Het belang van ERP-integraties met software voor uitgavenbeheer

Met oplossingen voor uitgavenbeheer kunnen bedrijven kosten verminderen, processen stroomlijnen en productieve tijd terugwinnen door alle noodzakelijke instrumenten aan te reiken om uitgaven zoals reiskosten en declaraties te controleren. Deze oplossingen ondersteunen niet alleen het hele uitgavenproces van bonnetjes tot kaartcontroles, maar kunnen ook geïntegreerd worden met andere systemen, zoals ERP-boekhoudsoftware.

De allerbeste integraties dragen gegevens direct van de uitgavenbeheersoftware over aan de ERP, zonder gegevens in te hoeven voeren en zonder meerdere imports en exports.

ERP's in het kort

Er is keuze uit een groot aantal ERP's en hoewel die niet allemaal identiek zijn, leveren ze ongeveer dezelfde diensten. Over het algemeen biedt een ERP gedetailleerde gegevens en maatregelen waarmee bedrijven hun werkzaamheden beter kunnen beheren.

Je ERP moet alle verschillende bedrijfsfuncties en -processen in een enkel gecentraliseerd systeem integreren. Dat zijn bijvoorbeeld financiën, verkoop, inkoop en andere kritieke bedrijfsgebieden.

ERP's vervullen daarom vaak de rol van enkele bron van waarheid (sourde of truth) voor bedrijven, bieden zichtbaarheid van het hele bedrijf en leveren waardevolle inzichten in je processen, systemen en gegevens.

Software voor uitgavenbeheer in het kort

Software voor uitgavenbeheer helpt je om de aankopen die je namens je bedrijf doet bij te houden, de declaraties van werknemers te beheren en uitgavenrapporten in te dienen. De meest innovatieve uitgavenbeheersoftware kan ook worden gebruikt om een uitgavenbeleid op te stellen, kaartcontroles in te stellen en rapporten te genereren.

Moderne uitgavenbeheersoftware is cloudgebaseerd en stelt je normaal gesproken in staat om alle uitgaven van je organisatie op een enkele plek te beheren (zelfs de uitgaven van meerdere entiteiten). Denk aan nieuwe uitgaven bijhouden, beleid instellen, betalingen goedkeuren, facturen betalen, abonnementen bijhouden, reiskostenvergoedingen en meer.

Het belang van ERP-integraties met software voor uitgavenbeheer

Integratie tussen ERP-systemen en software voor uitgavenbeheer is essentieel. De gegevens die door de uitgavenbeheersoftware worden verzameld, vormen een cruciaal puzzelstuk voor de ERP. Samen kunnen ze compleet beeld geven van de prestaties, werkzaamheden en cashflow van het bedrijf.

Andere belangrijke voordelen:

Nauwkeurigheid
Na integratie zijn de gegevens die uit verschillende bronnen verzameld worden, nauwkeuriger en gemakkelijker te beheren. Dankzij dit gekoppelde overzicht kunnen organisaties betere beslissingen nemen op basis van nauwkeurige informatie.

Gebruiksgemak
Werknemers geven meestal de voorkeur aan een enkel systeem voor al hun taken boven meerdere tools voor verschillende taken. Als je kaarthouders en medewerkers buiten financiën vraagt om alleen de uitgavenbeheer software (expense management) als een kaart en app te gebruiken, komt er minder handmatige administratie kijken bij het uitgavenbeheer. Geen bonnetjes of spreadsheets meer nodig.

Verder neemt de integratie van de uitgavenbeheer software met de ERP een enorme last aan gegevensinvoer en reconciliatie van de schouders van het financiële team. En ze kunnen veilig te werk gaan in de wetenschap dat hun collega's hun uitgaven doen met de door het bedrijf gekozen oplossing voor uitgavenbeheer (waarschijnlijk voorzien van ingebouwde controles, goedkeuringen en limieten).

Snellere verwerking
Als gegevens uit twee bronnen geïntegreerd en gecombineerd worden, kunnen werknemers deze gegevens sneller verwerken en omzetten in informatie waarmee ze snel betere beslissingen kunnen nemen.

Automatisering van het uitgavenbeheerproces
ERP-integraties maken automatisering van het uitgavenbeheerproces mogelijk door de handmatige invoer van gegevens in meerdere systemen te elimineren. Deze automatisering elimineert handmatige fouten en verbetert de nauwkeurigheid en het tempo van de gegevensinvoer.

Realtime inzicht in gegevens over bedrijfsuitgaven
Als je je oplossing voor uitgavenbeheer integreert met je ERP-systeem, krijg je realtime inzicht in alle bedrijfsuitgaven over alle afdelingen, inclusief goedkeuringen, betalingen, declaraties enzovoort, zodat je geïnformeerde financiële beslissingen kunt nemen.

