om hun documenten op tijd in te dienen en het vermindert de tijd die nodig is om bonnetjes en onkostendeclaraties na te trekken.

Met onze gebruiksvriendelijke Payhawk app motiveren wij de medewerkers de bonnetjes of facturen in te dienen wanneer de betaling plaatsvindt. Dit doen wij door notificaties en herinneringen te sturen. Er zijn altijd collega’s die moeite hebben om documenten tijdig in te leveren, maar deze nieuwe functie geeft hen het broodnodige extra duwtje in de rug.

Hoe werkt de auto-blocking kaartfunctie van Payhawk?

Onze nieuwe functie, het automatisch blokkeren van betaalkaarten, maakt het leven van de finance professional vele maten eenvoudiger. Daarnaast is het ook gemakkelijk om dit in te stellen als Payhawk gebruiker. Dit zijn de stappen die je moet volgen:

1. De beheerder kan een reeds bestaand beleid bewerken en in de geavanceerde instellingen “automatisch blokkeren van kaarten” selecteren
2. De beheerder kan bepalen hoeveel dagen er moeten verstrijken voordat de uitgaven als te laat worden gemarkeerd en voor hoeveel te late uitgaven de kaart geblokkeerd moet worden.
3. Zodra de kaart het maximale aantal te late uitgaven heeft bereikt, wordt deze geblokkeerd en krijgt de werknemer een bericht.
4. Het is als beheerder mogelijk om de functie toe te passen op het uitgavenbeleid per team of per persoon.
5. Eén dag voordat de kaart geblokkeerd wordt, ontvangt de medewerker een notificatie via de mobiele app, email en via het portaal met daarin de boodschap over de nog missende betalingen.
6. Medewerkers kunnen hun kaart deblokkeren door te late uitgaven in te dienen en onder de grens voor maximale late uitgaven te komen.

Motiveer je finance team zich te concentreren op strategie

Het automatisch blokkeren van de betaalkaarten van je medewerkers kan je financiële team veel tijd en moeite besparen. In plaats daarvan kunnen ze deze kostbare tijd gebruiken om te werken aan strategische taken ter ondersteuning van de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie. In een recent rapport, gepubliceerd in samenwerking met de Harvard Business Review Analytic Services, zei 64% van de executives dat finance professionals meer zouden moeten werken aan het analyseren van financiële gegevens. 67% van diezelfde executives constateerde echter dat finance professionals het grootste deel van hun tijd besteden aan het najagen van bonnetjes en facturen.

Dit zijn enkele van de grootste voordelen van de auto-blocking kaartfunctie:

• Het stimuleert medewerkers om hun bonnen en facturen op tijd in te dienen omdat hun betaalkaart anders automatisch geblokkeerd wordt
• Het zal finance teams helpen tijd te besparen en ze in staat te stellen de maand sneller af te sluiten omdat ze geen tijd meer verspillen aan het najagen van missende documenten
• Beheerders kunnen op een bestaand uitgavenbeleid zelf regels instellen om automatisch betaalkaarten te blokkeren. Ze kunnen zelf bepalen wanneer een uitgave als te laat wordt gemarkeerd en bij hoeveel te laat ingediende uitgaven de kaart geblokkeerd moet worden
• Je medewerkers worden gestimuleerd om **uitgaven sneller te verwerken **
• Je finance team hoeft niet meer achter informatie aan te zitten en je bent als bedrijf klaar voor mogelijke audits zonder dat er belangrijke informatie mist
• Je kunt medewerkers aanmoedigen met herinneringen om de ontbrekende documenten in te dienen door middel van het versturen van notificaties

Tijdrovende uitdagingen rondom uitgaven zijn verleden tijd dankzij Payhawk’s zakelijke betaalkaarten

Het is heel eenvoudig om de automatische blokkering van betaalkaarten te implementeren. Je financiële team kan zich vervolgens richten op belangrijkere taken voor het bedrijf en kan het najagen van bonnetjes vergeten.

"Ik vind het geweldig dat we kaarten kunnen blokkeren als mensen hun bonnetjes niet op tijd inleveren; het helpt me echt om compliance en een goede financiële hygiëne in het bedrijf te stimuleren", legt Uchenna, Finance Manager bij MDM Props, uit. "En we houden van een zuiver proces."

Met de nieuwe functie voor het automatisch blokkeren van kaarten heb je als bedrijf een beter inzicht in de bedrijfsuitgaven en kan je finance team beter voorspellen. Uitgaven worden sneller verwerkt en je team kan zicht richten op de groei van je bedrijf, in plaats van administratieve rompslomp.

Ontdek hoe je financiële team kan profiteren van onze nieuwe functie. Boek een demo met een van onze experts en ontdek hoe Payhawk kan helpen bij het versoepelen van je financiële processen.