Het belang van een audit trail in zakelijk uitgavenbeheer

Wat is een audit trail?

Een audit trail is de reeks stappen in een transactie of kasbeweging, waarmee bedrijven de oorsprong van elk item kunnen volgen.

Auditors van een bedrijf moeten zakelijke transacties terug kunnen volgen om de geldigheid ervan te waarborgen. Zo kunnen ze met een audit bijvoorbeeld de kosten van verkochte goederen controleren om er zeker van te zijn dat de winstanalyse correct en eerlijk is.

In uitgavenbeheer verwijzen audit trails naar het volgen van elke uitgave en inzicht krijgen in de details ervan.

Waarom is een audit trail belangrijk?

Een audit trail is meer dan alleen een handige registratie van financiële transacties. Het speelt ook een essentiële rol in het waarborgen van de integriteit en transparantie van financiële processen binnen een organisatie. Andere redenen waarom een audit trail belangrijk is zijn bijvoorbeeld:

• Fraudedetectie- en preventie
• Wettelijke naleving
• Interne controle en verbetering
• Faciliteren van externe audits

Tegenwoordig zijn nauwkeurigheid, compliance en transparantie van vitaal belang voor het succes van organisaties. Een audit trail vormt hierin de ruggengraat van een gezond financieel beheer.

Hoe een audittrail kan helpen bij fraudedetectie

Uitgavenfraude is het doelbewust indienen van onjuiste declaraties om financieel voordeel te behalen.

Dit soort fraude is volgens het Report to the Nations 2018 Global Study on Occupational Fraud and Abuse goed voor 11% van alle fraude in grote bedrijven.

Volgens de ACFE zijn er verschillende soorten uitgavenfraude, zoals:

• Te hoge declaraties. Daarmee wordt een hoger bedrag teruggevorderd dan werkelijk uitgegeven is. Ze zijn gemakkelijk te ontdekken doordat het bonnetje niet overeenkomt met de declaratie. Een uitzondering is een kilometervergoeding waarbij het bedrijf voor de gereisde afstand moet vertrouwen op de medewerker.
• Verkeerd getypeerde uitgaven. Dit zijn onjuist gebruikte uitgaven, bijvoorbeeld als een diner met een klant een diner met een date moet verhullen of als een cadeau voor een zakenpartner bij een familielid terechtkomt.
• Fictieve uitgaven. Als iemand iets declareert wat niet gebeurd is.
• Meervoudige declaraties. Als iemand hetzelfde bedrag meer dan een keer declareert.

Door een audit trail te volgen, kun je bovenstaande voorbeelden van uitgavenfraude helpen voorkomen, behalve misschien verkeerd getypeerde uitgaven.

Voorbeelden van hoe een audittrail fraude kan helpen voorkomen

Door het bonnetje en de ingediende gegevens te bekijken, kunnen de eigenaar, financial controllers en auditors de juistheid en geldigheid van de declaratie controleren om fouten en frauduleuze activiteiten te identificeren.

Neem bijvoorbeeld de fictieve marketingmanager Louise. Ze had in haar eentje gedineerd na een afspraak met een nieuwe klant en een declaratie ingediend voor 155 euro. Een slimme financial controller komt daar snel achter via het uitgavenbeheer systeem en kan het spoor naar het gescande bonnetje volgen.

Uit gegevens uit 2019 blijkt dat 43% van de bedrijven de uitgavenrapportage handmatig beheert en dus is duidelijk dat er altijd menselijk fouten gemaakt kunnen worden als bedrijven geen uitgavenbeheer software en audit trails geïmplementeerd hebben.

Een ander voorbeeld: accountmanager Melissa heeft de afgelopen maanden veel klanten mee uitgenomen, ook al geven de door haar beheerde accounts minder uit dan voorheen. Na een snelle controle van de bonnetjes bleek dat er bonnetjes ontbraken en dat andere bonnetjes betrekking hadden op een locatie of tijd die niet klopte met de locatie van klanten.

En verkoopmedewerker Alfred heeft erg veel benzine gedeclareerd voor een paar korte ritjes naar klanten. Alfred heeft de kassabonnen van het tankstation ingeleverd, dus het is moeilijk om zijn declaratie te betwisten of om hem daar op aan te spreken.