Nauwkeuriger bijhouden van uitgaven
Als de uitgavenbeheersoftware met ERP's wordt gecombineerd, krijgen bedrijven realtime inzicht in alle transacties over alle afdelingen. Daardoor kunnen ze uitgaven nauwkeuriger bijhouden en wordt het risico op fraude verminderd. Dit helpt organisaties ook bij het aanwijzen van trends in uitgaven en overmatige uitgaven door personen of teams, zodat dit gedrag tijdig gecorrigeerd kan worden.

Integratie met boekhoudsoftware
Als je je ERP-oplossing met software voor uitgavenbeheer integreert, worden alle uitgaven geregistreerd en verantwoord. Dit vermindert de kansen op tegenstrijdigheden in de boekhouding.

De uitdagingen waar organisaties zonder ERP-integraties mee te maken hebben

Bij correct gebruik helpt de combinatie van software voor uitgavenbeheer en ERP-integraties grote, middelgrote en groeiende bedrijven om kosten te verminderen, de efficiëntie te verbeteren en groei te ondersteunen. Maar ondanks de duidelijke voordelen werken veel bedrijven nog steeds niet op deze manier.

Wat schuilt er achter deze terughoudendheid? En wat kan eraan gedaan worden? Bedrijven die niet met een integratie tussen ERP en software voor uitgavenbeheer werken, hebben te maken met een groot aantal uitdagingen, waaronder:

Inefficiënte goedkeuringsprocedures

Zonder software voor uitgavenbeheer met ingebouwde, aanpasbare goedkeuringsprocedures moeten werknemers wachten op iemand anders die hun uitgavenrapporten handmatig goedkeurt.

Wachten op de goedkeuring van uitgaven kan sommige werknemers vertragingen en frustratie opleveren, kan voor het financiële team resulteren in vertragingen in de zichtbaarheid van uitgaven en het bedrijf zelfs meer kosten bezorgen.

Onvermogen om uitgaven in real time bij te houden

Als financiële teams gegevens over uitgaven in real time kunnen zien, kunnen ze in real time beslissingen nemen.

Kunstproductie bedrijf MDM Props deelde zijn ervaring met het gebruik van afzonderlijke kaarten, uitgavenbeheer en boekhoudsoftware.

"Met het oude systeem moesten we twee tot drie dagen wachten voordat betalingen zichtbaar waren", legt financieel manager Uchenna uit. "Maar met Payhawk zien we onze uitgaven in real time. En we kunnen de uitgaven per project categoriseren met aangepaste velden, dus het is supersimpel om te zien wat er waaraan is uitgegeven."

Vertraagde gegevens betekenen dat financiële teams niet snel genoeg kunnen reageren op de huidige bedrijfssituatie, budgettaire behoeften of zelfs macro-economische factoren. Ze weten gewoon niet hoe en wanneer ze de cashflow moeten aansturen.

Gebrek aan naleving van bedrijfsbeleid

Zonder software voor uitgavenbeheer kunnen bedrijven naleving van bedrijfsbeleid rondom uitgaven niet makkelijk afdwingen. En in het beste geval kunnen financiële teams het beleid inbouwen in dezelfde tool die werknemers gebruiken om zakelijke betalingen mee te doen.

Neem het voorbeeld van verkoopmanager Peter. Hij kocht onlangs wat nieuwe materialen voor een stand waarmee hij binnenkort op een beurs staat. In dit voorbeeld maakte Peter gebruik van Payhawk. Dat betekent dat hij betaalde met een kaart van Payhawk die al is toegewezen aan 'Evenementen'. Hij categoriseerde de uitgave vanuit een vervolgkeuze menu waarin 'Materiaal voor evenementen' is opgenomen en klaar is Kees.

Hij kon daarna niet met dezelfde kaart bij een pinautomaat geld opnemen voor een kop koffie. Het opnemen van contant geld is op deze kaart namelijk geblokkeerd. In plaats daarvan gebruikte hij zijn persoonlijke Payhawk-kaart (met een ingebouwde dagelijkse toelage) om zijn dagelijkse dosis cafeïne binnen te krijgen.

Problemen bij het auditen van uitgaven

Integraties tussen software voor uitgavenbeheer en ERP's betekenen dat de uitgavengegevens van je bedrijf direct in je boekhouding terechtkomen (zoals bonnetjes, categorieën/codes en meer). Deze soepele gegevensstroom betekent dat alle gegevens voor je boekhouding in real time beschikbaar zijn voor audits.

