Vorteile einer ERP-Integration für Ihre Ausgabenverwaltung

Lösungen für das Expense-Management unterstützen Unternehmen dabei, Ihre Kosten zu senken, Prozesse zu optimieren und wertvolle Arbeitszeit zurückzugewinnen. Sie stellen alle notwendigen Tools zur Kontrolle von Ausgaben, einschließlich Reisekosten und Erstattungen zur Verfügung und unterstützen nicht nur den gesamten Ausgabeprozess, von der Belegerfassung bis zur Kartenkontrolle, sondern lassen sich auch in andere Systeme integrieren, z. B. in die ERP-Buchhaltungssoftware.

Die marktführenden Integrationen ermöglichen es zudem, Daten direkt von der Spesenverwaltungssoftware in das ERP-System fließen zu lassen, ohne dass Daten eingegeben oder mehrfach importiert und exportiert werden müssen.

ERP-Integrationen in a Nutshell

Es gibt zahlreiche ERPs zur Auswahl, und obwohl diese nicht identisch sind, bieten sie viele der gleichen Funktionen. Im Allgemeinen liefert ein ERP detaillierte Daten und Maßnahmen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse besser zu managen.

Ihr ERP sollte alle verschiedenen Geschäftsfunktionen und -prozesse in ein zentrales System integrieren. Zu diesen Funktionen gehören Finanzwesen, Vertrieb, Einkauf und andere zentrale Geschäftsbereiche.

Dank der oben genannten Punkte fungieren ERPs oft als die zentrale Informationsquelle für Unternehmen, bieten Transparenz im gesamten Unternehmen und liefern wertvolle Einblicke in Ihre Prozesse, Systeme und Daten.

Ausgabenmanagement-Software in a Nutshell

Mithilfe einer Ausgabenmanagement-Software können Sie Spesenrückerstattungen verwalten, Spesenabrechnungen einreichen und alle im Namen Ihres Unternehmens getätigten Ausgaben nachverfolgen. Innovative Ausgabenmanagement-Software unterstützt Sie darüber hinaus auch bei der Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien, der Implementierung von Kartenkontrollen sowie der Erstellung von Berichten.

Moderne Ausgabenmanagement-Software ist cloudbasiert und ermöglicht es Ihnen, das Spesenmanagement Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort durchzuführen (sogar über mehrere Entitäten hinweg). Das umfasst auch die Nachverfolgung neuer Spesen, die Einrichtung von Richtlinien, die Genehmigung von Zahlungen, die Zahlungsbegleichung, die Überwachung von Abonnements, die Rückerstattung von Fahrtkosten und vieles mehr.

Die Vorteile einer ERP-Integration für Ihr Kostenmanagement

Eine Integration zwischen Ihrem ERP-System und einer Ausgabenmanagement-Software ist für Sie von enormem Vorteil, denn die über Ihre Ausgabenmanagement-Software erfassten Daten stellen eine wertvolle Ressource für Ihr ERP-System dar. Nur gemeinsam können diese Tools Ihnen einen umfassenden Überblick über die Performance, den Betrieb und den Cashflow Ihres Unternehmens bieten.

Weitere Vorteile sind:

Genauigkeit
Eine reibungslose Datenintegration verringert die Fehleranfälligkeit der Daten und erleichtert den Verwaltungsaufwand. Eine solche zentralisierte, konsolidierte Datenansicht ermöglicht Unternehmen zudem eine informationsbasierte Entscheidungsfindung.

Benutzerfreundlichkeit
Die meisten Unternehmensteams arbeiten bevorzugt mit einem zentralen System, das ihnen die Erledigung all ihrer Aufgaben an einem Ort ermöglicht. Wenn Mitarbeitende außerhalb des Finanzteams nur eine Firmenkarte und die App ihrer Kostenmanagement-Software nutzen müssen, reduziert sich der manuelle Verwaltungsaufwand für die Ausgabenverwaltung enorm. Für Finanzmitarbeitende bedeutet dies, dass sie ihre Zeit nicht damit verschwenden müssen, Belegen hinterherzujagen oder stundenlang auf Tabellen zu starren.

Ein weiterer Vorteil für das Finanzteam: Durch die Integration der Lösung wird der Arbeitsaufwand für die manuelle Dateneingabe und Rechnungsabstimmung reduziert. Außerdem können Finanzmitarbeitende ruhigen Gewissens ihren alltäglichen Aufgaben nachgehen, wenn ihre Software im Hintergrund zuverlässig die Ausgaben der Kollegen verwaltet (mithilfe integrierter Kontrollen, Genehmigungen und Limits).

Schnelle Bearbeitung
Werden Daten aus zwei Quellen integriert und zusammengeführt, können Unternehmensteams diese schneller verarbeiten und anschließend Informationen daraus gewinnen, die ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen.

