Intégrations ERP et gestion des dépenses : un combo gagnant

Grâce aux outils de contrôle des dépenses essentiels qu’elles fournissent, les solutions de gestion des dépenses permettent aux entreprises de réduire leurs coûts, de rationaliser leurs processus et de gagner en productivité. En plus de former la base sur laquelle repose l’intégralité des processus de gestion des dépenses, de la capture des reçus aux contrôles des cartes, ces solutions s’intègrent également à d’autres systèmes et notamment aux logiciels de comptabilité ERP.

Les meilleures intégrations permettent un transfert direct des données entre le logiciel de gestion des dépenses et le système ERP, rendant ainsi inutiles la saisie manuelle de données ainsi que les importations et exportations à n’en plus finir.

L’ERP en quelques mots

L’offre en matière de systèmes ERP est riche. Bien que tous différents, ils proposent de nombreux services identiques. En général, un service ERP fournit des données et des indicateurs détaillés pour aider les entreprises à mieux gérer leurs opérations.

Idéalement, votre système ERP doit intégrer l’ensemble des fonctions et processus commerciaux au sein d’un système centralisé unique. Ces fonctions concernent des domaines essentiels comme les finances, les ventes et les achats.

C’est pour cette raison que les systèmes ERP remplissent bien souvent le rôle de source unique de données pour les entreprises, en plus de leur offrir une visibilité sur l’ensemble de leurs opérations et de leur fournir des informations précieuses sur leurs processus, systèmes et données.

Les logiciels de gestion des dépenses en quelques mots

Les logiciels de gestion des dépenses vous aident à suivre les achats que vous effectuez au nom de votre entreprise, à gérer le remboursement des employés et à soumettre des notes de frais. Les logiciels les plus innovants permettent également de créer des politiques de dépenses, de définir des contrôles pour les cartes et de générer des rapports.

Basées sur le cloud, les versions les plus modernes vous permettent généralement de gérer l’intégralité des dépenses de votre entreprise et ce d’un seul et même endroit, qu’importe le nombre d’entités qu’elle possède. Tirez parti de ces solutions pour suivre les nouvelles dépenses, définir des politiques, approuver des paiements, régler des factures, garder un œil sur les abonnements, rembourser les frais kilométriques et bien plus encore.

Intégrations natives ERP et gestion des dépenses : une combinaison gagnante

Intégrer un logiciel de gestion des dépenses à son système ERP n’est pas une option mais une nécessité. En effet, l’ERP a besoin d’accéder aux données recueillies par le logiciel de gestion des dépenses. Ensemble, ces deux outils fournissent une vue complète des performances, des opérations et des flux de trésorerie de l’entreprise.

Cette intégration offre d’autres avantages, dont :

Précision

Grâce à une telle intégration, les données recueillies à partir de différentes sources seront plus précises et plus faciles à gérer. Les entreprises qui bénéficient d’une vue connectée prennent des décisions plus éclairées en tirant parti d’informations plus justes.

Facilité d’utilisation

En général, les employés préfèrent n’utiliser qu’un seul système pour réaliser l’ensemble de leurs tâches plutôt que de devoir jongler entre différents outils. En demandant aux détenteurs de cartes de débit et de crédit et aux autres collaborateurs d’utiliser un logiciel unique, vous facilitez les tâches administratives manuelles liées à la gestion des dépenses. En effet, il devient inutile de rassembler les reçus et de remplir des feuilles de calcul.

En parallèle, grâce à l’intégration entre le logiciel de gestion des dépenses et le système ERP, l’équipe financière n’a plus à se charger de la saisie d’un grand nombre de données et des rapprochements des dépenses. Elle peut travailler sereinement en sachant que ses collègues effectuent des dépenses à l’aide de la solution de gestion des dépenses choisie par l’entreprise, dans le respect des contrôles, approbations et limitations qu’elle a définis.

Traitement rapide

Les données issues de sources intégrées et combinées sont plus faciles à traiter et à exploiter afin de prendre rapidement des décisions éclairées.

