Financial Controllers Series - De 4 punten waar een audit trail aan moet voldoen en waarom jou dit helpt als financial controller

Daardoor kun je veel sneller een goedgekeurde accountantsverklaring krijgen, waarmee je het jaarrekeningproces sneller kunt afsluiten en weer door kan met het kijken naar de toekomst in plaats van het verleden.

Waarom is een audit trail belangrijk voor een financial controller?

In de complexe wereld van financieel beheer speelt een audit trail een cruciale rol voor financial controllers. De gedetailleerde chronologie van financiële transacties biedt niet alleen transparantie en verantwoording binnen een organisatie, maar is ook essentieel om te voldoen aan strike wet- en regelgeving. Andere redenen waarom een audit trail belangrijk is voor financial controllers zijn:

• Analyse en rapportage: Financial controllers kunnen de audit trail gebruiken om diepgaande analyses uit te voeren en gedetailleerde rapporten te genereren.
• Fraudedetectie- en preventie: Een audit trail helpt bij het identificeren van ongebruikelijke activiteiten of verdachte transacties.
• Verbetering van interne controle processen: De effectiviteit van interne controle processen kan worden geëvalueerd door een audit trail te volgen.
• Faciliteren van externe audits: Bij externe audits is een gedetailleerde audit trail van onschatbare waarde voor auditors. Het vereenvoudigt het controleproces, vermindert de kans op fouten en versnelt het algehele auditproces.
• Bescherming tegen aansprakelijkheid: Als er vragen ontstaan over financiële beslissingen of rapportages, kan de controller terugvallen op de audit trail als bewijs van nauwkeurigheid en zorgvuldigheid

Het is deze gedetailleerde digitale voetafdruk die de integriteit van financiële gegevens waarborgt, controllers in staat stelt om effectief te opereren, en organisaties in staat stelt om met zekerheid de uitdagingen van de financiële wereld aan te gaan.

Maar hoe richt je een juiste, tijdige en volledige audit trail in? Wat zijn de dingen waar je absoluut op moet letten? En is er software beschikbaar die je hierbij kan helpen?

Met het vinden van een antwoord op deze vragen willen we jou graag helpen met het inrichten van een goede audit trail. En dat is waarom we de onderstaande checklist hebben opgezet. Hieronder lees je de 4 belangrijkste punten waarmee je een juiste, tijdige, en volledige audit trail creëert, en waarom dit jouw leven als financial controller een stuk makkelijker gaat maken. Daarnaast laten we ook zien hoe Payhawk jou kan helpen met het voldoen aan deze checklist en daarmee het inrichten van een goede audit trail - allemaal om het werk voor jou zo makkelijk mogelijk te maken en zodat je weer tijd hebt voor zaken die er wèl toe doen.

1 - Maak het voor de medewerkers die declaraties indienen en facturen verwerken zo gebruiks- vriendelijk mogelijk.

Stap 1 van het opzetten van een goede audit trail is door het gebruik van je systemen zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Voor declaraties van bijvoorbeeld etentjes, reiskosten of abonnementen kan dit door een gebruiksvriendelijke app in combinatie met OCR-technologie te gebruiken. Een medewerker maakt simpelweg een foto van een bon of factuur als hij of zij een out-of-pocket uitgave heeft gedaan en scant die in via de app. Na goedkeuring van de budgethouder scant de OCR-technologie alle data die nodig is van de bon of factuur én boekt de kosten op de juiste kostenplaats. Het is aan het finance team dan enkel nog de taak om te checken of dit goed is gegaan, waarna de boeking definitief gemaakt kan worden. Dit gaat de medewerkers die regelmatig kosten declareren enorm helpen.

Naast het helpen van je collega’s, zorg je er ook voor jezelf voor dat je geen uren kwijt bent aan het najagen van bonnetjes en facturen. Daarnaast worden deze bonnetjes en facturen ook nog eens door het systeem uitgelezen op de juiste data en op de daarvoor bedoelde kostenplaats geboekt, waardoor je je finance team hiermee niet hoeft te belasten. Een stuk efficiënter en bovendien minder foutgevoelig dan de oude, analoge manier van werken. En om in het verlengde daarvan ook te zorgen voor een 1-op-1 koppeling tussen het uitgavenbeheersysteem en het ERP-pakket wat je gebruikt heb je hiermee ook nog eens altijd betrouwbare en real-time data.