Automatisierung des Spesenmanagementprozesses
ERP-Integrationen ermöglichen die Automatisierung des Spesenmanagementprozesses, da Mitarbeitende Daten nicht mehr manuell in mehrere Systeme eingeben müssen. Was sich förderlich auf die Genauigkeit und Schnelligkeit der Dateneingabe auswirkt.

Echtzeittransparenz über Ausgaben
Durch die Integration einer Ausgabenmanagement-Lösung in Ihr ERP-System erhalten Sie Echtzeiteinblicke in die Ausgabenprozesse Ihres gesamten Unternehmens, beispielsweise in Genehmigungsabläufe, Zahlungen und Rückerstattungen.

Effektivere Nachverfolgung von Ausgaben
Durch die Integration Ihres ERP-Systems mit einer Ausgabenmanagement-Software erhalten Sie einen abteilungsübergreifenden Echtzeit Einblick in alle Transaktionen. Das Ergebnis: Sie können Ihre Ausgaben mit höherer Genauigkeit nachverfolgen und das Betrugsrisiko vermindern. Eine solche ERP-Integration hilft Unternehmen auch dabei, Ausgabentrends sowie durch Individuen oder Teams verursachte Budgetüberschreitungen aufzudecken, um möglichst früh korrektive Maßnahmen zu ergreifen.

Integration mit Buchhaltungssoftware
Durch die Integration einer Ausgabenmanagement-Software in Ihre ERP-Lösung sorgen Sie dafür, dass alle Spesen ordnungsgemäß erfasst und registriert werden, sodass die Wahrscheinlichkeit von Abweichungen in der Buchhaltung verringert wird.

Nachteile für Unternehmen ohne ERP-Integration

Richtig eingesetzt, können Kostenverwaltungsprogramme und ERP-Integrationen mittleren, großen und wachsenden Unternehmen helfen, Kosten zu senken, die Effizienz zu verbessern und das Wachstum zu unterstützen. Doch trotz der eindeutigen Vorteile haben viele Unternehmen diese Integration noch nicht implementiert.

Was ist der Grund für diese Zurückhaltung? Und was kann dagegen unternommen werden? Unternehmen, die keine Spesenmanagement-Software x ERP-Integration haben, stehen vor vielen Herausforderungen, darunter:

Ineffiziente Genehmigungsworkflows
Ohne Ausgabenmanagement-Software mit integrierten, benutzerdefinierten Genehmigungsworkflows müssen Mitarbeitende jedes Mal auf eine manuelle Bewilligung ihrer Spesenabrechnungen warten.

Diese Wartezeit führt nicht nur zu Verzögerungen und Frustration unter den Mitarbeitenden, sondern sie versagt Finanzteams den Echtzeiteinblick in ihre Unternehmensausgaben und kann sogar die Kosten des Unternehmens erhöhen.

Im Kunstmanufakturunternehmen MDM Props berichtete man uns, dass dort früher die Bereiche Firmenkarten, Spesenmanagement und Buchhaltung jeweils separat verwaltet wurden.
„Mit unserem vorherigen System dauerte es gut und gerne zwei bis drei Tage, bis eine Zahlung für uns sichtbar wurde“, erklärt uns Finanzmanagerin Uchenna.* „Doch mit Payhawk können wir unsere Spesen nun in Echtzeit überwachen. Außerdem haben wir die Möglichkeit, Ausgaben anhand von benutzerdefinierten Feldern nach Projekten zu kategorisieren, sodass wir heute problemlos verfolgen können, wie viel für welche Zwecke ausgegeben wurde.“*

Verzögerungen bei der Datenverarbeitung führen dazu, dass Finanzteams nicht schnell genug auf geschäftliche Veränderungen, Budgetanforderungen oder makroökonomische Dynamiken reagieren können. Sie wissen dann einfach nicht, wann sie ihren Cashflow wohin umleiten sollen.

Mangelnde Compliance mit Unternehmensrichtlinien
Ohne Ausgabenmanagement-Software wird es Finanzteams schwerfallen, ihre Kollegen zur Compliance mit den Ausgabenrichtlinien ihres Unternehmens anzuhalten. Für Finanzmitarbeitende wäre es am günstigsten, wenn sie diese Richtlinien direkt in dem gleichen Tool implementieren könnten, welches ihre Kollegen zur Spesenerfassung nutzen.

Nehmen wir als Beispiel den Vertriebsleiter Peter. Er möchte neues Material für einen Messestand bei einem Großevent kaufen. Peters Unternehmen verwendet für das Ausgabenmanagement Payhawk. Er verfügt daher über eine Payhawk-Karte, die er ausschließlich für Event-bezogene Ausgaben nutzen darf. Während des Zahlungsprozesses muss Peter zur Kategorisierung dieser Ausgabe lediglich aus einem Drop-down-Menü in seiner Spesenapp „Event-Material“ auswählen.