Deze voorbeelden van audit trails laten de mate van transparantie en verantwoording zien die zo'n audit trail oplevert voor zowel financiële teams als de rest van de medewerkers. En hieruit blijkt ook hoe de kwaliteit van de financiële controle afhangt van de integriteit en nauwkeurigheid van de audit trail.

Tips voor het creëren van een audit trail in uitgavenbeheer

Je kunt gemakkelijk een effectieve audit trail creëren door deze tips op te volgen:

• Maak het gemakkelijk voor degenen die bij de transactie betrokken zijn om bewijs te verkrijgen en in te dienen. Op die manier voeren medewerkers goede gegevens in en willen ze zich aan de regels houden. Nog beter is het als je dit proces grotendeels automatiseert, omdat je daarmee het risico op menselijke fouten wegneemt.
• Bied financial controllers gebruiksvriendelijke oplossingen. De ideale audit trail is digitaal, zodat financiële teams overal toegang tot rapporten hebben en filters kunnen gebruiken om snel de gewenste informatie te vinden.
• Zorg voor een complete oplossing. Gebruik één enkele oplossing om alle vereiste informatie en aankoopbewijzen te verzamelen en op te sporen.

Hoe technologie kan helpen om een audittrail te creëren en te onderhouden

Audittrails voor uitgaven bestaan gelukkig uit slechts enkele stappen. En oplossingen voor uitgavenbeheer zoals Payhawk kunnen deze stappen foutloos automatiseren en onderhouden.

Op een paar uitzonderingen na kan de medewerker op het verkooppunt (fysiek of digitaal) een bonnetje krijgen. Vervolgens kan de medewerker een declaratie indienen, het bonnetje categoriseren en eventueel uitleg over de context geven.

Fictieve marketing manager Louise had een typfout gemaakt bij het invoeren van het declaratiebedrag. Dat zou met OCR-technologie niet gebeurd zijn, omdat alle info dan uit een foto van het bonnetje wordt gehaald.

Alfred zou ontmoedigd zijn om zijn benzinebonnen te declareren (en in ruil daarvoor een betere gebruikerservaring gekregen hebben), doordat de reiskostenfuncties een eerlijke schatting van de kosten kunnen berekenen.

Reizende medewerkers hoeven alleen het begin- en eindpunt (en eventuele andere stops) toe te voegen, waarna de software automatisch de exacte zakelijke reiskosten en het te vergoeden bedrag kan berekenen.

Met uitgavenbeheer van Payhawk kun je alle zakelijke uitgaven en transacties bovendien in real time volgen. Bij een plotselinge piek wordt een waarschuwing gegeven en kan zo nodig een gesprek plaatsvinden.

Uitgavenfraude voorkomen voordat het gebeurt

Behalve een digitale audit trail volgen, kan uitgavenbeheersoftware in combinatie met zakelijke betaalkaarten uitgavenfraude niet alleen detecteren, maar ook helpen voorkomen.

Met zakelijke betaalkaarten kunnen medewerkers toegewezen budgetten gebruiken om doelmatig hun werk te kunnen doen. Ze kunnen niet alleen voor traditionele uitgaven zoals maaltijden, vervoer en entertainment gebruikt worden, maar ook voor online abonnementen, marketingcampagnes of trainingsprogramma's.

Met betaalkaarten en uitgavenbeheersoftware kunnen financiële teams ook uitgavenlimieten en andere controles instellen.

De eerder genoemde accountmanager Melissa zou niet om twee uur 's nachts in een nachtclub de betaalkaart gebruikt kunnen hebben, omdat het ingesteld zou moeten worden om na een bepaalde tijd nog uitgaven te mogen doen met de betaalkaart. Ze had haar leidinggevende om speciale goedkeuring kunnen vragen, maar dat zou tot argwaan geleid hebben omdat haar klant niet in beeld was.

Met uitgavenbeheersoftware kun je uitgavenbeleid inbouwen, kaartcontroles zoals limieten en geldopnames bij automaten instellen en de goedkeuringsprocedure voor aanvragen beheren. Op die manier zorg je voor goede en redelijke financiële en operationele grenzen. Bedrijfsfraude voorkomen is tenslotte altijd beter dan het achteraf detecteren en proberen op te lossen.

Klaar om uitgavenbeheer naar een hoger niveau te tillen?

Met Payhawk houd je de controle over je uitgaven met onze alles-in-één-software voor uitgavenbeheer. Boek nu een demo om aan de slag te gaan.