Naast dat de declaraties zo eenvoudig mogelijk verwerkt en weer uitbetaald kunnen worden, wil je ook dat jouw stroom met inkoopfacturen tijdig en juist wordt ingeboekt. Met dezelfde OCR-technologie kan een inkoopfactuur opgehaald worden uit een mailbox waarin jouw bedrijf de inkoopfacturen binnen krijgt. Vervolgens leest het systeem alle relevante gegevens van de factuur en boekt hem automatisch op de juiste kostenplaats. Daarna is het wederom slechts een kwestie van checken of dit goed is gegaan, waarmee je jouw team enorm veel tijd bespaard.

Dit proces zorgt voor een heldere, eenduidige audit trail, omdat het systeem met zowel declaraties als inkoopfacturen op dezelfde manier omgaat. En als je zorgt dat dit systeem gebruiksvriendelijk is voor alle medewerkers in je bedrijf, borg je makkelijker dat het proces gevolgd wordt en je dus alle benodigde data krijgt om de audit trail compleet te maken.

2 - Zorg ervoor dat de volledige audit trail digitaal is.

Helemaal in deze tijd is er geen excuus meer om iets handmatig of analoog te moeten doen. Dus nee, geen bonnetjes met handgeschreven handtekeningen van budgetverantwoordelijken die onherleidbaar zijn. Maar het digitaal indienen van bonnentjes en een digitale goedkeuringsflow. Daarmee zorg je ervoor dat je geen kostbare tijd kwijt bent aan het ontcijferen van een declaratie en de goedkeuring daarvan, maar kun je alles eenvoudig in real-time volgen.

Met het digitaal inrichten van dit proces heb je daarmee direct de data die je nodig hebt om te herleiden waar bepaalde kosten vandaan komen. Ook zorgt dit ervoor dat uitgavenfraude wordt teruggedrongen omdat medewerkers weten dat alles digitaal gevolgd kan worden. Verder kan de accountant eenvoudig zien waar een post in de jaarrekening uit is opgebouwd. Alles is immers direct, in èèn systeem, te herleiden naar de bron van de post. Wordt zijn werk ook een stuk makkelijker van. En dat zorgt er natuurlijk voor dat jij weer sneller bezig kan met de periode die voor de deur staat in plaats van uitleggen wat je in het verleden gedaan hebt.

Door het digitaliseren van de audit trail krijg je dus niet alleen de mogelijkheid om de volledige transactie in real-time te volgen, maar ga je ook oneigenlijke kosten terugdringen èn het jaarlijks terugkerende jaarrekeningproces een stuk versnellen en vereenvoudigen.

3 - Richt een eenduidig proces in.

Een vaakgeziene fout bij start-ups en scale-ups is dat veel processen nog niet gestroomlijnd zijn, en dat hier ook weinig prioriteit voor is. Als er twee mensen op de administratie werken, zie je vaak dat persoon 1 declaraties en facturen op manier X verwerkt en persoon 2 op manier Y. Dit zorgt ervoor dat het een stuk meer tijd en energie kost om een helder inzicht in de oorsprong van de kosten van je bedrijf te krijgen.

Om dit tegen te gaan hebben wij in onze software voor uitgavenbeheer standaardprocessen ingericht. Uiteraard kun je deze naar wens aanpassen, maar door een eenduidig proces in te richten regel je in dat alle teamleden op dezelfde manier werken.

Naast dat je daarmee de oorsprong van een uitgave eenvoudig kunt herleiden, is hiermee je data altijd op dezelfde manier gestructureerd. Hierdoor kun je weer een stuk makkelijker je analyses in Excel of PowerBI maken. Zo hoef je tijdens de maandafsluiting niet meer ellenlang bezig te zijn om allerlei boekingen na te lopen, Excelfiles aan te passen op hoe de data gestructureerd is en kosten op de juiste kostenplaats te zetten. In plaats daarvan kun je direct aan de slag met je analyses, om zo te anticiperen op hetgeen je de afgelopen maand hebt zien gebeuren.

Carolina Einarsson, Finance Director van Essentia Analytics deelde het volgende over hoe Payhawk haar bedrijf geholpen heeft: "Tijdsbesparing met Payhawk is echt een game changer; we hebben zelfs collega’s deels kunnen toewijzen aan teams die de winstgevendheid beïnvloeden - één van onze financiële medewerkers besteedt nu 50% van haar tijd aan het ondersteunen van het sales team."