Möchte er später Geld abheben, um sich einen Kaffee zu kaufen, darf er dafür allerdings nicht dieselbe Karte verwenden. Diese ist nämlich für Transaktionen am Geldautomaten gesperrt. Stattdessen nutzt er hierfür seine persönliche Payhawk-Karte (mit Tagespauschale).

Komplikationen beim Ausgabenaudit
Mit einer Ausgabenmanagement-Integration für Ihr ERP-System werden Ihre Ausgabendaten direkt an Ihre Buchhaltungsumgebung weitergeleitet (einschließlich Belegdaten und Informationen zur Kategorisierung/Codierung). Durch diesen nahtlosen Datenfluss sind alle Ihre Buchhaltungsdaten sofort Audit-bereit.

Sind Sie hingegen nicht in der Lage, Ihre Geschäftsausgaben jederzeit zu prüfen, riskieren Sie finanzielle Verluste. Der Hauptgrund dafür ist, dass es keine klare Dokumentation oder Belege dafür gibt, was gekauft wurde und wer dies genehmigt hat. Dies könnte auch zu einer Zunahme von Betrug führen, da es schwierig wird, herauszufinden, wer die Ausgaben getätigt hat und ob sie rechtmäßig oder betrügerisch waren.

Wichtige Überlegungen vor der Integration einer Ausgabenmanagement-Software in Ihr ERP-System

Kompatibilität mit bestehenden Systemen
Wenn Sie darüber nachdenken, eine Ausgabenmanagement-Software in Ihr ERP-System zu integrieren, müssen Sie unbedingt im Voraus prüfen, ob diese miteinander kompatibel sind.

Das bedeutet, dass beide Softwaresysteme in der Lage sein sollten, über ein Standardprotokollformat miteinander zu interagieren. Mit Payhawk profitieren Sie beispielsweise von einer Reihe direkter ERP-Integrationen. Ihre Daten werden dabei gemäß dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung mit entsprechender Datumsabstimmung an Ihr ERP übermittelt, sodass Ihre Finanz- und Buchhaltungsteams sich nicht selbst um die Abstimmung kümmern müssen.

Datensicherheit und Datenschutz
Bei der Integration separater Systeme ist auch der Datenschutz ein zentrales Thema. In vielen Unternehmen werden Sorgen um Datensicherheit und Datenschutz laut, wenn eine mögliche ERP-Integration mit einer Ausgabenmanagement-Software zur Sprache kommt. Dabei haben die Verantwortlichen vor allem Bedenken, dass sensible Finanzinformationen wie Kreditkartennummern oder Bankkontoinformationen zwischen den Systemen geteilt werden sollen. Daher ist es wichtig darauf zu achten, dass ein Integrationsanbieter ausreichend Sicherheitsmaßnahmen implementiert (z. B. eine solide Verschlüsselung).

Implementierung und Schulungen
Sobald Sie eine Lösung gefunden haben, die sowohl Ihren Bedürfnissen als auch denen Ihrer Mitarbeiter gerecht wird, ist es an der Zeit, die Lösung in Ihre Geschäftsprozesse zu implementieren. Und wenn nötig, müssen Sie Ihre Mitarbeiter schulen, wie sie die Lösung am effektivsten nutzen können.

Ist Ihre Geschäftsstruktur besonders komplex, sollten Sie in Erwägung ziehen, mit einem Implementierungsspezialisten zusammenzuarbeiten.

Kontinuierliche Wartung und Unterstützung
Bei der Wahl der richtigen ERP-Integration ist dieser Faktor besonders wichtig. Sie sollten sich einen Integrationsanbieter mit entsprechenden Wartungsverträgen aussuchen, damit Softwareänderungen – wie neue Funktionen, Fehlerbehebungen usw. – stets in Ihren Systemen implementiert werden.

Fazit

Die Integration zwischen Ihrem ERP-System und einer Ausgabenautomatisierungslösung bietet Ihnen eine ganze Reihe von Vorteilen. Die Umsetzung ist äußerst einfach und kann Ihnen wertvolle Ressourcen sparen, die Sie in anderen Bereichen einsetzen können.

Mit unserer benutzerfreundlichen Ausgabenmanagement-Software eliminieren Sie manuelle, fehleranfällige Prozesse, wodurch Sie es Ihren Teams ermöglichen, sich auf ihre zentralen Geschäftsstrategien zu konzentrieren.

Möchten Sie das Ausgabenmanagement in Ihrem Unternehmen verbessern? Gerne besprechen wir mit Ihnen die Vorteile einer Kostenmanagement-Software und der Integration mit Ihrem ERP-System sowie andere relevante Themen. Kontaktieren Sie uns noch heute.