Processus de gestion des dépenses automatisé

Les intégrations ERP permettent d’automatiser la gestion des dépenses en éliminant la saisie manuelle des données sur plusieurs systèmes et donc les risques d’erreurs, pour gagner au final en rapidité et en précision.

Suivi des dépenses en temps réel

Lier votre solution de gestion des dépenses avec votre système ERP vous permet de suivre les dépenses de tous les services en temps réel et de garder un œil sur les approbations, paiements, remboursements, etc. Vous disposez ainsi de toutes les informations dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions financières.

Suivi des dépenses plus précis

Grâce à une telle intégration, les entreprises sont en mesure de suivre leurs dépenses de plus près et d’atténuer les risques de fraude en bénéficiant d’une visibilité totale sur l’ensemble des transactions, tous services confondus. Elles peuvent ainsi plus facilement identifier les tendances et voir quels employés ou quelles équipes dépensent trop afin de prendre des mesures correctives avant qu’il ne soit trop tard.

Intégration avec un logiciel de comptabilité

En intégrant votre solution ERP à votre logiciel de gestion des dépenses, vous vous assurez que chaque dépense est prise en compte et enregistrée pour éviter les divergences entre comptes.

Sans intégration ERP, plus de problèmes

Utilisées correctement, les intégrations entre logiciel de gestion des dépenses et système ERP aident les moyennes et grandes entreprises, ainsi que celles en pleine croissance, à réduire leurs coûts, gagner en efficacité et stimuler leur développement. Toutefois, ces avantages évidents n’ont pas encore réussi à convaincre toutes les entreprises de sauter le pas.

D’où vient cette réticence ? Que faire pour y remédier ? Ce n’est pas un secret que les entreprises qui n’exploitent pas ces intégrations doivent faire face à de nombreux obstacles, notamment :

Des workflows d’approbation inefficaces

Sans logiciel de gestion des dépenses doté de flux d’approbation intégrés et personnalisables à leur disposition, les employés doivent attendre que quelqu’un approuve leurs notes de frais manuellement.

Cette attente peut entraîner des retards et provoquer un sentiment de frustration chez les employés, en plus d’empêcher l’équipe financière de suivre les dépenses en temps réel et d’augmenter les coûts de l’entreprise.

L’impossibilité de suivre les dépenses en temps réel

Une équipe financière capable de suivre les dépenses en temps réel sera en mesure de prendre des décisions sur le moment.

Le fabricant d’accessoires de spectacle MDM Props utilisait des logiciels de cartes, de gestion des dépenses et de comptabilité distincts. Il nous fait part de son expérience :

« L’ancien système que nous avions en place nous forçait à attendre jusqu’à trois jours pour que les paiements apparaissent, explique Uchenna, responsable des finances. Avec Payhawk en revanche, nous pouvons suivre nos dépenses en temps réel et même les classer par projet à l’aide de champs personnalisés. C’est désormais facile de voir quelles dépenses ont été réalisées et pour quelles raisons. »

Si les données n’apparaissent pas en temps réel, alors les équipes financières ne peuvent pas réagir rapidement en fonction de l’état des affaires, des besoins budgétaires et même des facteurs macroéconomiques. Elles ignorent tout simplement où et quand rediriger les flux de trésorerie.

Le non-respect des politiques de l’entreprise

Sans logiciel de gestion des dépenses, les entreprises ne peuvent pas faire facilement respecter leurs politiques de dépenses. Dans le meilleur des cas, les équipes financières ont la possibilité d’élaborer des politiques à l’aide du même outil que les employés utilisent pour effectuer des paiements dans le cadre du travail.

Prenons comme exemple votre responsable commercial, que nous appellerons Peter. Il a récemment commandé du matériel neuf afin de préparer un stand qu’il devra tenir lors d’un prochain salon. Dans notre exemple, Peter s’est servi de Payhawk. C’est-à-dire qu’il a utilisé une carte de paiement Payhawk spécialement dédiée au financement d’événements. À l’aide d’un menu déroulant, il a catégorisé la dépense en choisissant l’intitulé « Fourniture événements » et le tour était joué.