4 - Creëer je volledige audit trail in èèn systeem.

Het laatste punt op deze checklist is dat je je volledige audit trail het liefst in èèn systeem inzichtelijk wilt hebben. Als je het financiële proces volledig digitaal hebt ingeregeld, er een eenduidig proces van hebt gemaakt, en het voor je medewerkers zo gebruiksvriendelijk mogelijk hebt gemaakt om declaraties te verwerken, zien we het nog steeds vaak terugkomen dat je voor de volledige audit trail meerdere systemen moet doorspitten.

De boekingsgang van de factuur kun je bijvoorbeeld terugvinden in een systeem wat ervoor bedoeld is om facturen in te scannen en een digitaal archief bij te houden. Maar voor het terugvinden van de betaling moet je weer terug naar je boekhoudpakket of ERP-systeem. Onhandig en totaal niet efficiënt.

Dat moet toch makkelijker kunnen? Door het inscannen, boeken én betalen van facturen en declaraties in één en hetzelfde systeem te doen is dat vermoeiende naast elkaar leggen van verschillende systemen verleden tijd. Met een uitgavenbeheertool die dit allemaal kan houd je het volledige overzicht in één integraal systeem, waardoor je alles in één oogopslag kunt zien, je eenvoudiger je analyses kunt maken en nog sneller trends in je uitgaven kunt signaleren.

Giancarlo Bruni, CFO van Heroes, zegt het volgende over waarom hij Payhawk gebruikt om processen te automatiseren en integreren: "Het landschap van financiële oplossingen is enorm. De meeste richten zich op één gebied, bijvoorbeeld uitgavenbeheer, betalingen of factuurbeheer, en zijn totaal van elkaar losgekoppeld. Met Payhawk hebben we een alles-in-één oplossing die alle gebieden bestrijkt, ondersteund door een supersterk productteam. Daardoor kunnen we ons concentreren op wat echt belangrijk is voor ons als snelgroeiende startup in plaats van tijd te verspillen aan administratieve zaken."

Dat dit allemaal in èèn systeem kan is al prachtig, maar daarna wil je natuurlijk ook je financiële data weer overbrengen naar een ERP-pakket. Zo kun je je financiële data koppelen aan de data van andere afdelingen binnen jouw bedrijf, om verdere analyses te doen. En precies om die reden is een gestroomlijnde communicatie tussen jouw uitgavenbeheertool en boekhoudsysteem of ERP-pakket van levensbelang. Met zo’n koppeling wordt de audit trail die je opbouwt door het inscannen, goedkeuren en boeken van facturen en declaraties 1-op-1 doorgezet naar je boekhoudsysteem of ERP-pakket. En wij als Payhawk zijn er enorm trots op dat we dit met ons uitgavenbeheersysteem kunnen bieden. Zo hou je je volledige kostenoverzicht bij in èèn systeem, plus dat al deze data in real-time wordt doorgezet naar het boekhoudsysteem of ERP-pakket. Wel zo handig om alles bij te kunnen houden.

Je weer bezighouden met zaken die wèl belangrijk zijn

Kortom, een juiste, tijdige en volledige audit trail hebben van alle transacties die in jouw bedrijf gedaan worden is enorm belangrijk. Hiermee zorg je voor transparantie, plus dat je medewerkers eenvoudig verantwoordelijk kunt houden voor een bepaald budget. Je dringt hiermee uitgavenfraude terug, en maakt het jaarrekeningproces een stuk sneller, waardoor jij je weer kunt focussen op het jaar wat komen gaat.

Om een volledige audit trail in te richten wil je dat het voor de medewerkers van jouw bedrijf zo makkelijk mogelijk is om hun declaraties in te dienen en facturen te verwerken. Daarnaast is het enorm belangrijk om alle processen digitaal, op een eenduidige manier, en in èèn systeem in te richten, zodat je transacties in real-time kunt volgen en je je in de maandafsluiting kunt bezighouden met zaken die wèl belangrijk zijn.

Benieuwd hoe Payhawk jouw leven makkelijker kan maken?

Met de uitgavenbeheertool van Payhawk kunnen we jou helpen met het voldoen aan bovenstaande checklist. Zie jij de waarde in van een goede audit trail waarmee jij transacties in real-time kan volgen? En ben je na het lezen van deze blog benieuwd hoe Payhawk jouw leven als financial controller makkelijker kan maken? Boek een demo waarin we met alle plezier je vragen beantwoorden.