Playbooks: kant-en-klare financiële processenTransformeer je financiële werk. Ga verder dan automatisering
Playbooks zijn kant-en-klare procedures voor terugkerende financiële taken. Ze helpen je AI-assistent om elke taak van begin tot eind uit te voeren.
 1.svg){kind=small}
Een prompt is voor één taak. Een playbook voor het hele proces
De maand afsluiten, budgetprognoses maken, rapporteren over meerdere entiteiten: terugkerende taken die voorheen dagen kostten, regel je nu in één gesprek.
Beschrijf in je eigen woorden wat je wilt doen. Het playbook voert de taak van begin tot eind uit en legt het resultaat daarna ter beoordeling aan je voor.
In het playbook staat wat er gecontroleerd moet worden en in welke volgorde. Iedereen met de juiste rechten kan het uitvoeren.
Een ontbrekend bonnetje opvragen, dubbele leveranciers samenvoegen of de limiet van een betaalkaart wijzigen: elke actie staat klaar en wordt uitgevoerd zodra je goedkeuring geeft.
Doordat je team niet meer achter mensen aan hoeft te zitten, controles hoeft uit te voeren of rapporten hoeft op te stellen, houdt het meer tijd over voor besluitvorming en strategisch werk.
"De MCP-integratie tussen Payhawk en Claude is een zeer effectieve verbetering van onze operationele opzet gebleken. Ze zorgt voor aanzienlijke tijdsbesparingen, biedt dynamische rapportagemogelijkheden en vereenvoudigt de toegang tot en organisatie van gegevens."
Werkt in je AI-assistent én in Payhawk
Koppel je Payhawk-account aan Claude of ChatGPT. Je team werkt vervolgens met actuele Payhawk-gegevens zonder een ander tabblad te hoeven openen.
Je hebt geen koppeling nodig. Dezelfde prompts werken ook in de Payhawk-app, zodat wie liever in het platform blijft hetzelfde resultaat krijgt.
Kies uit verschillende kant-en-klare playbooks
Voor elke taak is er een playbook, wie er ook verantwoordelijk voor is: voor de controller die de maand afsluit, de CFO die de budgetten bewaakt en de administratief medewerker die alles na het vertrek van een medewerker opruimt.
De maandafsluiting uitvoeren
De maand sluiten: alles gecodeerd, gedocumenteerd, beoordeeld en klaar voor export, vervolgens de export uitgevoerd na jouw bevestiging, het resultaat per uitgave teruggelezen uit het boekhoudsysteem, en een deelbaar afsluitingsoverzicht.
Openstaande onkosten beoordelen
Beoordeel een batch onkosten op correcte codering, beleid en documentatie vóór goedkeuring.
Uitgaven over entiteiten samenvoegen
Stel een geconsolideerd overzicht samen van de entiteiten waartoe de gebruiker toegang heeft. Enkele tools consolideren over accounts heen in één aanroep; voor de rest haalt de assistent elke entiteit op en combineert de resultaten zelf.
Een onkostenrapport schrijven
Genereer het onkostenrapport voor elke door de gebruiker opgegeven periode, als één antwoord met de uitleg, de kerncijfers, de periode-op-periodevergelijking en de grafieken.
Moment van aanvullen voorspellen
Schat in wanneer het beschikbare saldo per valuta en entiteit laag wordt, zodat het geld op tijd aankomt. Het voorspelt wanneer er geld beschikbaar moet zijn; het verplaatst nooit geld.
Controleren of de volgende betaalrun gedekt is
Beantwoordt de vraag of er geld beschikbaar zal zijn om de rekeningen te betalen die voor een deadline vervallen, per valuta, en zo niet, hoeveel er gestort moet worden en voor wanneer. Het controleert de beschikbare middelen; het betaalt nooit iets.
Kaspositie rapporteren
Toon de huidige kaspositie per saldotype, valuta en entiteit, met recente mutaties en, waar historie beschikbaar is, de saldotrend.
Benchmarken met branchegenoten
Beantwoord of de uitgavenmix, het onkostenproces, het kaartprogramma en de productadoptie van het account normaal zijn voor een bedrijf als dat van hen, en welke van hun eigen entiteiten achterblijft.
Bij elke taak gelden je eigen Payhawk-rechten
Een playbook werkt namens jou, met jouw rechten en binnen de controles van Payhawk. Het kan alleen gegevens inzien en acties uitvoeren waarvoor jouw rol toestemming geeft.
Werkt uitsluitend met je eigen rechten in Payhawk
Toont vooraf elke wijziging en voert die pas door nadat jij hebt bevestigd
Geeft vooraf aan welke acties het kan uitvoeren
Legt elke actie vast in je gebruikelijke audit trail
Zet nooit zomaar een betaling of overboeking in gang
Veelgestelde vragen
Een playbook beschrijft stap voor stap hoe een financiële taak wordt uitgevoerd. Noem de naam van een officieel Payhawk-playbook en je AI-assistent voert de stappen in de juiste volgorde uit, elke keer op dezelfde manier.
Op een gewone vraag krijg je gegevens terug. In een playbook staat hoe Payhawk de taak uitvoert: welke controles nodig zijn, in welke volgorde en wanneer het werk klaar is. Die vastgelegde werkwijze onderscheidt een playbook van een algemene koppeling met je financiële gegevens.
Ja, voor de onderdelen waarbij een beoordeling nodig is. De volgorde van de stappen ligt vooraf vast en wordt niet tijdens het uitvoeren bedacht. Stappen die analyse vereisen, zoals het beoordelen van budgetverbruik of het vergelijken met soortgelijke bedrijven, gebruiken Payhawk Insights. Bij elke stap die je gegevens wijzigt, wacht het playbook op jouw bevestiging.
Zonder jouw bevestiging wordt er niets gewijzigd. Voordat een playbook start, zie je welke acties het bij elke stap kan uitvoeren. Het gebruikt alleen jouw rechten in Payhawk. Alles wat het doet, wordt vastgelegd in je gebruikelijke audit trail.
Je krijgt alleen de playbooks te zien waarvoor je zelf de juiste rechten hebt. Dat wordt per rol en per account bepaald. Een collega met andere rechten of binnen een andere entiteit ziet dus een andere lijst.
Ja. Beschrijf in je eigen woorden wat je wilt doen. Payhawk stelt dan een volledig concept voor een playbook op, met alleen acties waarvoor je al rechten hebt. Pas nadat je het hebt beoordeeld en bevestigd, wordt het opgeslagen.
Nee. Op een gewone vraag, zoals hoeveel uitgaven nog op jouw beoordeling wachten, krijg je een gewoon antwoord. Een playbook wordt alleen uitgevoerd als je om de taak zelf vraagt. Het werkt dus op verzoek en nooit volgens een vast schema.
In het Payhawk-webportaal, de mobiele Payhawk-app of de AI-assistent die je bedrijf al gebruikt. Je IT-afdeling hoeft vooraf niets in te stellen.