En revanche, il n’a pas pu utiliser cette carte pour retirer de l’argent à un distributeur et se payer un café, car celle-ci est bloquée pour les retraits. À la place, il a utilisé sa carte personnelle Payhawk (qui dispose d’indemnités journalières intégrées) pour pouvoir déguster son café.

Un audit des dépenses plus compliqué

Grâce aux intégrations entre logiciel de gestion des dépenses et système ERP, les données des dépenses de votre entreprise sont directement transmises au service comptable (y compris les données des reçus, les catégories/codes, etc.). Ce flux d’informations fluide garantit que toutes vos données comptables restent vérifiables en temps réel.

Ce n’est pas un atout négligeable, car l’incapacité à auditer les dépenses de votre entreprise peut se traduire par des pertes financières, dont vous ne pourriez peut-être jamais vous remettre. En effet, il est important pour votre entreprise de disposer de documents ou de preuves afin de connaître l’objet des dépenses et les personnes qui les ont autorisées.

Si vous ne possédez pas ces informations, vous vous exposez à des risques de fraude, puisque vous ne pourriez pas retrouver facilement l’auteur des dépenses et déterminer s’il s’agit d’une transaction autorisée ou frauduleuse.

Les éléments à prendre en compte pour intégrer votre système ERP à votre logiciel de gestion des dépenses

La compatibilité avec vos systèmes existants

Si vous souhaitez intégrer une solution de gestion des dépenses à votre système ERP, vous devez veiller à ce qu’ils soient compatibles.

Les deux logiciels doivent pouvoir communiquer entre eux via un format de protocole standard. Payhawk, par exemple, propose de nombreuses intégrations directes. Cela signifie que nos données circulent selon le principe de la comptabilité d’engagement et la mise en correspondance des dates, et donc que les équipes financières et comptables n’ont aucun rapprochement à effectuer.

La sécurité et la confidentialité des données

Lorsque vous intégrez plusieurs systèmes, vous devez vous assurer que toutes les données qu’ils contiennent restent protégées et confidentielles. Dans le cas contraire, vous pourriez vous retrouver en situation de non-conformité et finir par perdre de l’argent.

De nombreuses entreprises s’inquiètent de ce qu’il advient de la sécurité et de la confidentialité des données lors de l’intégration d’un système ERP avec un logiciel de gestion des dépenses, en particulier lorsqu’il s’agit de partager des données financières sensibles, comme des numéros de cartes ou de comptes bancaires. À vous de vérifier que le fournisseur propose suffisamment de mesures de sécurité (par exemple, un chiffrement renforcé, etc.).

La mise en œuvre et la prise en main

Une fois que vous avez trouvé une solution qui convient à vos besoins et à ceux de vos employés, vous pouvez la mettre en œuvre au sein de vos processus métier et, si besoin, former vos équipes à son utilisation.

Si votre entreprise est complexe, envisagez de faire appel à un spécialiste de la mise en œuvre. Mieux encore, choisissez un fournisseur de solution de gestion des dépenses qui propose ce service.

Une maintenance et une assistance en continu

Il s’agit d’un facteur à ne pas négliger au moment de choisir une intégration ERP. Préférez un fournisseur qui propose des contrats de maintenance continue afin de bénéficier de mises à niveau de leur logiciel, comme de nouvelles fonctionnalités, des corrections de bugs et autres.

Les résultats nets

Au bout du compte, il est tout à fait sensé d’intégrer un système ERP avec un logiciel de gestion des dépenses. La mise en œuvre n’a rien de compliqué et vous aidera à gagner du temps que vous pourrez ensuite consacrer à d’autres tâches plus importantes.

Notre logiciel de gestion des dépenses intuitif élimine les opérations manuelles sujettes aux erreurs et permet aux équipes de se concentrer davantage sur les stratégies fondamentales de l’entreprise.

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