Aan de andere kant kan de onmogelijkheid om bedrijfsuitgaven te auditen leiden tot financiële verliezen, die vervolgens misschien moeilijk kunnen worden teruggewonnen. De voornaamste reden dat dit gebeurt, is dat er geen duidelijke documentatie of bewijs is van wat er is gekocht en wie er toestemming voor heeft gegeven. Dat kan ook leiden tot een toename van fraude, doordat het moeilijk wordt om bij te houden wie de kosten heeft gemaakt en of deze kosten legitiem of frauduleus waren.

Belangrijkste overwegingen bij de integratie tussen ERP's en software voor uitgavenbeheer

Compatibiliteit met bestaande systemen
Als je een systeem voor uitgavenbeheer wilt integreren met je ERP, moeten de twee systemen compatibel zijn.

Beide softwaresystemen moeten via een standaard protocol indeling met elkaar kunnen communiceren. Zo zijn veel van de integraties direct met Payhawk. Dat betekent dat onze gegevens stromen in overeenstemming met het concept van overlopende posten (accruals) en dat datums worden gematcht, zodat financiële en boekhoudkundige teams geen tijd kwijt zijn aan reconciliatie.

Gegevensbeveiliging en privacy

Als je meerdere systemen integreert, moeten alle gegevens altijd veilig en privé blijven. Anders kun je te maken krijgen met nalevingsproblemen die je later geld kunnen kosten als ze niet goed worden afgehandeld.

Veel bedrijven die de integratie van hun ERP met software voor uitgavenbeheer overwegen, maken zich zorgen over gegevensveiligheid en privacy. Vooral bij het delen van gevoelige financiële informatie zoals creditcardnummers of bankrekeninggegevens. Verzeker je ervan dat de leverancier voldoende veiligheidsmaatregelen biedt (zoals sterke versleuteling enzovoort).

Implementatie en training

Als je eenmaal een oplossing hebt gevonden die zowel bij jouw behoeften als die van je werknemers aansluit, is het tijd om de oplossing in je bedrijfsprocessen te implementeren. En om, indien nodig, je werknemers te trainen in hoe ze de oplossing het beste kunnen gebruiken.

Als je bedrijf uitzonderlijk complex is, kun je een implementatiespecialist inschakelen en in het bijzonder een uitgavenbeheer leverancier die dat aanbiedt.

Voortdurend onderhoud en ondersteuning

Dit is een belangrijke factor wanneer je overweegt je ERP te integreren. De leverancier die je voor dit type integratie kiest, moet een doorlopend onderhoudscontract bieden zodat je bij eventuele wijzigingen in de software up-to-date blijft. Voorbeelden van upgrades zijn nieuwe functies of oplossingen voor bugs.

Snelle en directe integraties met MS Dynamics 365 Business Central

Bij Payhawk bieden we een krachtig maar flexibel en gebruiksvriendelijk platform waarmee je kunt integreren met Microsoft Dynamics 365 Business Central. Onze cloudgebaseerde oplossing voor uitgavenbeheer helpt kleine en grote bedrijven bij het beheer van hun bedrijfsuitgaven.

Onze klantervaring is ontworpen om je te helpen tijd te besparen, betere beslissingen te nemen over je uitgaven en je bedrijfsprocessen te optimaliseren. Met onze ERP-integratie heb je snel en gemakkelijk toegang tot al je gegevens in Microsoft Dynamics 365 Business Central, zonder dat je in een ander systeem hoeft in te loggen. Deze gebruikssnelheid maakt het makkelijk om snel en nauwkeurig toegang te krijgen tot de informatie die je nodig hebt.

Onze integratie met Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt een groot aantal voordelen, waaronder:

• Eenvoudige toegang tot gegevens: met onze integratie heb je gemakkelijke toegang tot al je gegevens, zonder dat je in een ander systeem hoeft in te loggen of handmatig informatie hoeft in te voeren
• Een enkel platform voor al je behoeften: je hebt niet langer meerdere oplossingen voor verschillende bedrijfsgebieden nodig, omdat wij alles onder een dak aanbieden
• Verbeterde beveiliging: dankzij onze veiligheidsprotocollen zijn je gegevens beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang of manipulatie door derden

Conclusie

Uiteindelijk is het heel logisch om je ERP te integreren met software voor uitgavenautomatisering. Er hoeft geen gecompliceerd proces te worden geïmplementeerd en het kan je kostbare tijd besparen die je ergens anders aan kunt besteden.

Onze gebruiksvriendelijke software voor uitgavenbeheer elimineert de noodzaak van handmatige, foutgevoelige processen en stelt teams in staat zich meer te concentreren op de belangrijkste bedrijfsstrategieën.

Wil je de manier waarop je bedrijf geld uitgeeft verbeteren? Kom met ons praten over integraties, de voordelen van uitgavenbeheer en meer. Boek een demo met één van onze experts.